Značajke održavanja sastanaka i sastanaka. Organizacija i održavanje sastanaka, konferencija, poslovnih sastanaka
U praksi je uobičajena podjela sastanaka prema zadacima i ciljevima. Odavde se izdvajaju problemski, instruktivni i operativni sastanci Personalni menadžment: Udžbenik / S.D. Reznik i drugi - 2. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: INFRA-M, 2004. - 622 str.
Svrha problemskog sastanka je pronaći najbolje rješenje za upravljanje problemom o kojem se raspravlja. Odluke na takvom sastanku obično se formuliraju kao rezultat rasprave i donose nakon glasovanja. Takav sastanak održava se prema shemi: izvješća; pitanja za govornike; rasprava; odlučivanje.
Zadatak informativnog sastanka je prenošenje zapovijedi i potrebne informacije odozgo prema dolje kroz upravljačku shemu za njihovo brže i učinkovitije izvršenje. Na takvom sastanku voditelj skreće pažnju prisutnima na donesene administrativne odluke.
Operativni sastanci su tzv. planski sastanci, ljetni sastanci, petominutni sastanci. Oni se ne zadržavaju. Zadatak takvih sastanaka je dobivanje informacija o trenutnom stanju u proizvodnji. Za razliku od brifinga, operativni sastanak osigurava prijenos informacija odozdo prema gore duž kontrolne sheme. Primivši ažurne informacije od sudionika sastanka, upravitelj identificira prisutnost "uskih grla", razloge zaostatka i neuspjeha, ovdje donosi potrebne odluke, daje upute, određujući rokove za njihovu provedbu. Na operativnom sastanku se ne podnose izvješća. Glavni cilj je identificirati one probleme proizvodnje na čije rješavanje trebaju biti usmjereni glavni napori tima.
Međutim, glavni cilj održavanja svakog sastanka ili skupštine je da se nakon zajedničke razmjene informacija donese zajednička odluka, odnosno da se postigne određeni rezultat.
Klasifikacija sastanaka i sastanaka
Sastanci i sastanci su formalni i neformalni. Kako bi se događaj uspješno proveo, prvo je potrebno odrediti njegovu prirodu.
Vrste sastanaka mogu se klasificirati prema upravljačkim funkcijama:
1. Sastanci planiranja, na kojima se raspravlja o pitanjima strategije i taktike organizacije, resursima potrebnim za provedbu planova;
2. Sastanci o motivaciji za rad, gdje se raspravlja o problemima produktivnosti i kvalitete, zadovoljstvu osoblja, razlozima niske motivacije, mogućnostima njezine promjene, pitanjima moralnog i materijalnog poticaja;
3. Sastanci o unutarnjem ustrojstvu, gdje se raspravlja o pitanjima strukturiranja organizacije, koordinacije djelovanja strukturnih jedinica, delegiranja ovlasti itd.;
4. Sastanci za praćenje aktivnosti zaposlenika posvećeni su raspravi o rezultatima aktivnosti, postizanju ciljeva, problemima poremećaja, niskoj produktivnosti;
5. Sastanci specifični za organizaciju, na kojima se raspravlja o operativnim pitanjima menadžmenta vezano za stanje u organizaciji, inovacijama i mogućnostima njihove implementacije, problemima opstanka, konkurentnosti, imidža, stila.
Postoji i klasifikacija sastanaka prema stilu održavanja:
1. Autokratski sastanci, gdje samo vođa ima pravo govoriti i donositi odluke. Sudionici na tim sastancima trebali bi slušati i odgovarati na pitanja upravitelja. Takvi se sastanci održavaju kada voditelj treba informirati ili dati upute svojim podređenima.
2. Besplatni sastanci nemaju dnevni red. Mogu se održati bez predsjedatelja. Takvi se sastanci svode na razmjenu mišljenja, odluke o kojima nisu fiksne. Takav sastanak održava se u obliku razgovora ili razgovora.
3. Sastanci za raspravu - način dobivanja odluka o bilo kojem pitanju generiranjem novih ideja i analizom predloženih rješenja kao rezultat zajedničkog rada grupe ljudi tijekom sastanka koji se održava prema određenim pravilima. karakteristična značajka ova metoda je nedostatak kritike i evaluacije iznesenih ideja.
Službeni događaj ima jasno definiran status i održava se u skladu s utvrđenim pravilima. Na takvom sastanku uvijek su prisutne posebno pozvane osobe. Glavne komponente događaja:
1. Dnevni red (popis pitanja o kojima će se raspravljati);
2. Izvještaji (izlažući bit pitanja);
3. Govori (rasprava o točkama dnevnog reda);
4. Amandmani (rasprava o izmjenama koje se predlažu za raspravu);
5. Debata (vođenje rasprave);
7. Sastavljanje protokola (pisani iskaz događaja);
8. Razno (rasprava o pitanjima koja nisu bila na dnevnom redu).
Na neformalnim sastancima ljudi se osjećaju opuštenije, ali treba se pripremiti i za takve događaje. Za neformalne sastanke potrebno vam je:
1. Popis tema za raspravu;
2. Domaćin događanja;
3. Protokol o postignutim dogovorima.
Neformalni događaji odvijaju se u više od mirno okruženje, ali ipak morate zapamtiti da je samo dobro organizirani sastanak ili sastanak daje pozitivan rezultat.
Svaki sastanak treba imati dnevni red koji treba unaprijed isplanirati. Dnevni red pomaže uštedjeti vrijeme i ne zadržavati se na sekundarnim pitanjima dugo vremena.
Dobro pripremljen dnevni red sastoji se od:
* svrha, datum, vrijeme i mjesto sastanka;
* popis pozvanih osoba;
* popis razmatranih problema;
* glavna tema;
* razno;
* datumi sljedećeg sastanka.
Federalna agencija za obrazovanje
Magnitogorsk Državno sveučilište ih. G. I. Nosova
Odsjek za psihologiju
esej poslovne komunikacije
Na temu: "Poslovni sastanci i sastanci"
Izradio: student grupe FFK 06-1
Grebenshchikova V.I.
Provjerio: Orinina L.V.
Osim poslovni razgovori i komercijalnih pregovora, u poslovnoj praksi rašireni su posebni oblici poslovnih razgovora - sastanci, koji su način otvorenog kolektivnog raspravljanja o određenim pitanjima. Oblici takve rasprave vrlo su raznoliki. To su kongresi, konferencije, simpoziji, sastanci, sjednice, seminari. Odluke koje se donose na tim događajima obično su učinkovitije od onih koje donosi uski krug menadžera.
SVRHA poslovnog sastanka je omogućiti slobodnu raspravu i doći do zajedničkog rješenja na temelju širokog spektra mišljenja.
Izabrala sam temu „Organizacija sastanaka“ jer je brainstorming kao oblik poslovni razgovor ima mnogo pozitivnih strana:
Prvo, povećava učinkovitost razmišljanja. Ruska poslovica "um je dobar, ali dvoje je bolje" nije nastala od nule, ona sadrži duboko značenje. Doista, originalnost ljudskog mišljenja leži u činjenici da je ono posebno učinkovito u uvjetima zajedničke intelektualne aktivnosti, jer se intelektualni rezultati ne zbrajaju, već množe. Poznato je da je većina plodnih ideja nastala tijekom zajedničke razmjene mišljenja.
Drugo, tijekom susreta jača se kreativno zajedništvo radnika, interesi pojedinih radnika uključuju u jedinstveni sustav kolektivnih zadataka, a unapređuju se i poslovne vještine njegovih sudionika.
Treće, u zajedničkom mentalnom radu, to se otkriva kreativni potencijal svaki od njih.
Nedovoljno dobro pripremljeni i loše vođeni sastanci, sazvani u svakoj prilici, nanose veliku štetu, jer “gutaju” dragocjeno vrijeme, odvajajući ljude od njihovog glavnog posla.
U opći pogled priprema za sastanak uključuje sljedeće radnje: definiranje tema, postavljanje dnevnog reda, definiranje ciljeva sastanka i njegovog ukupnog trajanja, datum i vrijeme početka, sastav sudionika, okvirni raspored rada.
Prilikom određivanja vremena početka sastanka treba voditi računa o ritmu rada. Kako se ljudi ne bi prisiljavali na beskrajno prebacivanje s jedne vrste posla na drugu tijekom dana, preporučljivo je održavati sastanke na početku ili na kraju radnog dana ili nakon pauze za ručak. Uzimajući u obzir ukupno potrošeno vrijeme (ne samo izravno za sastanak, već i za naknade, prijelaze, povratak i uključivanje u rad), početak i kraj sastanka treba planirati tako da nema praznih termina: ako završava 15 minuta prije pauze za ručak, te se minute mogu smatrati izgubljenima.
Sudionike sjednice potrebno je unaprijed obavijestiti o održavanju sjednice te ih upoznati s dnevnim redom, sa svim prave materijale tako da su njihovi nastupi unaprijed smišljeni.
Morate započeti sastanak na vrijeme i odmah dogovoriti sa sudionicima pravila zajedničkog rada, na primjer, ograničavanje vremena govora ili načina donošenja odluka. Nakon toga, jednom od sudionika treba povjeriti vođenje protokola.
Ova i druga pitanja zajednička organizacija poslovne sastanke i sastanke pobliže pogledati.
Poslovni sastanak (sastanak) - usmena komunikacijska interakcija grupe ljudi (tima). Ova vrsta komunikacije spaja različite žanrove: govornički monolog (uvodni i završna riječ izlagač, govori sudionika, izvješće), razgovor (razmjena informacija, promicanje i rasprava o idejama tijekom brainstorminga), diskusija.
Učinkovitost sastanka uvelike ovisi o talentu organizatora - o njegovim govornim vještinama i menadžerskim sposobnostima, kao i o pravi izbor vrsta sastanka i poznavanje njegovih obilježja.
Poslovni sastanci su:
1. Po obliku događaja:
1.1. konferencije
1.2. sastanci
1.3. sastanci
1.4. seminari, simpoziji
2. Prema obliku vođenja sastanka od strane voditelja:
2.1. diktatorski
2.2. autokratski
2.3. zbirno - prvo izvješće, rasprava, gdje sudjeluju samo te osobe,
imenovao vođa.
2.4. sporan
2.5. besplatno
3. Po pripadnosti sferi javnog života:
3.1. Zabava
3.2. unija za razmjenu
3.3. poslovni (administrativni)
3.4. znanstveni
3.5. ujedinjen
4. Po mjerilu:
4.1. međunarodni
4.2. sveruski
4.3. Republikanac
4.4. industrija
4.5. Regionalni
4.6. Regionalni
4.7. gradski
4.8. Regionalni
4.9. domaći
5. Prema mjestu održavanja:
5.1. lokalni
5.2. gostujući
6. Po učestalosti:
6.1. redovito
6.2. trajnog
6.3. jednom
6.4. časopis
7. Po broju sudionika:
7.1. u užem timu (do 5 osoba)
7.2. u proširenom sastavu (do 20 osoba)
7.3. predstavnik (više od 20 osoba)
8. Prema stabilnosti sastava sudionika:
8.1. s fiksnim sastavom
8.2. s gostujućom glumačkom postavom
8.3. s određenim popisom sastanaka
8.4. kombinirani
9. Po temi pitanja:
9.1 administrativni
9.2 tehnički
9.3 osoblje
9.4 financijski
9.5 tehnološki
10. Po zadacima:
10.1 problematično
10.2 poučno
10.3 operativni
11. Po dogovoru:
11.1 donošenje odluka
11.2 zadaci razjašnjavanja
11.3 Sažetak
Jedna od glavnih zadaća voditelja poslovnog skupa je iznijeti što više činjenica kako bi se potpunije sagledala složenost problema o kojem se raspravlja, kao i uključiti prisutne u proces rješavanja problema. Naravno, lider treba imati svoje stajalište o trenutnoj situaciji, ali potrebno je poznavati i stajalište drugih kako bi se shvatilo jesu li u pravu ili ne u svom poimanju problema. Ako je tuđe gledište ispravno, voditelj sastanka može promijeniti svoje viđenje situacije. Ako kolege griješe ili im nedostaje nešto značajno, on može pružiti činjenice koje nedostaju. Prava pitanja izvrstan su alat za usmjeravanje sastanka u pravom smjeru.
Učinkovitost sastanka uvelike ovisi o talentu organizatora - o njegovim govornim vještinama i menadžerskim sposobnostima. Često sastanak vodi sam voditelj.
Razlikuju se sljedeći glavni zadaci poslovnih sastanaka:
1) Saznati, analizirati stanje stvari (kako se planirano provodi, što se događa u timu ...); razmjenjivati informacije o temi o kojoj se raspravlja, koordinirati napore i donositi organizacijske zaključke. Ovi zadaci odgovaraju vrsti prikupljanja informacija.
2) Informirati zaposlenike o traženju rješenja problema, o novim iskustvima i mogućnostima njihove primjene, uvjeriti zaposlenike u ispravnost ekonomske politike koja se vodi. Za rješavanje ovih problema predviđen je eksplanatorni sastanak, odnosno sastanak – brifing.
3) Pronaći kolektivno rješenje problema, proizvesti, prikupiti ideje. Ovo je tip sastanka – problemski, ili “brainstorming”.
4) Odaberite i donesite konstruktivne odluke. To je zadatak sastanka – donositelja odluka.
5) Dati sudionicima potrebno znanje, poboljšati njihove vještine. Ova vrsta se zove konferencija ili sastanak obuke.
Ako je voditelj zainteresiran za stalni kontakt s timom, organizira redovite sastanke. Prema učestalosti okupljanja može biti jednokratno i periodično.
Ako bilo koji od sudionika sastanka osjeća neodoljivu žudnju za raspravom, voditelj bi trebao, zadržavajući smirenost, dopustiti grupi da opovrgne argumente debatanta. Nepotrebno brbljivi debatanti moraju se taktično prekinuti ne saslušavši njihove govore do kraja, od takvih govora u pravilu nema mnogo koristi. Ako imate posla s negativcem (dakle, osobom koja voli proturječiti), morate prepoznati i cijeniti njegovo znanje i iskustvo. Sramežljivi sudionici potiču se da postavljaju jednostavna pitanja kako bi ojačali svoje samopouzdanje. Ako sugovornik stalno postavlja pitanja umjesto da daje prijedloge, njegova pitanja trebaju biti upućena grupi.
Kako bi poslovni sastanak bio plodonosan, predsjedavajući mora vladati tehnikom vođenja rasprava. Prije svega, moramo nastojati voditi grupnu raspravu na civiliziran način. To podrazumijeva prisutnost delikatnosti u odnosima suparnika i, stoga, isključuje korištenje takvih sredstava argumentiranja vlastitog gledišta kao što su ismijavanje, prekidanje protivnika, oštri napadi protiv njih. Posebno se mora voditi računa da poslovni spor između sudionika bude jasan i vremenski ograničen, kao i da se izbjegnu osobni sukobi. Terminologija spora trebala bi biti jasna svim prisutnima.
Kad se priprema za raspravu, barem najviše ukupni plan boriti se za istinu, pokupiti najteže argumente. Posebno su impresivne precizne brojke koje se ne mogu opovrgnuti.
Što je viši položaj voditelja, to više vremena mora posvetiti sastancima, pregovorima, poslovnim sastancima i drugim oblicima međuljudske komunikacije. Vrijeme menadžera je često izgubljeno.
Sastanak je odlučan objasnidbeni rječnik kao izvedenica od glagola savjetovati se, odnosno dogovarati se, savjetovati, razgovarati s nekim zajedno o nečemu, kao “sastanak posvećen raspravi o bilo kakvim pitanjima, radnjama, mjerama”, koji se obično održava o operativnim pitanjima. Riječ "sastanak" ima sinonime - petominutni sastanak, letak, operativa, planski sastanak.
Dakle, pod sastankom se podrazumijeva takva vrsta aktivnosti upravljanja kada se određeni broj sudionika okuplja na unaprijed određenom mjestu u unaprijed određeno vrijeme kako bi raspravljali i donosili odluke o unaprijed određenim pitanjima.
Teško da postoji bilo koja druga vrsta aktivnosti koja gubi toliko vremena za toliko ljudi u isto vrijeme kao kada se održavaju sastanci.
Stoga skup treba posebno pažljivo pripremiti uz detaljno proučavanje svih organizacijskih i tehničkih mjera za njegovu organizaciju i provođenje. Razlozi za gubitak vremena i novca najčešće leže jednostavno u činjenici da su mnogi sastanci loše pripremljeni i organizirani, loše vođeni i nezadovoljavajuće sažeti. Prisjetite se pjesme V. Majakovskog "Protsessed".
Pogledajmo osnovna načela koja vam omogućuju da sastanak ili sastanak učinite što učinkovitijim.
Priprema za sastanak odvija se u tri faze:
1. Razvoj organizacijskih pitanja.
2. Rasprava o svim pitanjima koja treba razmotriti.
3. Održavanje poslovnog sastanka.
Svrha sastanka je "početak svih početaka", budući da što su konkretnije formulirani ciljevi sastanka, to je više nade u produktivan rezultat, i obrnuto, nejasna formulacija "raspraviti stanje pitanja" čini ne ciljajte na ništa konkretno. Na mnogim sastancima sudionici se nikako ne mogu složiti jer zapravo razgovaraju o različitim stvarima.
Rad na pripremi sjednice započinje donošenjem odluke o potrebi njezina održavanja, pitanjima koja se na nju stavljaju i predloženim sudionicima, vremenu i mjestu održavanja sjednice.
Bolje je zakazati sastanak na početku ili na kraju radnog dana kako ne biste pokvarili radni dan, ritam rada i ne prisiljavali ljude da prelaze s jedne vrste aktivnosti na drugu. Nije potrebno održavati sastanke (sastanke) uoči vikenda, a posebno praznika, jer sudionici događaja ne bi trebali nikuda žuriti. Osim toga, morate odmah razmotriti mjesto sastanka.
Prije sastavljanja pozivnica potrebno je odabrati mjesto kako bi se točno naznačilo mjesto sastanka. Pri odabiru sobe prije svega se vodi računa o broju sudionika. Mora se osigurati dovoljan broj rezervnih mjesta: za manji sastanak dodatne 2-3 stolice, za velike sastanke najmanje 15-20 mjesta. Osim toga, pri odabiru sobe vodite računa o mogućnosti korištenja tehničkih sredstava.
Dnevni red je prvi dokument koji se sastavlja u pripremi za sjednicu.
Prilikom sastavljanja dnevnog reda preporuča se prva staviti pitanja na kojima je više pozvanih. Nakon njihovog razmatranja, pozvani mogu otići. Ostala pitanja poredana su po složenosti od složenijih i dugotrajnijih prema jednostavnijim.
U dnevnom redu navode se pitanja o kojima će se raspravljati, imena, inicijali i položaj izvjestitelja o svakom pitanju.
Popis sudionika je drugi dokument koji treba pripremiti.
Pozvati na bilo koju vrstu sastanka trebali bi biti samo oni koji se ne mogu izostaviti. To su zaposlenici kojih se predmetna problematika izravno tiče te donositelji odluka ili zaposlenici s posebnim znanjima ili iskustvom u rješavanju sličnih problema. Poželjno je ograničiti broj sudionika sastanka (ne više od 15 osoba), inače proces postaje neupravljiv.
Vrlo važna točka u pripremi produktivnog sastanka je pozivnica. Ako se na sastanku treba donijeti važna odluka, voditelj ne bi trebao pozivati sudionike preko tajnice telefonom. U ovaj slučaj poziv se mora poslati svim sudionicima pisanje. U pozivu se navodi datum, dnevni red, govornici, a može se navesti i popis pozvanih.
To omogućuje pozvanima da razmisle o stanju problematične situacije, pruža priliku da razviju stav i prikupe činjenice kako bi opravdali svoju odluku, određuje trajanje sastanka itd.
Dakle, imajući dnevni red, popis sudionika, znajući mjesto i vrijeme sastanka, počinju obavještavati sudionike. Obavijest sudionika sastanka treba izvršiti unaprijed kako bi mogli planirati svoj radni dan.
Obavijest se može izvršiti na dva načina: pisanim putem (pozivom) ili usmeno (telefonom).
Najvažnije mjesto u pripremi sastanka je priprema nacrta odluke o pitanju o kojem se raspravlja ili nacrta završnih dokumenata. Sastanak se održava radi usvajanja ovih odluka i odobravanja završnih dokumenata. Prisutnost projekata omogućuje vam da dublje prodrete u dokumente, napravite izmjene i brzo ih raspravite. Od djelatnika koji pripremaju pitanje potrebno je zahtijevati nacrte rješenja i organizirati njihovo izvršenje.
Svi dokumenti predloženi za sastanak moraju se prikupiti najmanje 48 sati unaprijed, kopirati i distribuirati 24 sata prije sastanka.
Prilikom pripreme sastanka trebali biste saznati financijske troškove potrebne za njegovo provođenje: najam prostorije i opreme za demonstraciju, kupnju tiskanice, cvijeća, vode, organiziranje stanke za kavu itd. Reprodukcija informativnih materijala za sudionike sastanka također može biti značajan stavka rashoda.
U pripremnoj fazi utvrđuje se ukupan obim posla tijekom servisiranja sastanka i po potrebi se predlaže stvaranje radne skupine za pripremu sastanka. Potrebno je pažljivo razmotriti sastav grupe, tko od zaposlenika treba obavljati koji posao, u koje vrijeme će svaki od njih biti uključen u opsluživanje sastanka. Prilikom organiziranja velikih sastanaka s velikim brojem sudionika, pitanje organiziranja sastanka treba riješiti nalogom uprave.
U pripremna faza uključuje i brigu o prijevozu sudionika.
Pripremna faza završava pripremom prostora za skup i njegovim tehničkim opremanjem.
najbolje mjesto za sastanak je posebno opremljena prostorija sa Okrugli stol, zidni satovi, bez telefona i birača (preporučljivo je imati telefon i birač u susjednoj prostoriji kako biste mogli izaći po pomoć ili pozvati stručnjaka koji vam je potreban, a da ne ometate druge). Soba za sastanke mora biti dobro prozračena.
Nije nimalo svejedno kojim redom sjede sudionici sastanka. Redoslijed sjedenja, počevši od 6 sudionika, treba utvrditi pomoću posebnih kartica prije nego se sudionici sastanka pojave. Predstavnici natjecateljskih skupina ne bi trebali sjediti jedni nasuprot drugima, inače će se svaki rub stola pretvoriti u rov, a sukobi će nastati sami. Ljudi koji se ne sviđaju sjede što je moguće dalje.
Vođa bi trebao sjediti u sredini. Poželjno je da može gledati u oči najvećem broju sudionika sastanka.
Sastanak mora početi na vrijeme. Ne kažnjavajte one koji su stigli na vrijeme tjerajući ih da čekaju one koji kasne. Voditelj koji na prvom susretu čeka jednog sudionika, na drugom će čekati sve.
Predsjedavajući treba vrlo jasno odrediti svrhu sastanka. Započnite sastanak s pozitivnom notom. Problem koji treba riješiti mora biti predstavljen na zanimljiv, figurativan i entuzijastičan način. Otvaranje sastanka ne smije trajati duže od dvije minute.
Sudionici skupa govore poimenično redoslijedom poziva. Uvijek treba govoriti samo jedna osoba. Previše pričati jednako je nepristojno kao i šutjeti cijelo vrijeme. Izleti u prošlost i skretanja s teme koje pojedini sudionici dopuštaju trebaju biti netolerantni. Na sastanku treba dosljedno, korak po korak, pristupiti rješavanju postavljenog problema.
Ne možete komentirati riječi podređenog koji govori na podiju, prekidati ga tijekom govora, grubo ga prekinuti usred rečenice, ako se mišljenje o pitanju o kojem se raspravlja ne podudara s mišljenjem vođe.
Važna točka je dokumentiranje sastanka, odnosno snimanje tijeka rasprave o pitanjima koja su na dnevnom redu. Tijekom skupa i nakon njega potrebno je prikupiti tekstove govora koji nisu unaprijed dostavljeni. Tijek sastanka može biti transkribovan, fonogram, video zapis, zapisnik.
Najbolja opcija za operativne sastanke je njihovo snimanje. Zapisnik mora voditi tajnik ili posebno određena osoba. Kvaliteta snimanja govora ovisi o njegovim kvalifikacijama, sposobnosti prodiranja i razumijevanja suštine pitanja o kojima se raspravlja. Stoga je imenovanje osobe koja će voditi zapisnik ključni dio pripreme sastanka. Protokol se vodi, u pravilu, kratko i sažeto.
Glavni dio teksta protokola izgrađen je u dijelovima koji odgovaraju točkama dnevnog reda. Svaka stavka može imati sljedeće dijelove:
SLUŠALI
IZVEDENA
ODLUČIO (ODLUČIO)
Završni dio dijela svake točke dnevnog reda je zapisnik donesene odluke o raspravljenom pitanju. Protokol sadrži popis osoba odgovornih za provedbu donesene odluke, kao i osobe koje se moraju upoznati s protokolom.
Rezultat postignut na sastanku treba formulirati kratko i definitivno.
Potrebno je odmah utvrditi koji koraci trebaju uslijediti nakon odluke, tko ima koje obveze, tko je odgovoran za provedbu odluke, tko kontrolira njezinu provedbu.
Oblici organizacije proizvodnog rada poduzeća su sastanci i sastanci. Imaju različite svrhe i metode implementacije.
Definicija
sastanak- sastanak pravog kruga ljudi, čija je svrha razmatranje aktualnih pitanja.
Sastanak- sastanak ujedinjen zajedničke aktivnosti ljudi za raspravu o aktualnim pitanjima i problemima.
Usporedba
članovi
Na svakom događaju postoje razliciti ljudi. Sastanak karakterizira uži format uz sudjelovanje, u pravilu, užeg kruga zainteresiranih osoba. Među njima mogu biti, na primjer, voditelji strukturnih odjela, vodeći stručnjaci ili predstavnici različitih tvrtki. Ponekad je sastanak sudski, održava se radi donošenja odluke o slučaju.
Susret je masovni događaj. Može mu prisustvovati cijelo osoblje poduzeća. Roditeljski ili izborni sastanci također su primjeri.
Predmet rasprave
Razlika između sastanka i sastanka leži u tome koje se teme pokreću na događaju. Stoga se dogovara sastanak na kojem se razmatraju pitanja upravljanja proizvodnjom, prikupljaju informacije o stanju stvari i identificiraju problematična područja. Ljudi za okruglim stolom samo dogovaraju, a tu je svačije mišljenje vrlo važno, za razliku od sastanka na kojem je ponekad dovoljno samo prisustvovati kako bi se dobile potrebne informacije.
Na sastancima dnevni red uključuje općenitija pitanja koja su se nakupila tijekom vremena i važna su za cjelokupnu radnu snagu. Na ovakvim sastancima ponekad se dotaknu i teme koje nisu izravno vezane uz proizvodnju. Na primjer, možemo govoriti o pripremama za nadolazeći praznik.
Ciljevi
Priroda sastanaka je operativna. Ciljevi ovakvih sastanaka su prilagodba tekućih aktivnosti, poboljšanje procesa rada. Sastanak završava rezolucijom.
Na sastancima se često sumiraju rezultati, dodjeljuju priznanja, izvješćuju o uvjetima rada i planovima za bližu budućnost. Tijek sjednice i odluke donesene na njoj bilježe se posebnim protokolom.
Frekvencija
Analizirajmo razliku između sastanka i sastanka s obzirom na učestalost njihovog održavanja. Dakle, od dvije vrste događaja, sastanci se češće sazivaju. Daje im se određeno vrijeme. Ali priroda takvih sastanaka može biti i neplanirana, ako je to opravdano hitnom potrebom.
Važan aspekt upravljanja poduzećem je održavanje sastanaka i konferencija, tijekom kojih poslovni razgovor. Kako bi sastanci i sastanci bili učinkoviti, preporučljivo je da se njihovi voditelji (predsjednici) pridržavaju sljedećih preporuka. Prije sastanka (sastanka):
1. Pripremite dnevni red tj. popis pitanja koja će se riješiti na sastanku (sastanku). Ova pitanja se mogu tretirati kao
negiranje ranije donesenih odluka, kao i na nove probleme koji su nastali nakon prethodnog sastanka (sastanka).
2. Odlučite tko bi trebao prisustvovati sastanku i obavijestite ih unaprijed. Proizvodnom sastanku u pravilu prisustvuju svi članovi radnog kolektiva. Na sastanak se pozivaju samo djelatnici koji su kompetentni za rješavanje nastalih problema.
3. Odaberite odgovarajuće mjesto i vrijeme. Provjerite je li mjesto opremljeno svime što vam je potrebno. Odredite vrijeme potrebno za raspravu o tim pitanjima. Imajte na umu da idealno trajanje sastanaka (sastanaka) nije duže od sat i pol. Ako sastanak mora trajati duže, dopustite stanke.
4. Podijelite dnevni red. Dnevni red treba biti u rukama zaposlenika nekoliko dana prije sastanka (sastanka) kako bi se mogli pripremiti za sastanak (sastanak).
5. Unaprijed odredite glavnog govornika i sugovornike.
6. Prethodno razgovarajte sa svakim sudionikom sastanka, saznajte njihov stav. Ovo će vam pomoći da predvidite konfliktne situacije i planirati njihovo rješavanje uz održavanje kohezije tima.
7. Važan je i izbor mjesta za sastanak. Soba bi trebala biti opremljena udobnim namještajem, imati normalnu temperaturu zraka. Sudionike sastanka najbolje je smjestiti za okrugli stol, kada je svaki od njih okrenut prema drugima. Za bolju komunikaciju ispred sudionika poželjno je postaviti natpise s punim imenima, jasno vidljive svim prisutnima.
Tijekom sastanka (sastanka):
1. Raspravite o dnevnom redu te ga po potrebi izmijeniti kako bi se uzele u obzir nove okolnosti koje su se pojavile u posljednje vrijeme.
2. Pratite vrijeme kako bi se pravila poštovala, budući da ga rasprava koja se odvija može slomiti.
3. Pratiti slobodu izražavanja mišljenja sudionika skupa, bez obzira na njihov službeni položaj. Potrebno je taktično obuzdati energiju onih koji su po svojoj prirodi navikli preuzeti inicijativu, dajući manje aktivnim sudionicima priliku da govore ranije.
4. Tijekom rasprave zauzmite neutralan stav u odnosu na iznesena mišljenja.
5. Pripazite na nove sukobe i intervenirajte ako je potrebno. Djelujte kao posrednik u smirivanju situacije.
6. Povremeno provjerite je li grupa spremna donijeti odluku. Ne smijete propustiti trenutak kada je grupa došla do dogovora i nova rasprava ne može više ništa značajno dodati.
7. Držite se pravila odlučivanja koje je razvila grupa. Ako postoje neslaganja, mora se pristupiti glasovanju i odluka donijeti većinom glasova.
8. Prije nego završite sastanak (sastanak), sumirajte rad. Pitajte grupu treba li se ponovno sastati. Važno je da ljudi napuste sastanak (sastanak) s jasnim razumijevanjem koji bi sljedeći koraci trebali biti. Kada sastanak završi bez donošenja ikakvih odluka, može doći do osjećaja razočarenja i razočarenja.
Nakon sastanka (sastanka):
1. Analizirati tijek posljednjeg susreta (sastanka). Potrebno je razmotriti je li sastanak (sastanak) ispunio svoje zadatke i je li nakon njega ojačana kohezija grupe.
2. Pripremiti i distribuirati sažetak rezultata sastanka (sastanka). Bilježenje pojedinosti o tome što je dogovoreno, koji su problemi riješeni i koje sljedeće korake treba poduzeti trebalo bi podsjetiti članove tima na posao koji moraju obaviti.
3. Popravite prekinute odnose neformalnim razgovorom. Ako je tijekom sastanka (sastanka) došlo do žestoke rasprave, vjerojatno su se odnosi među nekim članovima grupe pokvarili i oni su uznemireni ili uvrijeđeni napustili sastanak. Razgovarajte s njima i smirite ih.
4. Promatrajte kako se članovi grupe nose sa zadacima koji su im dodijeljeni. Morate provjeriti postoje li problemi kada zaposlenici obavljaju određene zadatke.
Tipični nedostaci održavanja sastanaka su:
Nepotrebno velik broj sastanaka;
Nejasna tema sastanka;
Neproduktivno gubljenje vremena zbog nepotrebnih razgovora;
Neopravdano velik broj sudionika;
Nedovoljan broj sudionika;
Nepostojanje protokola, unatoč potrebi za njim;
Nedovoljno jasna formulacija odluka.
