Hvilke kort er utsatt. Endre informasjon om en arbeider

Blant personaldokumentene er den ansattes personlige kort den viktigste informasjonskilden for hver enkelt ansatt. Arbeidsgiver plikter å beholde den (skjema t2) for alle arbeidstakere, også for de som er deltidsansatt. detaljerte instruksjoner for utfylling, skjema og ferdig eksempel- om alt akkurat nå.

Formål og typer

Lovverket godkjente ett enkelt skjema T2, som vedlikeholdes av alle organisasjoner, uavhengig av eierform og antall ansatte. Dokumentet inneholder all grunnleggende informasjon om en borger:

• informasjon om utdanning;
• informasjon om yrkeserfaring (tjenestens lengde, kvalifikasjoner i henhold til mottatt utdanning);
• personlig informasjon (adresse, familiesammensetning);
• data om gjeldende arbeidssted (ferie, priser, omskolering, etc.);
• data om pass, vitnemål, militær ID og noen andre dokumenter.

Sammen med en enkelt mal er det flere andre alternativer, som diskuteres nedenfor.

Skjema t2

Dette er hovedtypen dokument som brukes i de aller fleste tilfeller. Arket ser slik ut.

Skjema t-4

Tilrettelagt spesielt for ansatte som tilhører det vitenskapelige og pedagogiske personalet:

• forskere med kandidat- eller doktorgrad, samt med titlene førsteamanuensis, professor eller akademiker;
• universitetsprofessorer (inkludert universitetslektorer og assistenter).

Forskjellen i form er knyttet til tilstedeværelsen av spesielle kolonner (akademisk grad, tittel, oppgavedato og relevante dokumenter).

Skjema t2 GS

Fylles ut dersom den ansatte er tjenestemann. Forskjellen fra den vanlige formen er bare én. Del IV vises, som inneholder informasjon om tildeling av en klasserangering eller andre bevegelser gjennom gradene. Alle andre seksjoner fylles ut på nøyaktig samme måte, men nummereringen deres forskyves med 1 poeng (begynner med seksjonen "Attestasjon", som følger under tallet V).

Påkrevde dokumenter

For korrekt registrering må du kun ta bekreftet informasjon. Du trenger følgende dokumenter:

• borgers pass;
• rekkefølgen til ledelsen, som godkjenner opptak av den ansatte;
• det er viktig å ta med en arbeidsbok (for de innbyggerne som jobber for første gang, er den utarbeidet av arbeidsgiveren);
• hvis en borger tilhører kategorien militære tjenere, gir han også en militær ID;
• et dokument som bekrefter utdanningsnivået;
• TINN og SNILS;
• dokumenter som bekrefter gjennomføring av omskolering, tildeling av titler, etc. avhengig av tilgjengelighet;
• en arbeidsavtale med en ansatt.

Alle dokumenter leveres i form av originaler.

Trinnvise instruksjoner for fylling

Riktig utførelse av personaldokumenter er et obligatorisk krav for personalavdelingen, derfor må du, når du fyller ut, fortsette fra de offisielle instruksjonene, som er beskrevet i detalj nedenfor.

Seksjon I

Det er de første delene av T2-skjemaet som utgjør hoveddelen, som må fylles ut i henhold til følgende regler:

1. Navnet på bedriften eller den enkelte gründer er alltid skrevet i sin helhet. Forkortede versjoner er imidlertid også tillatt hvis de opprinnelig ble tildelt selskapet og gjenspeiles i de relevante konstituerende dokumenter.
2. Det unike personalnummeret som tildeles hver ansatt må kun bestå av tall (maksimalt antall tegn er 6). Samtidig endres ikke kombinasjonen selv om arbeidstaker forfremmes eller overføres til arbeid i annen filial eller avdeling mv.
3. I kolonnen "Alfabet" må du bare angi bokstaven som borgerens etternavn begynner med.
4. Arbeidets art - dette refererer til forventet varighet av den signerte arbeidskontrakt: oftere Fulltidsjobb, og hvis det er sesong- eller deltidsjobb, så er det midlertidig.
5. Visning - oftest er dette hovedjobben, men noen ganger jobber en innbygger deltid (internt eller eksternt).
6. Kjønn er angitt med stor bokstav.
7. Fullt navn skrives ned i sin helhet, som angitt i passet (patronym - hvis tilgjengelig). Og fødselsdatoen er også registrert i tekstformat, for eksempel: "28. januar 1991."
8. Koden til bostedet er angitt i henhold til OKATO.
9. Statsborgerskap er foreskrevet ved kode.

1. Graden av taleferdigheter på et fremmedspråk er også foreskrevet av koder.

1. Utpekingen av utdanning er også laget ved hjelp av koder - de er satt av OKIN.

MERK. Konseptet med uferdig høyere utdanning, som også kalles ufullstendig, har blitt avskaffet siden 2013, så hvis en ansatt er i for tiden studier ved et universitet, tas kun hensyn til den faktiske utdanningen.

1. Kvalifikasjoner er angitt nøyaktig i henhold til vitnemålet (for eksempel "Bachelor of Science Education").
2. Yrket er foreskrevet på grunnlag av hvordan det er akseptert i bedriften - for dette må du referere til bemanningstabellen, samt til ordren som godkjente den ansatte for denne stillingen.
3. Den totale tjenestetiden beregnes vanligvis i henhold til datoene som er oppgitt i arbeidsboken. Men det er også tillatt å bruke andre papirer der det er bekreftet informasjon om arbeidsvilkårene til en borger på forskjellige steder.
4. Et merke på det personlige livet er også laget av koder.

1. Under sammensetningen av familien må du bokstavelig talt forstå de menneskene som bor med en person som en familie. Deres fulle navn er foreskrevet, så vel som graden av forhold (far, sønn, Innfødt søster og så videre.).
2. Passdata må fylles ut strengt som angitt i dokumentet, opp til forkortelser og skilletegn.

Seksjon II

I disse kolonnene må du bruke dataene fra militær-IDen, hvis tilgjengelig. Samtidig må korrespondansen av dataene også være streng - forkortelser, navn, skilletegn, etc. Samtidig er det noen særegenheter dersom en reserveoffiser ansettes.

Og hvis det ansettes en ansatt som er underlagt verneplikt (helse egnet til helse og kvinner med militær ID - sykepleiere, noe annet personell), forblir paragrafene 1,3,4 og 7 tomme. Resten fylles ut som vist i tabellen.

Andre seksjoner

De resterende delene fylles ut i henhold til følgende regler:

1. KapittelIII- her er alle dataene de samme som de er angitt i den interne dokumentasjonen til selskapet. Det fulle navnet på selskapet, den nøyaktige tittelen på stillingen registreres, og bestillingen (med navn, nummer og dato) eller bestillingen er gitt som grunnlag for beslutningen.
2. KapittelIV- journalføring gjøres også på grunnlag av godkjente dokumenter. I dette tilfellet fylles hver linje helt ut (alle kolonner), bortsett fra kolonnen "Basis". Vanligvis her refererer de til protokollen, som inneholder resultatene av sertifiseringen - de foreskriver navn, nummer og dato.
3. KapittelV- her registrerer de datoene for trening (begynnelse og slutt), type opprykk, samt det fulle offisielle navnet utdanningsorganisasjon hvor læringsprosessen finner sted. Det er ikke nødvendig å foreskrive informasjon i "Basis", men hvis det er en tilsvarende ordre eller ordre, må du angi navn, nummer og godkjenningsdato.
4. KapittelVI- i denne delen er det tilsvarende foreskrevet informasjon om den faglige omskoleringen som arbeidstakeren gjennomgikk.
5. I seksjonVII regnskapsføring av utmerkelser og ærestitler som arbeidstakeren mottok for sine arbeidsmeritter utføres.
6. KapittelVIII- her registreres informasjon om alle ferier som den ansatte offisielt mottok, uavhengig av varigheten. Dataene må samsvare nøyaktig med bestillingene, samt ferieplanen. Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot ubetalte ferier som den ansatte tar for egen regning. De tas også i betraktning uavhengig av varigheten. I dette tilfellet må all informasjon være den samme - i den ansattes uttalelse, i bestillingen og i selve kortet (spesielt nøye må du overvåke nøyaktigheten av datoene). Man bør også huske på at fridager i flere timer (på grunn av overtid, overtid etc.) ikke er ferie for egen regning. Og en fridag for en hel arbeidsdag (for 1 eller flere) er en ferie uten lønn.
7. KapittelIX fylles ut i henhold til stønadslovgivningen. Det vil si at både føderale fordeler og de som er vedtatt på regionalt nivå tas i betraktning (listen deres kan være svært forskjellig i hver region). Dette inkluderer også fordelene som er etablert av bedriftens interne handlinger (i store selskaper har bedrifter ofte sine egne fordeler, som er etablert på initiativ fra arbeidsgiveren og følgelig kan elimineres av hans egen beslutning). Navnet på de dokumentene som gir rett til ytelser, er angitt som "Begrunnelse".
8. KapittelX inneholder heterogen informasjon som ikke tilhører noen av de tidligere vurderte kategoriene, for eksempel:

• informasjon som i dette øyeblikket en person studerer ved et universitet, teknisk skole, høyskole, fagskole og andre utdanningsinstitusjoner; start- og forventet sluttdato er angitt, samt data om det faktiske antallet kurs som allerede er fullført for øyeblikket;
• data om en funksjonshemmet ansatt: medisinske dokumenter, funksjonshemmingsgruppe, samt datoen for endring i medisinske avgjørelser, hvis noen;
• en dokumentkonklusjon, som ble utarbeidet av en spesiell kommisjon for vurdering av arbeidsforhold (skadelige, farlige faktorer, overholdelse av standarder, etc.).

Når du fyller ut alle seksjoner, er det en enkelt regel for å la feltet stå tomt hvis det ikke er data på det eller svaret er negativt. For eksempel kan du ikke skrive "Jeg har ikke" - du trenger bare å ignorere linjen.

Hvordan endringer gjøres på kortet

Hvis noen opplysninger har endret seg over tid, må de legges inn i skjemaet i tide. Som regel gir forskriften 14 kalenderdager på å gjøre endringer. I dette tilfellet legges nye data inn på samme måte som i arbeidsboken. Det er to alternativer:

1. Hvis tidligere tomme kolonner fylles ut, må den ansatte signere, og dermed sikre nøyaktigheten av den angitte informasjonen. Dette gjelder første og andre seksjon.
2. Hvis tidligere registrerte data har endret seg, må du nøye krysse ut den gamle oppføringen og legge inn en ny. For eksempel, hvis en kvinne er gift, er det gamle etternavnet krysset ut, og et nytt er skrevet på toppen.

MERK. Ved blotting, et stort antall rettelser, uleselighet av teksten, skade på individuelle sider eller hele det personlige kortet til den ansatte, som opprettholdes i T2-skjemaet, tillates et nytt dokument, der all informasjon fra den gamle skjema overføres.

Hvis en ansatt slutter

I dette tilfellet blir det nødvendig å legge inn kapittelXI. Det er viktig her å skrive ned årsaken til oppsigelsen, og ordlyden må nøyaktig sitere artiklene i arbeidsloven. Oppsigelsesdato er oppgitt - d.v.s. siste virkedag til arbeidstakeren, uavhengig av om den falt på en ukedag, ferie eller helg. Arbeidstakeren må signere og tyde, og hvis dette ikke er mulig (for eksempel ved dødsfall), settes signaturen av den ansvarlige tjenestemannen eller nære slektning som indikerer graden av slektskap eller av representanten for den ansatte som opptrer av proxy (nummeret og datoen for kompilering er faste).

MERK. Etter oppsigelse overleveres kortet til arkivet, hvor det skal oppbevares i minst 75 år.

Fyll eksempel

Et reelt eksempel på et utfylt personlig arbeidstakerkort, godkjent etter standardskjema T2 (første seksjon), ser slik ut.

Ansattes personlige kort (T-2-skjema)– informasjonsdokument om den nyansatte. Når du ansetter en ansatt, er det nødvendig å fylle ut et personlig kort i henhold til det enhetlige T-2-skjemaet. Dette personaldokumentet må fylles ut, det inneholder all nødvendig informasjon om biografien og dataene til den ansatte, samt om hans arbeidsaktivitet. I artikkelen lærer du hvordan du fyller ut en ansatts personlige kort ved å bruke et eksempel. Nedenfor finner du et utfylt prøvekort, hvor du også kan laste ned T-2-skjemaet.

Dokumentet består av 4 seksjoner, noen seksjoner må fylles ut helt i begynnelsen av arbeidstakerens arbeidsaktivitet, noen suppleres i prosessen med arbeidet.

Ansattes personlige kort (skjema T-2). Prøvefyll

Fylle ut del nr. 1 på den ansattes personlige kort (T-2-skjema)

Det er her du fyller ut generell informasjon om den ansatte. For å fylle ut, må du ta fra den ansatte slike dokumenter som pass, fødselsattest, utdanningsdokumenter, en arbeidskontrakt (eller).

Når du fyller ut denne delen, må du ikke glemme å angi kodene i avsnitt 3-6. Kodene er hentet fra de tilsvarende klassifikatorene.

I klausul 3 - OKATO-kode for det lokalitet der du ble født.

I avsnitt 4 er OKIN-koden for ditt statsborgerskap angitt: "1" - hvis du har russisk statsborgerskap, "2" - hvis du har to statsborgerskap, 3 - hvis ikke i det hele tatt.

I avsnitt 5 er OKIN-koden angitt for kunnskapsnivået du har angitt fremmed språk: kode "1" tilsvarer det faktum at du er i stand til å lese og oversette med en ordbok, "2" - du leser og kan forklare på dette språket, "3" - du er flytende.

I avsnitt 6, OKIN-koden for utdanningsnivået ditt: klasse 4 (grunnskole generelt) - "02", klasse 9 (grunnleggende generelt) - "03", klasse 11 (videregående generelt) - "07", skole (grunnskole yrkesfag). ) - "10", teknisk skole (høyere profesjonell) - "11", 3 år med universitet (ufullstendig høyere) - "15", høyere - "18", postgraduate - "19".

Informasjon om utdanning er hentet fra dokumentet om utdanning (sertifikat, vitnemål, etc.).

Prøvefylling 1-6 gjenstander i den ansattes personlige kort

Tjenestetid - for denne posten er informasjon hentet fra opplysningene oppgitt av den ansatte arbeidsbok.

For din sivilstatus (klausul 9), må du også angi den tilsvarende OKIN-koden: "1" - ikke gift / ikke gift, "2" - registrert ekteskap, "3" - uregistrert ekteskap, "4" - enke / enkemann , "5 "- skilt, "6" - separert.

Deretter kommer standardopplysningene om arbeidstakers pass, bosted og registreringsdato på bostedsadressen. Den ansattes personlige kort i første seksjon avsluttes med den ansattes kontakttelefonnummer.

Et eksempel på utstedelse av et personlig kort til en ansatt, paragraf 7-12

Utfylling av seksjon nr. 2 på den ansattes personlige kort

Seksjonen er fylt ut for menn, informasjon er hentet fra militær ID. For menn som ennå ikke har tjenestegjort og er vernepliktige, må du fylle ut:

• paragraf 2 - uttrykket "underlagt verneplikt" er skrevet;
• punkt 5 egnethetskategori - "A" - passform, "B" - passform med mindre begrensninger, "C" - begrenset passform, "D" - midlertidig uegnet, "D" - ikke passform.
• paragraf 8 - for menn som har fylt 50 år, er merket "fjernet fra militær registrering etter alder" satt her, uttrykket "fjernet fra militær registrering av helsemessige årsaker" kan også indikeres.

De resterende avsnittene i denne delen for denne kategorien borgere er ikke fylt ut. For menn som er i reserve, må du fylle ut alle varene. All informasjon er hentet fra militær ID.

Et eksempel på utformingen av seksjon nr. 2 av den ansattes personlige kort

Fylle ut seksjon nr. 3 på det personlige kortet til den ansatte T-2

Her angir vi hvilken stilling den ansatte ble ansatt i, med hvilken lønn og på bakgrunn av hvilken rekkefølge for ansettelse. Her må den ansatte sette sin signatur.

I fremtiden, i løpet av arbeidsaktivitet, kan denne delen suppleres med informasjon om bevegelsen til en ansatt i organisasjonen: fra en stilling til en annen, fra en enhet til en annen.

Eksempel på utfylling av seksjon nr. 3 på en ansatts personlige kort

Pkt. 4-7 i arbeidstakers personlige kort fylles ut under arbeid. Seksjon nr. 8 gjenspeiler informasjon om ferien, som angir typen ferie, dens varighet, arbeidsperioden den er innvilget for. er angitt som grunnlag.

Siste avsnitt fylles ut når arbeidstaker blir sagt opp, skrives dato og årsak for oppsigelse, antall og dato her.

En ansatt i personaltjenesten fyller ut et personlig kort, på slutten av skjemaet setter han signaturen sin, og den ansatte selv, etter å ha lest det, signerer dette dokumentet.

Forfatterkurset av Olga Likina (Regnskapsfører M.Video Management) er flott for å organisere personaloppføringer i et selskap for nybegynnere og regnskapsførere ⇓

Personlig kort T-2 fylles ut for ansatte i alle kategorier ansatt på grunnlag av ordre (instruks) for ansettelse

Fylle ut skjemaseksjoner

Det personlige kortskjemaet T-2 ble godkjent av dekretet fra Russlands statsstatistikkkomité datert 05.01.05 nr. 1 (før det ved dekret nr. 26 datert 06.04.01) "Om godkjenning av enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon for regnskap for arbeid og betaling av det."

Personalansvarlig bør huske på at reglene for vedlikehold av personlige kort på T-2-skjemaet, med unntak av instruksjonene for bruk og utfylling av de primære regnskapsskjemaene og dokumentasjon for registrering av arbeid og betaling av det, godkjent. Dekret fra Russlands statsstatistikkkomité datert 05.01.2005 nr. 1 eksisterer ikke, derfor kan innholdet i denne artikkelen betraktes som anbefalinger, og ikke som et håndgripelig krav for nøyaktig utførelse.

Dokumenter som kreves for å utstede et personlig kort; informasjonskoding

For å fylle ut et personlig T-2-kort trenger en personelloffiser følgende ansattdokumenter:
1) pass (eller annet identitetsdokument);
2) arbeidsbok;
3) militær ID;
4) et dokument om uteksaminering fra en utdanningsinstitusjon:
5) forsikringsbevis for statlig pensjonsforsikring;
6) registreringsattest hos skattemyndigheten;
7) pålegg om ansettelse.
All annen informasjon legges inn på grunnlag av opplysninger oppgitt av den ansatte om seg selv.
Ved koding av informasjon i det personlige kortet T-2 er det nødvendig å følge en rekke utfyllingsregler definert av standarden for automatiserte systemer personalledelse:
1. Dersom det gjøres feil eller informasjon som ikke er relatert til denne utfyllingen i kodefeltet, anses T-2-skjemaet som skadet og må skrives om. Derfor anbefales det at enten eksakte koder, eller ikke legge dem inn i det hele tatt før det personlige T-2-kortet er overlevert til arkivet.
2. I mangel av poster eller i tilfelle av negative svar ("Jeg har ikke", "Jeg er ikke medlem"), forblir den kodede delen av dette attributtet tom. 1 3. Ved angivelse av datoer skrives månedens navn i sin helhet, året skrives med fire sifre; f.eks. 14. september 2004
4. Datoer er kodet med arabiske tall i følgende rekkefølge: dag/måned/år; for eksempel 23.04.1998.
Når du fyller ut andre deler av kortet, må du bli veiledet av instruksjonen som er godkjent av spesifisert oppløsning.

Fylle ut skjemaseksjoner

Navnet på organisasjonen er angitt i sin helhet, for eksempel det lukkede aksjeselskapet Energostroi. Det forkortede navnet angis hvis det er det. nedfelt i stiftelsesdokumentene. På siden er OKPO for organisasjonen indikert.
Arbeidstakerens lønnsnummer må ikke inneholde mer enn seks sifre. Den tildeles hver nyansatt eller ansatt person og endres ikke med noen bevegelse av en ansatt i organisasjonen før han blir oppsagt.
Skattyterens identifikasjonsnummer "l-nummeret til forsikringsbeviset for statlig pensjonsforsikring er angitt i samsvar med sertifikatet for tildeling av TIN og forsikringsbeviset for statlig pensjonsforsikring.
I kolonnen "Alfabet" er den første bokstaven i etternavnet til den ansatte angitt.
Arbeidets art er angitt: "permanent", "midlertidig" etc.
Type arbeid (hoved-, deltid) registreres i sin helhet.
Kjønn er angitt med bokstaven "M" eller "F".
Etternavn, navn, patronym er skrevet i sin helhet "l leselig.
Fødselsdatoen fastsettes på grunnlag av pass eller annet identitetsdokument, og skrives i sin helhet i tekstsonen, for eksempel «9. januar 1975». I dette tilfellet er koden angitt som følger: 01/09/1975.
Når du spesifiserer fødestedet, må følgende tas i betraktning:

Statsborgerskap skrives uten forkortelser. Registrering av statsborgerskap og koding utføres i henhold til den all-russiske klassifiseringen av informasjon om befolkningen. OK 018-95, godkjent. Dekret fra Russlands statsstandard datert 31. juli 1995 nr. 412 (OKIN).

Fyller ut kolonnen "Statsborgerskap".

Språkene som snakkes av den ansatte er angitt i sin helhet uten forkortelser. Graden av kunnskap om språket i tekstform er angitt som følger.

Informasjon om språkkunnskaper

Når du koder kolonnen "Kunnskap om et fremmedspråk", er to koder angitt, mens den første indikerer koden til språket, den andre - graden av kunnskap om det.

For eksempel: "Engelsk - jeg leser og oversetter med en ordbok" er skrevet i kolonnen "Kode" som: 014 1.

Utdanning registreres og kodes i henhold til OKIN og All-Russian Classifier of Specialties in Education. OK 009-93, godkjent. Dekret fra Russlands statsstandard datert 30. desember 1993 nr. 296 (OKSO).

I følge OKIN er utdanning kodet som følger.

Noen ganger er det i praksis problemer med hvordan man skal lage journal over en ansatts utdanning dersom den ikke fullføres.

Informasjon om ufullstendig utdanning

Forkortelser av ord er tillatt når du skriver navnet på en utdanningsinstitusjon som ikke forvrider betydningen av navnet. I tilfelle når navnet på utdanningsinstitusjonen inkluderer ordet "navn", bør du skrive "dem"; hvis dette er etterfulgt av ordet "professor", "akademiker" eller noe annet, så skal du skrive "navn på professor", "navn på akademiker" osv. Ordre er ikke angitt i navn på utdanningsinstitusjoner.
All informasjon om utdanning (kvalifikasjon, retning eller spesialitet) er etablert på grunnlag av et vitnemål om utdanning.
Gratis linjer i utdanningsseksjonen er for navn og dato for uteksaminering av den andre utdanningsinstitusjonen på videregående eller videregående yrkesopplæring. Hvis den ansatte er uteksaminert fra to videregående eller to høyere utdanningsinstitusjoner i forskjellige spesialiteter, registreres begge utdanningsinstitusjonene. Diplomkvalifikasjoner er oppført i følgende rekkefølge:

Yrket (hoved og tillegg) er angitt i sin helhet på grunnlag av bestillingen (instruksen) for ansettelse. Den er kodet i samsvar med den all-russiske klassifikatoren av yrker til arbeidere, stillinger for ansatte og lønnskategorier (OKPDTR). Et tilleggsyrke er et som ikke sammenfaller med hovedyrket, men som kan være av interesse for organisasjonen.
Arbeidserfaring (generell, kontinuerlig, gir rett til ansiennitetsbonus, samt rett til andre ytelser etablert i organisasjonen, etc.) beregnes på grunnlag av oppføringer i arbeidsboken og (eller) i andre dokumenter som bekrefter relevant tjenestetid.
Giftstatus registreres og kodes i henhold til OKIN.

Informasjon om sivilstand

I familiesammensetningen er det kun familiemedlemmer som er angitt med angivelse av grad av slektskap. De nærmeste pårørende er far, mor, sønn, datter, bror, en søster, en person i hvis oppvekst arbeidstakeren var, og andre nære slektninger som bodde sammen med arbeidstakeren.
Passdata er angitt i strengt samsvar med passet. Bostedsadressen registreres etter reglene for registrering av fødested.
I tilfelle arbeidstaker ikke mottok arbeidsbok på oppsigelsesdagen på grunn av fravær fra arbeidsplassen eller av annen grunn, sender personalansvarlig melding per post til oppgitte adresser om behov for å møte i personalavdelingen for en arbeidsbok (eller uttrykkelig samtykke til å sende henne via post) eller henvendelser om hvor arbeideren befinner seg. Derfor er det nødvendig å fylle ut begge kolonnene - både adressen til bostedet i henhold til passet og den faktiske adressen til bostedet, samt telefonnummeret til den ansatte eller pårørende.

Ferieregnskap Endring av ansattdetaljer

I forrige del av artikkelen fant vi ut hvilke dokumenter som kreves for å fylle ut T-2-kortet, og undersøkte også hvordan kolonnene "Alfabet", "Statsborgerskap" er fylt ut, hvordan data om utdanning, familiesammensetning osv. . er lagt inn.

Fullføre avsnittet om militær registrering

Hoveddokumentene på grunnlag av hvilken seksjon. 2 "Informasjon om militær registrering" av det personlige kortet T-2 er:

Informasjon om militær registrering

Etter å ha fullført seksjonene Generell informasjon"og" Opplysninger om den militære registreringen "den ansatte signerer et personlig kort og setter ned datoen med egen hånd for å bekrefte enighet med opplysningene som er lagt inn. Personaloffiseren setter sin signatur, tittelen på stillingen og utskriften av signaturen , og bekrefter dermed at oppføringene ble gjort av ham personlig på grunnlag av de innsendte dokumentene.

Legge inn informasjon om ansettelse, sertifisering, avansert opplæring, insentiver osv.

Når du legger inn informasjon om ansettelse og overgang til annen jobb, må du fylle ut alle kolonnene i tabellen. Informasjon skal legges inn uten forkortelser

Opplysninger om ansettelse og overgang til annen jobb legges inn på grunnlag av pålegg (instruks) om ansettelse (skjema T-1 og T-1a) og pålegg (instruks) om overgang til annen jobb (skjema T-5). Spesialisten på personalavdelingen må, når denne seksjonen fylles ut, gjøre den ansatte kjent med oppføringene som er gjort mot kvittering.
Når du fyller ut 4 "Sertifisering" av et personlig kort, alle kolonner er fylt ut, nemlig:
- dato for sertifisering;
- kommisjonens avgjørelse, for eksempel "overføre til en stilling", "sende for avansert opplæring", etc.;
- en lenke til et spesifikt dokument (som regel er dette en protokoll for sertifiseringsresultater) som indikerer nummeret og datoen.
Kolonnen "Årsak" kan være tom, eller den kan inneholde en ordre fra organisasjonen om å sende en ansatt for sertifisering og/eller en ordre om å godkjenne resultatene av sertifiseringen.
Data om videregående opplæring registreres på grunnlag av dokumenter som sendes inn ved søknad om jobb eller kommer fra opplæringsavdelingen. I delen "Faglig utvikling" er følgende angitt:
- start- og sluttdato for trening;
- type avansert opplæring;
- navnet på utdanningsinstitusjonen (instituttet for videregående opplæring av departementet (avdeling), videregående opplæringsfakultet ved en høyere utdanningsinstitusjon, videregående opplæringsfakultet ved en videregående yrkesutdanning, videregående opplæringsinstitutt, videregående opplæringskurs ved departementet (avdelingen ), avanserte opplæringskurs ved bedrifter, vitenskapelige og forsknings- og designorganisasjoner, høyere og videregående yrkesutdanningsinstitusjoner, avanserte opplæringsinstitutter og deres grener);
- type dokument (sertifikat, sertifikat);
- "Årsak"-kolonnen kan være tom, eller den kan indikere rekkefølgen til organisasjonen for å sende den ansatte for avansert opplæring.
Tilsvarende føres opplysninger om faglig omskolering med angivelse av spesialitet (retning, yrke) omskoleringen foregår i.

Når du fyller ut "Insentiver og utmerkelser" må angi hvilke typer insentiver som brukes på den ansatte (både på organisasjonsnivå og på departements- og avdelingsnivå), samt liste opp statlige tildelinger.

Ferieregnskap

I avsnittet "Ferie" føres det en oversikt over alle typer ferier gitt til den ansatte i løpet av arbeidsperioden i organisasjonen. Grunnlaget for å legge inn er pålegg om avholdelse av ferier.
Ved utfylling av ferietabellen på grunnlag av bestillingen føres kun startdatoen for ferien, mens sluttdatoen føres "de facto" etter at den ansatte faktisk har kommet tilbake fra ferie. Dette skyldes det faktum at i tilfelle en ansatt blir oppringt fra ferie eller avbrutt, vil kolonnen "Sluttdato" inneholde datoen den ansatte drar på jobb, og ikke den planlagte sluttdatoen for ferien etter ordre.
I samme tabell er permisjon uten lagring nødvendigvis notert lønn. Det tas i betraktning ved beregning av tjenestetiden, som gir rett til en årlig grunnlønnet permisjon, siden i henhold til art. 121 i den russiske føderasjonens arbeidskode, og den inkluderer ikke tiden for å gi permisjon til en ansatt uten lønn i mer enn 7 kalenderdager.

Tilsvarende er det ikke tatt hensyn til i tjenestetiden, som gir rett til den årlige grunnlønnede permisjonen, og permisjonstidspunktet for å ta vare på et barn til det når den alder som er fastsatt ved lov.
I tillegg, i henhold til art. 121 i den russiske føderasjonens arbeidskode, tidspunktet for fraværet til den ansatte fra jobb uten gode grunner, inkludert som følge av hans suspendering fra arbeidet i tilfeller fastsatt i art. 76 i den russiske føderasjonens arbeidskode.
Nedenfor er mulige typer dokumenter på grunnlag av hvilke den ansatte i personalavdelingen beregner denne tjenestetiden på nytt (i henhold til artikkel 76 i den russiske føderasjonens arbeidskode).

Typer dokumenter som tjener som grunnlag for omberegning av ansiennitet ved suspensjon fra jobb

I delen "Tilleggsinformasjon", for fullstendig regnskap, angi om nødvendig:
- informasjon om å studere på deltid (kveld), korrespondanse, eksterne studieavdelinger ved institusjoner for høyere og videregående yrkesopplæring (du bør også angi datoene for opptak til en utdanningsinstitusjon og dens uteksaminering):
- informasjon om den arbeidshemmede personen, som indikerer MSEC-sertifikatet, funksjonshemmingsgruppen og datoen for etableringen (endring), årsaken til funksjonshemmingen;
- konklusjon av MSEC om forholdene og arten av arbeidet.
Etter at den ansatte er oppsagt fra organisasjonen, foretas oppføringer i pkt. XI "Grunn for oppsigelse", som indikerer dekodingen av begrunnelsen for oppsigelsen av den ansatte i samsvar med den nøyaktige ordlyden gitt i den russiske føderasjonens arbeidskode, datoen for oppsigelsen, nummeret på oppsigelsesordren.
Ved lukking av det personlige kortet T-2 setter personalansvarlig sin personlige signatur med utskrift og angivelse av stillingen. Den ansatte skriver selv under på samme måte. Signaturen til den ansatte i dette tilfellet bekrefter hans avtale med alle oppføringene på hans personlige kort.

Endre informasjon om en arbeider

Når opplysninger om en ansatt endres, legges relevante data inn på hans personlige kort, som attesteres ved signatur fra spesialist i personalavdelingen, og dersom det gjøres endringer i pkt. "Generell informasjon" og "Informasjon om militær registrering", deretter signaturen til den ansatte selv.
Endringer gjøres på samme måte som i arbeidsboka. På grunnlag av de første skjemaene og i løpet av introduksjonen i USSR av et automatisert personellregnskapssystem, ble OST "Standard for automatiserte personellstyringssystemer" utviklet. Den skisserte de grunnleggende reglene for å fylle ut et personlig kort. Som det står i OST, "ved endring av etternavn, krysses det gamle over og et nytt skrives i stedet i samsvar med dokumentene som er sendt til personalavdelingen." Videre "alle påfølgende endringer i data om den ansatte (bostedsendring, etc.) gjenspeiles i det personlige kortet av den ansatte i personalavdelingen." En fullstendig erstatning av et personlig kort er ikke ønskelig av den grunn at det i fremtiden vil være vanskelig å gjenopprette hele bildet for denne ansatte.
Når det gjelder endring av passdata og sivilstand, kan samme ordning brukes - med gjennomstreking.

V.V. MITROFANOVA,
cand. økonomi Vitenskaper,
Direktør for Senter for fagutvikling

Et personlig kort er et dokument som oppsummerer all informasjon om en person, inkludert en ansatts biografi, tidligere jobber, militærplikt og annen informasjon.

Dette dokumentet er det primære dokumentet for personelljournaler og må fylles ut, har sitt eget enhetlig form T-2, som ble godkjent ved resolusjonen fra statskomiteen Den russiske føderasjonen ifølge statistikk datert 01.05.2004 nr. 1.

Dokumenter som kreves for å fullføre.

Ansvaret for å fylle ut dette dokumentet er vanligvis tildelt personalavdeling organisasjoner, i små bedrifter kan det fylles ut av ansatte i regnskapsavdelingen eller lederen personlig. En ansatts personlige kort kan tjene som bekreftelse på ansiennitet, siden alle data fra overføres til det.

Etter oppsigelse av en ansatt blir kortet lagret hos bedriften i 75 år; i tilfelle avvikling av organisasjonen blir denne informasjonen overført til arkivet og fortsetter lagringsperioden. Skjema T-2 inneholder 11 seksjoner som kan fylles ut uavhengig av hverandre.

På grunnlag av hvilke dokumenter for å fylle ut en ansatts personlige kort?

Den ansattes personlige kort skal åpnes etter utstedelse av en ordre på, det nøyaktige tidspunktet for åpningen er ikke fastsatt i lovgivningen. For å fylle ut dette dokumentet trenger du ikke så mange dokumenter som det kan virke ved første øyekast.

Fra en ansatt trenger du et identitetsdokument, et forsikringsbevis for statlig pensjonsforsikring, en arbeidsbok og papirer som bekrefter utdannelsen hans.

I tilfelle søkeren passer på listen over kategorier av sosiale ytelser, sendes dokumenter som bekrefter retten til ytelsen, samt medisinske attester, om nødvendig.

Hvor skal man begynne å fylle?

Det er viktig å ikke gjøre feil ved utfylling.

Denne formen for dokumentet består av 11 seksjoner, men det er viktig å fylle ut den øvre delen av dokumentet. Personen som er ansvarlig for å føre personelljournaler må fylle ut detaljene til organisasjonen og den øvre delen av det personlige kortet korrekt, ellers vil kortet være ugyldig i tilfelle en kontroversiell eller rettslig presedens:

• i denne delen må du angi personnummeret til den ansatte, det er viktig å vite at det ikke består av mer enn 6 sifre og ikke endres, uavhengig av den ansattes bevegelse oppover karrierestigen;
• angi deretter skattyterens identifikasjonsnummer, i mangel av et registreringsbevis hos skattekontoret gitt kode kan finnes på IFTS-nettstedet ved å bruke den ansattes passdata;
• i kolonnen "Alfabet" er det vanlig å skrive ned den første bokstaven i etternavnet; når du endrer etternavnet, endres bokstaven, så vel som resten av dataene. I kolonnen "Arbeidsart" angi på grunnlag av fangen "permanent" eller "midlertidig";
• type arbeid er angitt på samme grunnlag som arten, du kan angi "hoved" eller "deltid". I tillegg til detaljene i organisasjonen og den øvre delen av dokumentet, må du spesifisere kodene til den all-russiske klassifisereren av informasjon (OKIN).

Hvordan fylle ut T-2-skjemaet riktig?

Du trenger kun å gi sann informasjon.

For å unngå feil, vurder å fylle ut den ansattes personlige kort i seksjoner.

Grunnopplysningene i første avsnitt fylles ut fra et identitetsdokument, deretter fra paragraf 5 i følge arbeidstaker. I tilfeller der en person snakker tre eller flere fremmedspråk, har virksomheten rett til å supplere linjene i den elektroniske versjonen av dokumentskjemaet.

Punkt 6 fylles ut fra innsendte dokumenter om utdanning, uavhengig av antall fullførte og ufullstendige utdanningsinstitusjoner personalansvarlig skal føre opp alle virksomhetene.

Opplysninger om yrket og arbeidserfaring legges inn i henholdsvis paragraf 7 og 8 basert på tidligere oppføringer i. Yrket føres opp i henhold til personalliste og rekkefølge for ansettelse.

Også informasjon om hans sivilstatus og familiesammensetning i paragraf 9, 10. I henhold til arbeidslovgivningen til den russiske føderasjonen inkluderer familien foreldre, mann / kone, søsken, samt en krets av mennesker som bor sammen med den ansatte, journalen holdes i rekkefølgen slektskap.

Passdata er fullstendig registrert i paragraf 11, registreringsadressen og faktisk bosted i paragraf 12. Dette avslutter den første delen, det er viktig å huske at endringer kan forekomme i alle data som legges inn.

Oftest skjer endringer i passdata, for eksempel når en ansatt gifter seg eller skilles.

I dette tilfellet er det nødvendig å nøye krysse ut det gamle etternavnet og skrive inn et nytt ved siden av det, deretter gå inn i basisdokumentet og godkjenne med signaturen til den ansatte som er ansvarlig for å opprettholde personlige kort.

Gjenta de samme trinnene med passdata og registreringssted.

Seksjon to inneholder militær registreringsinformasjon som overføres fra den ansattes militære ID. I mangel av militær ID, hoppes denne delen over. Hvis en mann ikke avtjente militærtjeneste og ikke ble tatt ut av visse indikatorer i paragraf 2 i paragraf 2 må du angi "pliktig verneplikt."

I den tredje delen av T-2-skjemaet er informasjon om den ansattes arbeidsplass angitt, nemlig: for arbeid, strukturell enhet (hvis noen), stilling, beløp, grunnlag for ansettelse (ordre fra bedriftslederen).

Etter å ha lagt inn dataene, kontrollerer den ansatte riktigheten av de spesifiserte dataene og setter sin signatur. Når en ansatt blir overført til annen stilling eller en økning i lønn av en eller annen grunn reflekteres også i denne paragrafen.

Du kan legge til informasjon om tilleggskurs.

Punkt 4 fylles ut ved sertifisering av ansatte for endring i stilling eller overgang til annen strukturell enhet. I denne delen er den ansatte i personaltjenesten forpliktet til å angi sertifiseringsperioden, resultatet og en lenke til sertifiseringsdokumentet.

I seksjon 5 "Avansert opplæring" føres data om ytterligere videreutdanning av arbeidstakeren, for eksempel hadde den ansatte en videregående spesialisert utdanning og ble uteksaminert fra en høyere utdanningsinstitusjon i løpet av kurset, noe som bidro til en endring i hans rangering eller kvalifikasjon. Studieperioden og dens resultat er også fylt ut. I dette tilfellet er det nødvendig å endre den første delen, punkt 6.

Den syvende seksjonen, samt den fjerde, femte og sjette, fylles ut etter behov og prestasjonene til den ansatte, som regel brukes disse seksjonene av store organisasjoner som sender personell til opplæringskurs, resertifisering eller sertifisering ved overgang til en annen stilling.

I avsnitt 7 "Utmerkelser (oppmuntring), ærestitler» fylle ut informasjon om å motta slike priser som: for å oppnå høyt salg, for lang tjeneste, etc.

I henhold til den russiske føderasjonens arbeidskode, kapittel 19, art. 114 har hver person som har jobbet i organisasjonen mer enn 6 måneder på rad rett til å ta årlig betalt permisjon, permisjon for egen regning, og så videre. Feriedata legges inn i pkt. 8 på den ansattes personlige kort, uavhengig av ferietype.

I denne delen må den som er ansvarlig for å fylle ut dette dokumentet oppgi type ferie, grunnlagsdokumentet som lar deg reise på ferie, antall dager, samt start- og sluttdato for den ansattes ferie. Når linjene i denne seksjonen slutter, må du rapportere et ekstra løst blad med fortsettelse av seksjon åtte. Nytt kort er ikke nødvendig.

I den russiske føderasjonen er det en ganske lang liste over kategorier for å tilby sosiale tjenester. For eksempel et skattefradrag fra personlig inntektsskatt på 1400 rubler for to barn og 3000 rubler for mer enn et tredje barn, inkludert. Slike opplysninger legges inn i seksjon 9 i T-2-skjemaet. I denne delen må du også angi typen ytelse som gis, nummeret og utstedelsesdatoen for dokumentet som bekrefter retten til ytelsen.

Seksjon 10 fullføres etter arbeidsgivers skjønn og eksistensen av visse ferdigheter eller medisinske tilstander til arbeidstakeren. Her kan du legge inn kjøreerfaring til en ansatt i en eller annen kategori eller informasjon om tilleggsutdanning som ikke er inkludert i seksjon 2, for eksempel klippe- og sykurs eller motta Ekstrautdanning i deltidsutdanning.

Ved oppsigelse av en arbeidsavtale skal arbeidsgiver angi artikkelen Arbeidskodeks, på grunnlag av hvilken arbeidsforholdet ble avsluttet i § 11 i denne formen for arbeidstakers personlige kort.

Sammen med dette er det nødvendig å angi nummeret og datoen for ordren om oppsigelse og selve oppsigelsesdatoen.

Vanlige feil som gjøres når du fyller ut et dokument

Små feil kan rettes.

Det hender at personalet i personalavdelingen gjør feil når de fyller ut den ansattes personlige kort. Dette vil ikke medføre spesielle konsekvenser, og det vil ikke påvirke den ansatte i det hele tatt. Men hvis det er et rimelig antall feil, vil det under en ekstern kontroll bli ilagt en bot til personalavdelingen for dårlig ytelse.

De vanligste feilene er:

1. Bruk av spesialtegn. [/], [:], [=] og andre spesialtegn skal ikke brukes i dette dokumentet. De er spesielt strengt forbudt i kodesonen;
2. Uforsiktig utfylling av dokumentet. Teksten kan flyte over grensene for de spesialiserte feltene om nødvendig. Den skal imidlertid ikke havne i kodeområdet. Hvis det er minst 1 bokstav i dette området, anses kortet som skadet, og det må trykkes på nytt.
3. bindestreker. Denne velkjente forglemmelsen skyldes det faktum at i mange andre papirer er streker mulig eller til og med nødvendig. De skal ikke være i T-2-form. Hvis det ikke er noe å skrive i kolonnen, må den stå helt tom.

Den som er ansvarlig for vedlikehold av personaldokumentasjon godkjenner dokumentet og gir det videre til den oppsagte for gjennomgang. Den ansatte er pålagt å signere et personlig kort. Den ansattes signatur taler om den fulle avtalen i informasjonen ovenfor.

I denne videoen finner du et eksempel på å fylle ut et personlig T-2-kort.

Spørsmålsskjema, skriv ditt

Når du registrerer en ansatt for arbeid, er det nødvendig å opprette et personlig kort for ham. Dette dokumentet gjenspeiler informasjon om den ansatte og arbeidets art. Det personlige kortet (skjema N T-2) gjenspeiler også annen tilleggsinformasjon.

Personlig kort

Hver ansatt skal ha sitt personlige kort. Det startes opp av ansatte i personaltjenesten ved mottaket. Kortet fylles ut i skjema N T-2. Ved ansettelse av vitenskapelig-pedagogisk og vitenskapelig arbeider skal du samtidig fylle ut kort på skjema N T-4. Og ved registrering av personer som erstatter offentlige stillinger offentlig tjeneste, skjema N T-2GS(MS) må brukes.

For å kunne fylle ut korrekt, vil personalansvarlig måtte innhente opplysninger om den ansatte. Informasjon i det personlige kortet legges inn på grunnlag av:

• ansatts pass (et annet dokument som beviser hans identitet);
• arbeidsrekkefølge;
• arbeidsbok (et annet dokument som kan bekrefte hans arbeidserfaring);
• sertifikater for pensjonsforsikring;
• militære registreringsdokumenter (hvis arbeidssøkeren er vernepliktig og er ansvarlig for militærtjeneste);
• dokumenter om utdanning, tilgjengelighet av spesialkunnskap eller kvalifikasjoner (hvis stillingen krever spesiell opplæring eller det er behov for spesialkunnskap).

I noen tilfeller kan det kreves ytterligere dokumenter. For eksempel sertifikat for arbeidsforhold og art fra hovedarbeidsstedet, dersom en deltidsansatt ansettes for å arbeide med farlige og skadelige arbeidsforhold.

Skjemaet begynner med en overskrift der du må angi navnet på organisasjonen. Følgende felt er fylt ut:

• Dato for kompilering (denne datoen kan avvike fra datoen for mottak);
• Personalnummer;
• nummeret på det statlige forsikringsbeviset;
• Alfabet (mer fullstendig er nødvendig for å systematisere kortene, den første bokstaven i den ansattes etternavn er angitt her);
• Arbeidets art (midlertidig eller permanent - avhengig av om arbeidsavtalen er tidsbestemt eller ubestemt);
• Type arbeid (deltid; hvis ikke, er "hoved" angitt);
• Kjønn (kun bokstaven M eller F er påført).

Kortet inneholder seksjoner:

• Generell informasjon (fullt navn på den ansatte, fødselsdato og -sted, informasjon om statsborgerskap, informasjon om kunnskap om fremmedspråk, utdanning, yrke, arbeidserfaring, sivilstand, familiesammensetning, passdetaljer og informasjon om bosted , nummer hans telefonnummer) (Første seksjon);
• Informasjon om militær registrering (andre seksjon);
• Rekruttering og overføring til annen jobb (tredje seksjon);
• Sertifisering (fjerde seksjon);
• Avansert opplæring (femte seksjon);
• Profesjonell omskolering (Sjette seksjon);
• Priser (oppmuntringer), ærestitler (syvende seksjon);
• Ferie (åttende seksjon);
• Sosiale ytelser (informasjon om ytelsene som den ansatte har rett til ved lov) (niende del);
• Ytterligere informasjon (tiende seksjon);
• Begrunnelse for heving av arbeidsavtalen (ellevte ledd).

Klassifiseringer når du fyller ut kortet

På første og andre side av skjemaet er det felt for påsetting av koder. For å fylle ut disse feltene, må du bruke klassifiserere:

• OKATO (objekter for administrativ-territoriell inndeling);
• OKIN (informasjon om befolkningen);
• OKSO (spesialisering i utdanning);
• OKPO (bedrifter og organisasjoner);
• OKPDTR (ansattes stillinger, arbeideres yrker og lønnskategorier);
• OKUD (styringsdokumentasjon).

Hvordan gjøre endringer

Hvis informasjon om den ansatte har endret seg, må de gjenspeiles på hans personlige kort. For å reflektere slike endringer riktig, må du krysse ut foreldede data med én linje og skrive nye (ved siden av eller over). Endringer skal attesteres med underskrift fra personalansvarlig.

Du kan også foreta korrigeringer hvis feil data først ble lagt inn.