Vođenje poslovnih sastanaka i konferencija. Kako organizirati sastanak i voditi zapisnik
Sastanak je zajedničko prisustvo grupe (kolektiva) građana na određenom mjestu radi raspravljanja o raznim temama ili rješavanja određenih problema.
Postoji još jedan koncept sastanka - ovo je okupljanje cijelog radnog kolektiva poduzeća ili organizacije za rješavanje bilo kakvih hitnih pitanja i donošenje informacija masama odluka o upravljanju.
Jedna od najtežih opcija za poslovnu interakciju su sastanci – osobito ako se održavaju u situaciji sukoba ili krize u organizaciji. Za niz organizacija sastanci su najviše tijelo upravljanja. Stoga dokumenti nastali kao rezultat njihova rada uvijek utječu na strateške planove organizacije i utječu na psihološku klimu u timu.
Glavne smjernice u pripremi sastanaka su regulatorni i upravni dokumenti koji reguliraju aktivnosti same organizacije kao cjeline i sastanka kao kolegijalnog upravljačkog tijela. Ovi dokumenti uključuju: memorandum o udruživanju, povelju organizacije, zakonodavni akti, igrajući ulogu standardnih odredbi takvih institucija. Takvi dokumenti često sadrže naznake raspona pitanja koja se mogu podnijeti na kolegijalnu raspravu, uvrstiti na dnevni red sastanka. Osim toga, organizacijski i administrativni dokumenti često sadrže opis postupka pripreme za sastanak, pravila ovog rada, koja određuju stupanj relevantnosti određenih tehnologija poslovne interakcije.
Praksa pokazuje da u konfliktnim situacijama veliki značaj stječe kako je točno sastavljen dnevni red sastanka. Vjerojatnost konstruktivnog rješenja sukoba povećava se ako dnevni red uključuje samo pitanja koja izravno utječu na bit sukoba, predmet proturječja koja su se pojavila. Ako se uz sam sukob tijekom sastanka pokušaju riješiti neka dodatna pitanja, onda takav dnevni red stvara preduvjet za lavinski razvoj sukoba. To je zbog privlačnosti za izravnu interakciju u isto vrijeme veliki broj od ljudi. Njihovi divergentni interesi, spojeni s datim konfliktna situacija odnos prema suparništvu može izazvati daljnje širenje područja sukoba, rast i kompliciranje nastalih proturječja.
Mnogi poslovni sastanci i konferencije održavaju se u obliku diskusija. U masovnoj raspravi svi su sudionici, osim predsjedavajućeg, u ravnopravnom položaju. Posebno pripremljeni govornici nisu imenovani, u isto vrijeme, svi su prisutni ne samo kao slušatelji. Posebno pitanje raspravljano u određeni red, obično u skladu sa strogim propisima i pod vodstvom službene osobe.
Za formiranje sastanka i spremnost na sadržajnu komunikaciju nekoliko dana prije njega može im se dostaviti potvrda o osnovanosti problema o kojem se raspravlja. Za njegovu izradu preporučljivo je stvoriti skupinu stručnjaka usmjerenih na provođenje sveobuhvatne analize stanja u organizaciji.
Materijali za sjednicu (dnevni red, sažeci ili tekstovi izvješća, nacrti odluka i sl.) budućim sudionicima sjednice dostavljaju se u pravilu najkasnije tri do četiri dana prije njezina početka. To im omogućuje da unesu izmjene u već izrađene dokumente, a zatim promptno dostave svoje prijedloge tijekom sastanka.
Psihološki, rad s dokumentima već tijekom samog sastanka omogućuje smanjenje vjerojatnosti pogoršanja osobnih antipatija između sukobljenih strana. Poziv na dokument, zaobilazeći izravnu interakciju s protivnikom, uvođenje dokumenta kao posredničke veze smanjuje vjerojatnost izbijanja afektivnih reakcija, sukob se odvija prema scenariju eksplozije.
Rješavanje sukoba tijekom sastanka scenarij igrečesto postaje lakše upravljivo ako je moguće usvojiti zajednički propis. Da biste olakšali rad na nacrtu propisa, možete koristiti sljedeću uobičajenu shemu za održavanje sastanaka kao početni radni dio:
- · Uvod u ukupnom trajanju od 3 do 5 minuta, u kojem Opća pravila rad sastanka, način njegovog održavanja, okvirno vrijeme završetka;
- glavno izvješće u trajanju od 25 do 30 minuta (ako se na sastanku iznose dijametralno suprotna stajališta sukobljenih strana, tada treba svima dati jednako vrijeme za iznošenje svojih stavova, ali poželjno je da ukupno ne bude duže od 30 minuta, u suprotnom kao rezultat prirodnog umora, publika jednostavno postaje nepažljiva);
- · pitanja govornicima i njihovi odgovori (svako pitanje i odgovor - ne više od 2 minute);
- · govori sugovornika, dodatne poruke (ne više od 10-15 minuta za sve govornike s dodatnim porukama zbog razloga navedenih u stavku 2.);
- pitanja sugovornicima (ne više od 1 minute za svako pitanje i odgovor na njega);
- · govori sudionika skupa (5-7 minuta);
- · odgovori govornika (ne više od 5 minuta svaki);
- · odgovori sugovornika (ne više od 3 minute svaki);
- reference tijekom sastanka (ne bi trebalo biti više od tri do pet, kako ne bi odvratili pažnju od glavne teme i ne pobudili osjećaj loše prethodne pripreme za sastanak; jedna referenca ne bi trebala biti dulja od 3 minute );
- Čitanje nacrta odluke sastanka (ne više od 5 minuta);
- Prijedlozi nacrta odluke (ne više od 1-3 minute za svaki);
- Sumiranje rezultata sastanka (ne više od 10 minuta).
Ako ima 50-75 sudionika, smatra se da je optimalna pauza od 10 minuta svaki sat. Kod većeg broja sudionika preporučljivo je napraviti pauzu nakon 1,5-2 sata rada u trajanju od 15-20 minuta.
Navedena shema strukturiranja sastanka po sadržaju i vremenu je okvirna. No koliko god neizvjesno bilo što će se dogoditi tijekom sastanka, organizatori prvo moraju razmisliti i izraditi vlastiti nacrt pravilnika. Ako se u kontekstu konflikta tijekom sastanka započne rasprava o potpuno nepripremljenom propisu, onda samo ovo radno pitanje može postati dodatni razlog za aktiviranje konfliktnih postavki, beskorisnog “obračunavanja”.
Povećana emocionalna uzbuđenost, karakteristična za svaki javni govor, a još više za govor na skupu u vezi s konfliktnom situacijom, zahtijeva od svakog govornika da ozbiljno prouči strukturu i sadržaj svoje poruke. Svaki govor mora nužno sadržavati konstruktivne prijedloge za rješavanje problema o kojem se raspravljalo na sastanku. U situaciji sukoba na sastanku posebno su opasne emotivne primjedbe koje vrijeđaju prisutne. Stoga emocionalne napade treba isključiti iz javnog nastupa.
Ako je govor izvještajnog karaktera, mora sadržavati:
- kratka definicija svrhe poruke;
- iskaz glavnih činjenica;
- sažetu, jasnu izjavu o predloženim načinima rješavanja problema;
- · Kratak sažetak.
Predavači predviđeni prema pravilniku trebaju unaprijed pripremiti tekst svog govora. Materijal za prezentaciju mogu biti podaci dobiveni kao rezultat analize slučajeva u organizaciji. Osim toga, izvješće treba biti usklađeno s dnevnim redom i postojećim podacima o izvješćima organizacije. Izvješće ne bi trebalo biti pretrpano digitalnim materijalom: trebali bi se koristiti samo ključni pokazatelji kako bi se publici pomoglo u procjeni trenutne situacije i razumijevanju značenja predloženih rješenja.
Kada se govornik priprema za govor, može se preporučiti da tekst referata pročita naglas u ritmu i na način na koji će to učiniti na skupu. To vam, prvo, omogućuje određivanje i podešavanje vremenskog okvira izvedbe. Drugo, doprinosi bržem snalaženju u tekstu. Takva orijentacija vrlo je korisna u emocionalno nabijenoj atmosferi sastanka, kada govornik može biti prekinut, on sam može zalutati ili ako se ponovno treba vratiti na neki fragment govora. Budući da je skupština skupo kolegijalno tijelo strateški menadžment, onda je vrijeme koje je govornik potrošio na pripremni rad na svom govoru sasvim opravdano.
Prilikom rješavanja konfliktnih pitanja od strane organizatora skupštine veliku pozornost treba posvetiti izradi zapisnika koji je važan organizacijski i upravni dokument. Ovaj protokol treba bilježiti tijek rasprave o postavljenim pitanjima, postupak donošenja odluka i same odluke sastanka.
U modernim uvjetima zapisnik se često ne sastavlja tijekom sastanka, već na temelju video ili audio zapisa. S obzirom na brzinu i jednostavnost obrade i dokumentiranja, poželjna je digitalna snimka sastanka. Ali čak i u slučaju korištenja digitalne tehnologije, kako se ne bi propustili značajni trenuci sastanka, još uvijek se preporučuje popratiti audio ili video zapisom onoga što se događa pripremom nacrta rukom pisanog protokola koji označava vrijeme ključnih događaja . Takav protokol pomaže u budućnosti dešifrirati ono što je snimljeno na vrpci i kvalitativno ga odražavati u sadržaju glavnog protokola.
Od velike važnosti za protokol kao i za službeni dokument je poštivanje pravila za njegovo izvršenje. Zapisnik je datiran danom održavanja, a ne trenutkom potpisivanja. Ako je sastanak trajao više dana, tada se zapisnik datira danom početka i danom završetka koji se označavaju crticom. Osim toga, u zapisniku se navodi njegov redni broj, koji odgovara rednom broju sjednice. Naveden je i naziv mjesta gdje je održan sastanak.
Prilikom sastavljanja protokola treba uzeti u obzir da se, prema cjelovitosti pokrivenosti pitanja o kojima se raspravlja, takvi dokumenti dijele na potpune i kratke. U kratkom protokolu navedite ime govornika, temu referata, imena govornika. Sadržaj govora nije prikazan u sažetku protokola. Ako je sastanak posvećen rješavanju sukoba, tada se takav zapisnik može sastaviti samo ako postoje sredstva za fiksiranje sadržaja izvješća i govora (transkripti, ovjereni tekstovi izvještaja i govora, zvučni audio ili video zapisi). U tom slučaju u zapisnik se upisuje da su mu priloženi odgovarajući detaljni snimci govora. Ako to nije moguće, potrebno je izraditi detaljan protokol koji u potpunosti odražava tijek rasprave, predložene i donesene odluke.
Tijekom sastanka završna verzija gotovo je nemoguće sastaviti potpuni protokol. Stoga se sastavlja nacrt protokola. Prilikom odlučivanja osjetljiva pitanja Zapisnik ove vrste može sastaviti ne jedan, već više sudionika sastanka, koji potom u roku od pet dana sastavljaju i sastavljaju konačnu verziju zapisnika.
Cjelovit zapisnik potpisuju predsjedavajući i tajnik sjednice. Konačne odluke sjednice priopćuju se njezinim sudionicima u obliku samostalnih dokumenata – rezolucija i odluka, koji nastaju na temelju materijala sadržanog u zapisniku.
Poštivanje ovih procedura, iako ne jamči potpuno rješenje nastalih proturječja, ipak stvara preduvjete za konstruktivan i učinkovit rad sastanka. Zbog velikog broja sudionika, nestandardne situacije tijekom sastanaka, sposobnost samokontrole ljudi se smanjuje, učinkovitost predviđanja se pogoršava. Opisani postupci igraju ulogu orijentacijskih shema zapisanih na papiru u nestandardnoj situaciji. Oslobađajući umove ljudi od takvih shema, organizatori skupa olakšavaju njegovim sudionicima intenzivan rad na biti problema, a ne na samom zadatku vođenja skupa.
Općenito, pripreme za sastanak trebaju biti usmjerene na omogućavanje maksimalne koncentracije pozornosti njegovih sudionika na bit proturječja koje se rješavaju. U tu svrhu treba organizirati rješavanje svih eventualnih proceduralnih pitanja, kao i kontrolu pripreme svih potrebnih informacija, u biti dostavljenih za raspravu o problemu.
I u fazi pripreme za sastanak i tijekom njegovog održavanja potrebno je uzeti u obzir individualne karakteristike sudionika sastanka. Organizatori su dužni osigurati da sudionici shvate da o njihovoj volji i namjerama uvelike ovisi učinkovitost djelovanja cijele organizacije u cjelini.
Sastanak je obavezan događaj u kojem sudjeluju svi članovi organizacije, na primjer, godišnji sastanak dioničara ili opći sastanak članova zadruge. Postupak održavanja sastanka reguliran je statutom odgovarajuće organizacije, tijek sastanka i donesene odluke upisuje se u posebnu ispravu – zapisnik sa sastanka.
Za razliku od sastanka, sastanku prisustvuje određeni fiksni krug osoba, u pravilu, koji su predstavnici različitih tvrtki ili odjela poduzeća. Sastanci su obično redovni, sastanak striktno
podijeljeno vrijeme, najčešće jednom tjedno, a namijenjeni su raspravi o aktualnim temama, iako može doći do neplaniranih sastanaka uzrokovanih produkcijskim potrebama. Zapisnik sa sastanka nije potreban, ali odluka se obično donosi na kraju sastanka.
Poslovni sastanci se dijele na poslovni razgovori i pregovorima. Poslovni razgovori vode se u slobodnoj formi, osmišljeni za raspravu o svim nastalim problemima i ne završavaju nužno odlukom. Pregovori su namijenjeni rješavanju ozbiljnih pitanja zajedničkih aktivnosti poduzeća, razgraničenja područja djelovanja, razvoja politike cijena itd. Završavaju usvajanjem završnih dokumenata ili usmenih izjava.
Zbog specifičnosti svog posla, svaki trgovac često mora sudjelovati na raznim sastancima, konferencijama i poslovnim sastancima, ali i sam organizirati te događaje. Za njihovu organizaciju i provođenje potrebno je poštivati utvrđeni postupak jer često o tome ovisi uspjeh svih komercijalnih poslova.
Prilikom pripreme sastanka, sastanka ili pregovora morate:
1. Odaberite i jasno formulirajte dnevni red. Na dnevnom redu mogu biti dva ili tri glavna pitanja i tri ili četiri sporedna. Ako je malo glavnih pitanja, tada će sastanak teći sporo i trajati onoliko koliko ih ima dovoljno, a s velikim brojem pitanja rasprava će postati površna.
2. Odredite sastav sudionika (za sastanak, pregovore). Izuzetak su produkcijski sastanci koji se održavaju redovito (obično jednom tjedno) uz stalni sastav sudionika.
3. Odaberite dan i vrijeme događaja. Tijekom pregovora dan i vrijeme se unaprijed dogovaraju sa svim sudionicima.
4. Obavijestite sudionike o danu i vremenu održavanja. Prilikom održavanja sastanka, poželjno je to učiniti 5-7 dana unaprijed. O danu i vremenu produkcijskog sastanka obavještavaju se samo osobe pozvane na isti koje nisu stalni sudionici sastanka.
5. Postavite očekivano trajanje događaja i upozorite sudionike na to. Iskustvo pokazuje da najava vremena završetka sastanka ili sastanka skraćuje njegovo trajanje za 10-15%.
6. Pripremite glavno izvješće ili poruku i odredite obvezne sudionike rasprave. Izvješće mora biti konkretno, odražavati bit pitanja koje se razmatra, zaključci moraju biti potkrijepljeni. Opširnost i nedorečenost izvješća ili poruke izaziva ravnodušnost slušatelja.
7. Odaberite i pripremite sobu. Mora se paziti da soba bude dovoljno udobna da primi sve sudionike. Stolica ne bi trebalo nedostajati. Prilikom organiziranja pregovora na stolovima ispred svakog sudionika preporučljivo je staviti karticu s prezimenom, imenom, patronimom i nazivom tvrtke koju predstavlja. Na stolovima također treba biti papir i pribor za pisanje, možete staviti bezalkoholna pića. Smatra se dobrim ponašanjem poslužiti čaj ili kavu tijekom pregovora s malom količinom peciva.
Morate početi s radom u pravo vrijeme. Odgađanje početka sastanka ili sastanka obično rezultira time da se sudionici sastanu vrlo kasno sljedeći put kada se sastanak održava. Uobičajeno je da sve strane striktno poštuju vrijeme početka pregovora; kašnjenje na pregovore smatra se izrazitim nepoštivanjem partnera i može dovesti do neželjenih posljedica.
Atmosfera tijekom sastanka (konferencije) ili poslovnog sastanka treba biti prijateljska. Osobni napadi u odnosu na sudionike, obračuni su nedopustivi.
Za vođenje sjednice bira se predsjedavajući. Glavne dužnosti predsjednika su:
slijedi pravila;
objaviti ime i položaj govornika, naziv organizacije čiji je predstavnik.
Voditelj sjednice mora ispunjavati određene uvjete od kojih su glavni: kompetentnost, nepristranost, sposobnost jasnog i jasnog izražavanja te tolerancija prema tuđem mišljenju. Predsjedavajući nema pravo izražavati svoju sklonost jednom ili drugom mišljenju ili sudioniku na sjednici, kao ni nametati svoje mišljenje. On bi ipak trebao iznijeti svoje prijedloge.
Važna prekretnica svaka skupština ili sastanak je donošenje odluke. U takvim trenucima sastanak često postaje bespomoćan, kao da gubi energiju. To se događa jer sudionici ne mogu shvatiti da je vrijeme za odluku ili oklijevaju, ne usuđujući se izabrati. U takvim slučajevima najbolje je odabrati jedan prijedlog i nastaviti ga razmatrati. Važno je ne propustiti trenutak kada raspravu treba zaključiti - tu je potrebno iskustvo i vještina predsjedatelja. Dobar način- međuglasovanje. Sažima sljedeću fazu rasprave. Ne treba, međutim, prenagliti s konačnim glasovanjem, jer moguće je donijeti odluku koju odbacuje manjina. U tom slučaju pripadnici manjine mogu poduzeti mjere kako bi dokazali da većina nije u pravu, što može dovesti do nastavka rasprave i gubitka već postignutih rezultata.
Posebna vrsta sastanka je takozvani "brainstorming". Takav sastanak se održava kada je potrebno odlučiti težak problem, pronaći izlaz iz zbunjujuće situacije, donijeti odgovornu odluku.
Za održavanje takvog sastanka, prije svega, potrebno je jasno formulirati zadatak - samo jedan, najteži ili najvažniji. Poželjno je da u raspravi sudjeluje najviše 7-12 osoba. Preporučljivo je rasporediti stolice u krug tako da nema "galerije" i "prezidija". Potrebno je strogo odrediti vrijeme rasprave. Nedostatak vremena stvara stres, poticajno aktivnost mozga. Optimalno vrijeme za takav sastanak je oko 30 minuta. Nitko ne bi trebao kritizirati predložene prijedloge. Većina ljudi ne može raditi kreativno u uvjetima moralnog hazarda, ako netko bude srušen, drugi će razmišljati samo o tome kako ne ispasti gluplji od svih ostalih. Na početku rasprave u pravilu se iznose banalne, prazne ideje. Zabrana kritike olakšava iznošenje bilo kakvih ideja, među kojima mogu biti i vrlo vrijedne. Preporučljivo je odabrati najbolje ideje umjesto odbacivanja najgoreg, ono što se sada čini neupotrebljivim može kasnije dobro doći. Ne treba utvrđivati autorstvo ideja - najbolje ideje su uvijek proizvod kolektivne kreativnosti.
Kad se čini da je izlaz pronađen teška situacija, preporučljivo je podijeliti se u dvije skupine - "pobornici" i "protivnici" i pokušati pronaći slabe točke u razvijenom rješenju. Konačna odluka mora biti jasno formulirana i zabilježena.
Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja jednostavno je. Koristite obrazac u nastavku
Studenti, diplomanti, mladi znanstvenici koji koriste bazu znanja u svom studiju i radu bit će vam vrlo zahvalni.
Domaćin na http://www.allbest.ru/
Ssadržaj
- Uvod
- 1.1. Koncept "sastanka" i "sjednice"
- 1.2. Organizacija sastanka
- 1.3. Vrste i način održavanja sastanaka
- 1.4. Poboljšanje učinkovitosti sastanaka i sjednica
- Zaključak
Uvod
Predmet kontrolni rad"Susreti i sastanci, opći i posebni znakovi."
Među različiti tipovi aktivnosti voditelja najveći dio vremena, a uz odvajanje od ostatka posla, apsorbiraju sastanke.
Svrha kontrolnog rada je sagledavanje općeg i posebne značajke sastanci i sjednice.
U skladu s tim ciljem definirani su sljedeći zadaci:
1. Razmotrite pojmove sastanak i sastanak.
2. Razmislite o organiziranju sastanaka i sastanaka.
3. Razmotrite glavne mogućnosti za poboljšanje učinkovitosti sastanaka i sastanaka.
Objekt je oblik kolektivnog odlučivanja.
Predmet – sastanak i sastanak.
Uz poslovne razgovore i komercijalne pregovore, u poslovnoj praksi rašireni su i posebni oblici poslovnih razgovora - sastanci, koji su način otvorenog kolektivnog raspravljanja određenih pitanja.
Stil rada menadžera uvelike je određen posjedovanjem "mudrosti" održavanja raznih vrsta sastanaka i sastanaka, koji zauzimaju značajan dio radnog vremena i odnose se na izravne funkcije upravljanja.
Odgovoran odnos prema tim aktivnostima diktira ne samo učinkovitost ili neučinkovitost njihovog utjecaja na daljnje aktivnosti institucija, organizacija, ali i utrošenog vremena velikog broja prisutnih sudionika skupa.
Grupna rasprava kao oblik poslovnog razgovora ima mnogo pozitivnih strana. Prvo, povećava učinkovitost razmišljanja. Ruska poslovica "um je dobar, ali dvoje je bolje" nije nastala od nule, ona ima duboko značenje. Doista, originalnost ljudskog mišljenja leži u činjenici da je ono posebno učinkovito u uvjetima zajedničke intelektualne aktivnosti, jer se intelektualni rezultati ne zbrajaju, već množe. Poznato je da je većina plodnih ideja nastala tijekom zajedničke razmjene mišljenja.
Drugo, tijekom susreta jača se kreativno zajedništvo radnika, interesi pojedinih radnika uključuju u jedinstveni sustav kolektivnih zadataka, a unapređuju se i poslovne vještine njegovih sudionika. Treće, u zajedničkom mentalnom radu otkriva se kreativni potencijal svakog od njih. Kuzin F. A. Kultura poslovne komunikacije: praktični vodič. -- 6. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: Os-89, 2002.- str. 195
Prilikom pisanja rada korišteni su obrazovni materijali autori kao što su F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov i drugi.
1. Sastanci i sastanci, opći i posebni znakovi
1.1 Koncept "sastanka" i "sjednice"
Sastanak je oblik donošenja zajedničkih odluka o najvažnijim pitanjima života ustanove ili organizacije. Sastancima prisustvuju predstavnici različitih odjela ustanove koji su zainteresirani za rješavanje pitanja koja su na dnevnom redu. Sastanci mogu biti prošireni (prema broju sudionika) i ograničeni (uži krug sudionika).
Sastanak je također oblik zajedničkog raspravljanja i rješavanja pitanja, ali se prvenstveno odnosi na rad stalnih tijela (tijela) stvorenih u okviru jedne institucije ili korporativno s drugim institucijama i organizacijama.
Kao primjer mogu se navesti: kolegiji, upravni odbori, plenumi, Državna duma, Vijeće Federacije, Vijeće sigurnosti itd. Ova tijela imaju relativno stalan sastav svojih članova, rade kontinuirano, s određena učestalost njihovih susreta.
Voditelji i stručnjaci drugih ustanova i organizacija, predstavnici uprave, javne organizacije gradova, kada se rješavaju problemi koji izlaze iz nadležnosti jedne institucije.
Sastanci - usko stručni sastanci na kojima se rješavaju uglavnom organizacijska pitanja (na primjer, sastanak sindikalnog odbora, sastanak predsjedništva itd.). Smirnov E.A. Razvoj upravljačkih odluka: Udžbenik za sveučilišta. M: JEDINSTVO-DANA, 2002. Str. 20
Sastanak je obično potreban u sljedećim okolnostima:
Formiranje zajedničkog stava u odnosu na složeni problem;
Rasprava o privatnim mišljenjima i priprema odluka;
Prijenos ove vrste informacija koje zahtijevaju pojašnjenje i koje se tiču mnogih;
Formiranje novih zadataka;
Razvoj obećavajućih značajnih rješenja;
Rješavanje jedinstvenih, problematičnih situacija;
Koordinacija;
Rješavanje hitnih problema; rješavanje problema koji mijenjaju postojeću podjelu rada.
Dešava se da sastanak nije svrsishodan već u svojoj osnovi i stoga služi kao razlog za nezadovoljstvo njegovih učesnika:
Slabost individualnog rada;
Neizvjesnost u podjeli rada;
Neodgovarajuća struktura službenih odnosa;
Autokratski stil vodstva;
Ukorijenjene tradicije;
Slaba želja za suradnjom u organizaciji;
Želja nekih zaposlenika da se istaknu;
Odgađanje rješenja problema dok situacija ne zahtijeva sastanak;
Nesigurnost u distribuciji uputa;
Takozvani regulirani sastanak (na zahtjev višeg rukovodstva);
Tajništvo formira dopis odgovornima za pripremu materijala za sjednicu. Ujedno se za svaku točku dnevnog reda navode svi izvršitelji i određuje odgovorni izvršitelj (prvi na listi). Pismo dobiva registarski broj u sustavu. Osnovna svrha dopisa je saopćiti odgovornim izvršiteljima sadržaj točke dnevnog reda sjednice i rok za pripremu materijala potrebnih za sjednicu. Dopis se ispisuje i potpisuje odgovorna osoba. Nakon toga tajništvo putem sustava priprema dopise svim odgovornim izvršiteljima, ispisujući na preslici potpisanog dopisa radno mjesto i ime odgovornog izvršitelja. Svaki od odgovornih izvršitelja priprema materijale za sjednicu, među kojima je obvezan prijedlog odluke o pojedinoj točki sjednice.
Prijedlog odluke uključuje potrebni atributi, Kako:
- za koji sastanak se priprema nacrt odluke;
- za koju točku dnevnog reda se priprema prijedlog odluke;
- ponavljanje naziva artikla;
- tko priprema nacrt odluke;
Dnevni red sjednice je odobren kada se dnevni red potpiše. Nakon toga, tajništvo šalje poziv za sjednicu i paket materijala za sjednicu, koji se sastoji od odobrenog dnevnog reda, nacrta odluka i referenci.
Neposredno prije početka sastanka, paket dokumenata se dijeli onim sudionicima koji ga još nisu primili. Po rezultatima sastanka sastavlja se protokol. U protokol se unose sljedeći podaci:
- Datum od;
- prisjednik;
- prisutni, grupirani po položaju;
- naziv pitanja (točke dnevnog reda);
- imena govornika;
- preambula (može se izostaviti);
- odluke o pitanjima u obliku numeriranog popisa.
1.3 Vrste i način održavanja sastanaka
Poslovni sastanci su vrlo raznoliki. Obično postoje sljedeće vrste:
- diktatorski (glava ima pravo glasa, ostali šutke slušaju, često dobivajući grdnje od šefa);
-- autokratski (provodi se u interaktivnom načinu, kada voditelj postavlja pitanja svakom sudioniku i dobiva odgovore na njih);
- segregativno (kada se planira izvješće voditelja i govori podređenih koje on imenuje);
- diskutabilni (karakteriziraju ih besplatna zamjena mišljenja, donosi se odluka koja se donosi glasovanjem sudionika, nakon čega slijedi suglasnost voditelja);
- besplatni (to su sastanci bez jasnog dnevnog reda i bez predsjedatelja. Najčešće su sastavni dio sastanaka kada je rasprava o bilo kojem problemu zašla u slijepu ulicu. U tom slučaju, predsjedavajući sastanka najavljuje dugu stanku, tijekom koje spontano nastaju sastanci iza kulisa).
U uvjetima administrativno-zapovjednog sustava u našoj zemlji obično su se koristile prve tri vrste poslovnih sastanaka, čiji je glavni smisao bio da su čelnici na njima samo upoznavali pozvane sa svojim odlukama ili uputama partijske i viših organizacija. , dok je bit Poslovni sastanak je osigurati slobodnu raspravu i razviti zajedničko rješenje temeljeno na širokom razmatranju mišljenja, uključujući i ona koja ne odgovaraju stajalištu uprave.
Najčešće se poslovni sastanci održavaju iz sljedećih razloga: prvo, ako je potrebno donijeti kolektivnu odluku koja se temelji na jednakom pravu svakoga da izrazi i obrazloži svoje mišljenje; drugo, pod uvjetom da rješenje problema utječe na interese nekoliko strukturnih odjela organizacije ili tvrtke u isto vrijeme; treće, u slučaju da je za rješavanje problema potrebno koristiti mišljenja različitih skupina radnika.
Praksa poslovnog života pokazuje da su poslovni sastanci učinkovitiji od samih administrativnih odluka uskog kruga menadžera. Međutim, nedovoljno dobro pripremljeni i loše vođeni sastanci, sazvani u svakoj prilici, nanose veliku štetu, jer gutaju dragocjeno vrijeme ljudi, odvajajući ih od glavnog posla. Stoga prije sazivanja takvih sastanaka treba razmotriti potrebu za takvim korakom. Vjerojatno je da pitanje predloženo za razmatranje uopće ne zahtijeva trenutno rješenje. Štoviše, voditelj, na primjer, želi samo obavijestiti zaposlenike o nečemu. U ovom slučaju lako možete bez sastanka.
Ali ako je održavanje sastanka ipak prepoznato kao svrsishodno, tada ga je prije svega potrebno pažljivo pripremiti. Ovu obuku i postupak njezine provedbe treba osmisliti na način da najbolji način riješena je glavna zadaća, radi koje se i održava sam sastanak.
Prilikom određivanja vremena početka sastanka treba voditi računa o ritmu rada. Kako se ljudi ne bi prisiljavali na beskrajno prebacivanje s jedne vrste posla na drugu tijekom dana, preporučljivo je održavati sastanke na početku ili na kraju radnog dana ili nakon pauze za ručak. Uzimajući u obzir ukupno utrošeno vrijeme – odnosno vrijeme potrebno ne samo za sam sastanak, već i za preuzimanje, prijenose, povratak i uključivanje u rad – početak i kraj sastanka treba planirati tako da nema “prazni” segmenti vremena: ako završi 15 minuta prije pauze za ručak, sigurno će biti izgubljene minute.
Obavezno je unaprijed obavijestiti sudionike sastanka i upoznati ih s dnevnim redom, sa svim potrebnim materijalima, kako bi njihovi govori bili unaprijed osmišljeni. Kuzin F. A. Kultura poslovne komunikacije: praktični vodič. -- 6. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: Os-89, 2002.- str. 197
Kao što iskustvo pokazuje, poslovni sastanci ne donose uvijek željeni učinak zbog činjenice da mnogi menadžeri ne zamišljaju jasno tehnologiju svoje organizacije i ponašanja. U nizu slučajeva poslovni sastanci se sazivaju prečesto i loše pripremljeni; u njihovu provedbu uključeno je previše ljudi, a svakako “prvi” voditelji; nerazumno trajanje sastanaka smanjuje njihovu učinkovitost; Naposljetku, odluke koje se donose na poslovnim sastancima često su loše formalizirane i slabo kontrolirane u procesu provedbe, što značajno umanjuje njihovu učinkovitost, zbog čega je potrebno ponovno sastajanje o istim pitanjima.
Poslovni sastanak je način uključivanja kolektivnog uma u razvijanje optimalnih rješenja za najhitnija i najsloženija pitanja koja se pojavljuju u poduzeću. Proces upravljanja u tom pogledu svodi se na tri glavne faze:
- prikupljanje i obrada informacija;
- koordinacija aktivnosti svih odjela poduzeća i svih zaposlenika;
- odlučivanje.
Osim tvoje izravno odredište, svakim racionalno organiziranim skupom rješava se i važan obrazovni problem. Na sastanku zaposlenici uče timskom radu, cjelovitom pristupu rješenju zajednički zadaci postizati kompromise, stjecati kulturu komunikacije i sl. Nekim je zaposlenicima poslovni sastanak jedina prilika da vide i čuju čelnike najviše razine menadžmenta. Osim toga, na poslovnom sastanku menadžer dobiva priliku pokazati svoj menadžerski talent. Kabuškin N.I. Turistički menadžment: Proc. džeparac. - Minsk: BSEU, 2000. - str. 437
1.4 Poboljšanje učinkovitosti sastanaka i sjednica
U institucijama i organizacijama koje se odnose na društveno-kulturnu sferu nije često moguće pronaći posebno stvorena upravljačka tijela. U tim ustanovama najčešće se stvaraju tijela javne samouprave u obliku javnih vijeća za očuvanje i obnovu spomenika povijesti i kulture, za razvoj narodna umjetnost i obrtništvo, organiziranje rada s djecom i mladima i dr.
Neki menadžeri, primjereno i ne bez ironije, primjerice, kažu da je skrivena svrha mnogih sastanaka u menadžerovoj želji da podijeli odgovornost za donošenje nepopularne, riskantne, teške ili pogrešne odluke. Ozbiljno govoreći, sastanci se ne održavaju samo zato što voditelj ne može ili ne želi sam donositi odluke.
Svrha sastanaka je koordinirati napore zaposlenika, davati i primati potrebne informacije, donositi potrebne odluke (izostaviti slučajeve kada se sastanci održavaju radi samih sastanaka, kada nema jasnog cilja, određenog dnevnog reda, ali postoji želja za komunikacijom, želja da se „okupimo i razgovaramo“) .
Sastanak neće biti produktivan ako voditelj unaprijed ne odredi sastav sudionika. Sklonost velikim sastancima, želja da se na njih pozove što više ljudi ne daje uvijek željeni rezultat. sastanak sastanak
Stručnjaci koji nisu izravno povezani s točkama dnevnog reda sastanka gube svoje radno vrijeme uzalud. Štoviše, povećanje broja pozvanih komplicira komunikaciju između sudionika sastanka, izaziva odstupanja od rasprave o navedenim temama, smanjuje mogućnost korištenja sposobnosti svih sudionika i otežava donošenje odluka.
Praksa pokazuje da je uspjeh sastanka određen točnim izborom vremena i mjesta njegovog održavanja. Vrijeme održavanja sastanka treba odrediti prema kapacitetu potencijalnih sudionika. Najrazumnije je zakazati sastanak pola sata prije pauze za ručak ili prije kraja radnog dana.
Skrivena pravila završetka sastanka prisilit će sudionike da ih ne ometaju sporedna pitanja, da ne budu opširni, da prate vrijeme. Svaki menadžer odlučuje koliko će sastanak trajati. Većina ljudi smatra da je jedan sat dovoljan za bilo koji sastanak, ali ovisno o broju pitanja i njihovoj važnosti, vremenski okvir može varirati.
A iskusni voditelj uvijek će odrediti vrijeme završetka sastanka, trajanje govora, odrediti pravila za raspravu o svakom pitanju.
Nepostojanje krutog vremenskog okvira u pravilu ne dovodi do koncentracije pozornosti sudionika sastanka, a broj riječi raste proporcionalno raspoloživom vremenu.
Završetak rasprave o problemima u pravo vrijeme uči ljude brzom pronalaženju pravih rješenja, disciplinira i, u isto vrijeme, daje im priliku da planiraju svoje vrijeme, znajući točno kada će sastanak završiti.
Identificirane probleme treba promatrati samo kao vanjska ograničenja, čije prevladavanje nije dovoljno za učinkovite sastanke.
Duboki problemi svojstveni su samom vođi, njegovom znanju, iskustvu, vještini, provjerenom stilu vođenja i prisutnosti jasno definiranog cilja.
Činjenica je da su materijalni troškovi nekih skupova i tri puta veći (pripremni rad, plaće sudionika, režije, putni troškovi, Izgubljeno vrijeme povratno putovanje i sam sastanak) nego uštede koje bi mogle proizaći iz njihovih odluka. U namjeri da održi sastanak, menadžer se mora pobrinuti da očekivani troškovi barem ne premašuju očekivane koristi.
Uzalud potrošeno vrijeme na sastancima povezano je ne samo s njihovim neopravdanim trajanjem, već u mnogočemu i s nemogućnošću predsjedavajućeg da ih započne na vrijeme.
Svaki će zaposlenik navesti mnoge primjere kada su sastanci započeli 15-20 minuta kasnije od dogovorenog vremena. Svi znaju da treba krenuti na vrijeme, ali uvijek ima razloga da se malo pričeka. Vođa čeka da se svi okupe, prepuštajući se kasnim sudionicima.
Malo je takvih ljudi, ali oni kao da diktiraju svoje uvjete ostalima. Sljedeći i sljedeći put radnja se ponavlja s istim likovima, postupno navikavajući ostale na to. Ispunjavajući vrijeme čekanja, predsjedavajući započinje razgovor s jednim od prisutnih o nevažnoj činjenici ili nedavnim događajima, uvlačeći sve ostale u neproduktivan razgovor.
Dakle, besmisleno gubljenje vremena zbog nediscipline pojedinih sudionika sastanka voditelj mora zaustaviti, a za to je potrebna samo odlučnost da se prestane pričati kada dođe vrijeme za početak sastanka. Oni koji zakasne prvi i drugi put će “zasvijetliti” i naći se u manjini, a treći put će doći na vrijeme ili će biti nepozvani kao nepotrebni.
Natjerati ljude da se okupe na vrijeme i započnu sastanak na vrijeme nije lak zadatak, ali to je samo dio problema. Prava uloga voditelja (predsjedavajućeg) kao voditelja očituje se u procesu vođenja sastanka.
Njegovo umijeće, poznavanje psihologije ljudi, suptilnosti znanosti upravljanja očituje se u sposobnosti da sasluša mišljenja i želje sudionika sastanka, u optimalnoj fleksibilnosti i sposobnosti modificiranja stila i načina vođenja sastanka. , na temelju određene situacije.
Temeljne sile na takvim sastancima uvijek su očite, ali zahtijevaju suptilno i vješto vodstvo, dopuštajući sudionicima na sastanku da preuzmu one uloge koje će olakšati, a ne ometati donošenje odluka. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Uvod u socio-kulturni menadžment. - M.: MGUKI, 2003. - str. 282
Zaključak
Dakle, na temelju gore navedenog materijala, mogu se izvući sljedeći zaključci.
Sastanak i sastanak nisu jednoznačni pojmovi.
Imajući zajedničku prirodnu osnovu - za koordinaciju djelovanja, razmjenu informacija, rješavanje problema i donošenje odluka (ili zakona), oni se, međutim, bitno razlikuju po obliku, sadržaju, sastavu i ovlastima sudionika.
Sastanak je oblik donošenja zajedničkih odluka o najvažnijim pitanjima života ustanove ili organizacije.
Sastanci - usko stručni sastanci na kojima se rješavaju uglavnom organizacijska pitanja (na primjer, sastanak sindikalnog odbora, sastanak predsjedništva itd.).
Priprema sastanka - životni ciklus sastanka može se raščlaniti na sljedeće korake:
Priprema;
držanje;
Kontrola izvršenja.
Svaki od odgovornih izvršitelja priprema materijale za sjednicu, među kojima je obvezan prijedlog odluke o pojedinoj točki sjednice.
Poslovni sastanci najčešće se održavaju iz sljedećih razloga: prvo, ako je potrebno donijeti zajedničku odluku na temelju jednakog prava svakoga da izrazi i obrazloži svoje mišljenje; drugo, pod uvjetom da rješenje problema utječe na interese nekoliko strukturnih odjela organizacije ili tvrtke u isto vrijeme; treće, u slučaju da je za rješavanje problema potrebno koristiti mišljenja različitih skupina radnika.
Prilikom određivanja vremena početka sastanka treba voditi računa o ritmu rada. Obavezno je unaprijed obavijestiti sudionike sastanka i upoznati ih s dnevnim redom, sa svim potrebnim materijalima, kako bi njihovi govori bili unaprijed osmišljeni.
Svrha sastanaka je koordinacija napora zaposlenika, davanje i primanje potrebnih informacija, donošenje potrebnih odluka.
Sastanak neće biti produktivan ako voditelj unaprijed ne odredi sastav sudionika.
Praksa pokazuje da je uspjeh sastanka određen točnim izborom vremena i mjesta njegovog održavanja. Vrijeme održavanja sastanka treba odrediti prema kapacitetu potencijalnih sudionika.
Mjesto održavanja sastanka ne smije biti daleko od mjesta glavnog sastava njegovih sudionika ili u prostoriji u kojoj je nemoguće organizirati izložbu, izložiti ilustrirani materijal itd.
Popis korištenih izvora
1. Zadorkin V. I. Organizacija rada menadžera. Elektronički udžbenik.
2. Kabuškin N.I. Turistički menadžment: Proc. džeparac. - Minsk: BSEU, 2000. - 644 str.
3. Kuzin F. A. Kultura poslovne komunikacije: Praktični vodič. -- 6. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: Os-89, 2002.- 320 str.
4. Smirnov E.A. Razvoj upravljačkih odluka: Udžbenik za sveučilišta. M: UNITI-DANA, 2002. 271 str.
5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Uvod u socio-kulturni menadžment. - M.: MGUKI, 2003. - 382 str.
Domaćin na Allbest.ru
Slični dokumenti
Problem vođenja poslovnih sastanaka kao ključ postizanja organizacijske učinkovitosti i poticanja ljudi na postizanje zajedničkih ciljeva. Poslovna komunikacija u procesu sastanaka i sastanaka. Priprema za sastanak, njegov tijek i analiza nakon završetka.
sažetak, dodan 18.12.2013
Rješavanje problema nezadovoljstva radom u timu brigade, odjeljenja. Motivacija i prepoznavanje zasluga zaposlenika. Kontrola kvalitete rada njegovih zaposlenika od strane voditelja. Vrste i svrha sastanaka. Značajke organizacije i vođenja sastanka.
test, dodan 03/10/2015
Pojam poslovnog sastanka, podjela skupova prema ciljevima i načinu vođenja. Pravila za pripremu poslovnog sastanka. Organizacija i vođenje rasprave. Psihološki tipovi sudionika rasprave. Pravila za sastavljanje zapisnika sa sastanka.
sažetak, dodan 19.12.2009
Klasifikacija i vrste sastanaka, određivanje dnevnog reda, sastav i sudionici. Priprema dokumenata za sastanak (izvješća, informativni materijali, vizualna pomagala). Registracija dokumenata sastanka: transkript, fonogram, protokol.
seminarski rad, dodan 04.09.2009
Sastanci poput osnovni alat upravljanje organizacijskim sustavima. Glavni ciljevi sastanka kao načina službene komunikacije. Značajke održavanja konferencija, sastanaka, sastanaka, seminara i sl. Postupak pripreme i održavanja sastanka.
sažetak, dodan 30.09.2010
Prednosti odluka koje donose male grupe: kvaliteta, dogovor, izvršenje i status. Klasifikacija poslovnih skupova. Odgovornosti voditelja sastanka: određivanje teme i dnevnog reda; imenovanje događaja i sudionika; priprema prostorija.
seminarski rad, dodan 23.02.2014
Koncept konferencije i sastanka. Formalni i neformalni sastanci. Ključne točke za njegovu provedbu i završetak. Pitanja koja mu se ne iznose. Organizacija učinkovite rasprave. Načela vođenja spora sa sugovornicima i iznošenje argumenata.
prezentacija, dodano 03.06.2015
Priprema za poslovni sastanak. Diplomatski ili autoritarni stilovi ponašanja. Organizacija rasprava i psihološki tipovi sudionika poslovnih rasprava. Faze odlučivanja. Završetak poslovnog sastanka i izrada zapisnika.
sažetak, dodan 06.06.2010
Pojam poslovnog skupa i načela njegove organizacije, podjela i vrste, funkcionalna obilježja, postupak i specifičnosti održavanja. Analiza procesa održavanja poslovnog sastanka u tvrtki OOO "Antipozh", stilovi ponašanja voditelja na njemu.
seminarski rad, dodan 20.11.2013
Koncept poslovnog sastanka. Značajke pripreme službenog sastanka. Proces održavanja sastanka. Stil poslovnih odnosa. Rasprava o strateškim i operativnim pitanjima. Rješavanje pitanja korporativnih odnosa na sastancima.
Postoji nekoliko vrsta događaja koji se održavaju za određenu grupu ljudi, na određenom mjestu, gdje različite teme ili se donose odluke o određenim pitanjima. Na primjer, tromjesečni sastanak dioničara ili opća korporativna skupština. Ove aktivnosti su podijeljene u nekoliko vrsta:
ü Sastanak
ü sastanak
ü Poslovni sastanak:
Ø Poslovni razgovor
Ø Pregovori
Sastanak provodi prema određenim pravilima postupak sastanka), što je navedeno u povelji organizacije. Održavanje sjednice i odluke koje se na njoj donose bilježe se posebnom ispravom tzv zapisnik sa sastanka.
sastanak razlikuje se od sastanka po tome što se na sastanak obično poziva uzak krug ljudi. Na primjer, ljudi koji predstavljaju različite odjele iste organizacije ili predstavnici različitih tvrtki i tvrtki.
Sastanci su često redovitiji od sastanaka. Sazivaju se u određeno vrijeme, obično jednom tjedno. Sastanci postoje kako bi se razmišljalo o aktualnim problemima i pitanjima. Takvi sastanci mogu biti i neplanirani ako su opravdani hitnom potrebom. Na sastancima se obično ne vodi zapisnik, ali se na temelju rezultata svakako donosi rješenje.
Poslovni sastanci podijeljeno na poslovni razgovori I Pregovaranje.
poslovni razgovorodvija se u obliku slobodnog razgovora i održava se kako bi se raspravljalo o raznim hitnim trenutnim poslovima, ali na kraju se nužno donese presuda.
Pregovaranjeomogućiti rješavanje temeljnijih pitanja i zadataka za zajedničke aktivnosti tvrtki, organizacija ili poduzeća, kao što su: određivanje opsega interakcije, ograničavanje sfera utjecaja i tako dalje. Pregovori završavaju potpisivanjem konačnog sporazuma ili usmene izjave.
Svaki poduzetnik, gospodarstvenik, trgovac po prirodi svoje djelatnosti često ima potrebu biti sudionikom ili sam organizirati razne skupove, konferencije i poslovne sastanke. Za obavljanje ovih aktivnosti postoji utvrđena procedura koja se mora poštovati jer izravno utječe na uspjeh i razvoj poslovanja.
Koji uvjeti moraju biti ispunjeni da bi se ovi događaji kvalitetno pripremili i proveli?
1. Važno je jasno definirati temu i zacrtati dnevni red.
Dnevni red treba sadržavati 2-3 važna pitanja i 3-4 sporedna. Zašto takav omjer? U slučaju da postoji nekoliko glavnih pitanja, možete im posvetiti više vremena za razmatranje i dublje ih razraditi. Ako ih ima mnogo, tada će se, s obzirom na ograničeno vrijeme, glavna pitanja razmatrati površno i mnoge će se nijanse propustiti.
2. Napravite popis konkretnih osoba pozvanih na sastanak, sastanak, pregovore.
Izuzetak je proizvodni sastanak. Održava se redovito i s nepromijenjenim popisom nazočnih.
3. Postavite datum i određeno vrijeme za događaj.
Datum i vrijeme pregovora moraju biti dogovoreni sa svim stranama.
4. Obavezna obavijest svim potencijalnim osobama o datumu i vremenu održavanja.
Da bi se sastanak proveo, to se mora učiniti najmanje tjedan dana unaprijed. Samo oni ljudi koji nisu stalni sudionici bivaju upozoreni na nadolazeći proizvodni sastanak.
5. Odrediti vremenski okvir u kojem će se ovaj događaj održati, te o tome obavijestiti sve sudionike.
Kako iskustvo pokazuje, upozorenje o vremenu završetka događanja disciplinira sve prisutne i skraćuje vrijeme događanja za 10 do 15%.
6. Potrebno je pripremiti glavni govor. To može biti izvješće ili kratka poruka. Odredite potrebne sudionike za raspravu.
Govor treba voditi isključivo o temi i otkrivati problem koji se razmatra. Argumenti i zaključci moraju biti potkrijepljeni i potkrijepljeni činjenicama. Prazan govor i nedorečenost kod slušatelja će izazvati samo nepažnju i ravnodušnost.
7. Odlučite se za prostor i pripremite ga za događaj.
Prostorija ili dvorana trebaju biti udobne i takve veličine da mogu primiti sve predviđene sudionike. Unaprijed razmislite o broju sjedala - trebalo bi biti dovoljno stolica za sve. Provjerite imate li rezervni za hitne slučajeve. Za pregovore je korisno ispred svakog sudionika postaviti karticu s punim inicijalima. Naznačite na njemu naziv organizacije ili tvrtke u ime koje je ta osoba prisutna. Stavite komad papira/bilježnicu i nekoliko olovaka na stol za svakog sudionika. Prisutnost pića (mineralna voda sa i bez sode) i čaša su dobrodošli. Pravila učtivosti predviđaju posluživanje čaja i kave tijekom pregovora.
Rad mora započeti strogo u dogovoreno vrijeme. Kašnjenja će samo rezultirati daljnjim odgodama u sljedećim događajima. Prilikom organiziranja pregovora sve strane - sudionici odlučile su bezuvjetno poštovati trenutak početka radova. Vaše nerazumno kašnjenje u pregovorima od strane partnera smatrat će se krajnjim stupnjem zanemarivanja i bit će teško predvidjeti daljnje rezultate.
Pobrinite se da opća atmosfera tijekom događaja bude prijateljska. Prijelazi na osobnosti, obračuni, vrijeđanja i provokacije su nedopustivi.
Kako bi se održao sastanak morate izabrati predsjednika. To se radi općim otvorenim ili zatvorenim glasovanjem. Ova faza mora biti zabilježena u protokolu.
Voditelj je dužan kontrolirati pravila i objaviti ime i prezime svakog govornika, njegovu funkciju i naziv tvrtke u čije ime sudionik govori.
Odabrani govornik mora biti osoba s određenim kvalitetama. Prije svega, predsjednik mora biti kompetentna i nepristrana osoba. Mora se moći jasno i jasno izražavati, biti tolerantan prema suprotnim mišljenjima. Nema pravo nikome davati prednost i nametati svoje mišljenje. Ako tijekom sjednice ima svoje prijedloge, predsjedatelj se ima pravo izjasniti tek nakon svih onih koji su se izjasnili.
Najvažniji trenutak svakog događaja je sumiranje i donošenje odluke. Najčešće u ovom trenutku postoji neka vrsta gubitka energije i bespomoćnosti. Razlog tome je psihološki aspekt: sudionici ne mogu shvatiti da vrijeme ističe i da je potrebno donijeti neku odluku. Počinju sumnjati, oklijevati, oklijevati u odabiru. Ako dođe do takve situacije, najbolji izlaz iz nje je uzeti jedan prijedlog i razmotriti ga. Vrlo je važno ne propustiti trenutak kada biste trebali prekinuti raspravu. To u potpunosti ovisi o iskustvu predsjednika. Postoji i praksa međuglasovanja, kada se zbrajaju rezultati svake faze rasprave. Ali također ne vrijedi žuriti s konačnom odlukom ako ovu odluku odbije manjina. U ovom slučaju potrebno je nastaviti raspravu kako bi se došlo do odluke koja zadovoljava sve strane rasprave.
3.10.1. Definicija pojmova "poslovanje
sastanak, skupština.
Poslovni sastanak, sastanak je forma
kolektivno razmatranje posla
proizvodne situacije,
gospodarsko, znanstveno-tehničko,
politička i druga pitanja
3.10.2. Razlika između konferencija i sastanaka.
Naziv razlike.
Po broju sudionika.
Usmjeravati njegov rad.
pitanja o kojima se raspravlja
Sastanak
Bira se Predsjedništvo
Pitanja se raspravljaju
koordinacija koja se tiče
cijeli tim
sastanak
Dirigira voditelj
Individualni problemi
posebni oblici
timski rad osim
sastanci i skupštine.
Konferencije
Seminari
Simpoziji
Skupovi
xxx
Glavna svrha
sastanci, okupljanja.
Pomoć u pripremi i realizaciji
upravljačke odluke.
Prednosti sastanaka
sklopovi.
Korištenje kolektivne inteligencije prema načelu
"jedna glava je dobra, ali nekoliko je bolje",
Sveobuhvatniji pogled na probleme
privlačenje stručnjaka različitih profila
aktivnosti,
Brže donošenje odluka
izravno razmatranje u njihovoj pripremi
izvođači
Prilika za upoznavanje uprave
osobne i poslovne kvalitete podređenih
o njihova inteligencija
To je svojevrsno sredstvo za proizvodnju
obuku i moralni odgoj
Učinkovit oblik kontrole aktivnosti
vođa
Mehanizam za ispuštanje pare - zaposlenici mogu
izražavaju svoje mišljenje, nezadovoljni,
kritizirati menadžment itd.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Nedostaci u dirigiranju
sastanci, konferencije.
Vrijeme izgubljeno zbog ometanja
zaposlenika od obavljanja svojih izravnih
službene dužnosti;
Zbog nedovoljnih pripremnih radova za
reosiguranje ili tako samo redovito imaju
učinak kvačice;
Često rezultati rada kolektivnih tijela nisu
priveden na izvršenje;
- "zaboravljanje"
usvojen na
Nedostatak kontrole nad provedbom odluka i
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Glavne vrste
sastanci.
Tužan
Poučni
Operativni (otpremni)
Struktura sastanka.
Izvješće (informacija)
Pitanja govorniku
Donošenje odluke
Zadaci „problema
sastanci".
Kroz razgovor pronaći optimalno
upravljanje, proizvodnja,
društveni, itd. Problemi
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
"Poslovna komunikacija"
posebna vrsta sastanka.
U stranoj praksi koristi se posebna vrsta
sastanci: " poslovni razgovor". Njegove karakteristike:
Utvrđen stalni sastav sudionika
po nalogu pročelnika
Sustavne naknade na određene dane i
Ne postoji jedan predsjedavajući, oni vode sastanak
svi sudionici redom
Izabran sudac
poslovna rasprava o
usklađenost s propisima
poslovne rasprave
Razvijen
"mehanizam" redovnog
informacije o tijeku provedbe odluka
poslovna rasprava
To je na neki način stalni savjet
pod vođom za izvjesnu
linija poslovanja
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Zadaci nastavnog
sastanci.
Pretpostavlja prijenos naloga odozgo prema dolje
prema shemi upravljanja za njihov najbrži
izvođenje
Rasprava o načinima i sredstvima provedbe rješenja
Upoznavanje s dokumentima upravljanja
Može se zamijeniti ovrhom
odluke u pisanom obliku
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Operativno
(kontrolni) sastanak.
(tzv. planski sastanci, pet minuta,
Pretpostavlja informacije odozdo prema gore
(na sastanku javljaju zaposlenici
voditelj o stanju na terenu)
Vođa, pak, pokušava na temelju
primljene informacije za rješavanje nastalog
Problemi
Najčešći oblik sastanaka u Rusiji,
ali obično traju dugo i često
pretvoriti u "razmak" podređenih, u
prepirke između odjela i službi itd.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
poboljšati učinkovitost
sastanci.
Organizacijski:
Jasno definirajte dnevni red, pitanja i
Odaberite točno one sudionike od kojih
rješavanje problema ovisi
Obavijestite sudionike unaprijed
tema sastanka i potrebno
materijala koji se odnose na problem
Razmotrite najbolje vrijeme i doba dana
sastanak
Odredite optimalnu veličinu sobe
željena temperatura, ventilacija,
audiovizualnim sredstvima
Odobreti propise
Psihološki:
Najprije razmotrite one jednostavnije
pitanja koja zahtijevaju manje vremena i
mentalna energija
Pokušajte se riješiti "brbljanja" izvještaja
o uspjesima, utvrđivanju nedostataka, bravuroznosti
izjave o spremnosti itd.
Treba postati pravilo da bez konstruktivne
rečenice ništa uzeti riječi
O poslovnom duhu sudionika sastanka ovisi
njegov početak, od ponašanja vođe na početku
(razdvajanje podređenih na početku je jamstvo da
rasprava neće uspjeti)
Vješto se služite javnom kritikom:
“Kritizira se loše obavljen posao, a ne
ljudski"
Svijetao zanimljiva činjenica mobilizira publiku
Smanjuje učinak izvedbe
odsutan pogled, ne izražavajući ništa
Pozornost publike održava se gestama
govoreći
Etički:
- "izvedba na papiru" smanjuje dojam
iz govora i smanjuje njegov utjecaj na
publika
Govorniku koji nije siguran u svoje argumente, ne
uvjeriti se u istinitost navedenog, teško je
uvjerite druge da ste u pravu
Nemojte govoriti dok gledate iznad glave ili u
Slušatelji se nerviraju na krivi način
izgovorene riječi pogrešno postavljene
stres, ponavljanje istih riječi i fraza
Dojam izvedbe može biti
Negativan utjecaj izgled i ponašanje
Tijekom izvedbe ne treba guslati
odjeću, dotakni svoje lice, zavrni dugme,
njihati se lijevo-desno, vrtjeti u rukama
stavke, itd.
3.10.7. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Etičke norme rasprava u
tijekom sastanka ili sastanka.
U svakoj raspravi, s poštovanjem
odnos prema tuđem mišljenju, čak i ako je na početku
izgled je apsurdan
Moramo nastojati razumjeti mišljenja drugih, i za
Prije svega, morate biti strpljivi,
mobilizirati pozornost da ga saslušate
Mora se držati jedne teme
spora. Nemojte dopustiti situaciju izraženu u
narodna kaže: „jedno o Tomi, drugo o
Izbjegavajte pretvaranje rasprave u
sukob. U svakom sporu morate tražiti bodove
konvergencija mišljenja i prosudbi, te nastojati pronaći
opća rješenja. Rasprava bi trebala dovesti do
suradnja, a ne sukob. Nije nikako
slučaju ne znači odustajanje od vlastitog mišljenja kada
samopravednost, ali na pitanje
vaše mišljenje je od pomoći. Zapamtite mudru izreku
Sokrat: "Znam samo da ništa ne znam"
Čak i najoštrija rasprava s nepomirljivim
gledišta ne smiju sadržavati psovke,
takve tvrdnje nisu istinite, ovo
pričati gluposti, pričati gluposti itd. Ne skraćuju se
put do istine. ironija, sarkazam
biti prisutan. Ali moraju se koristiti
vješto, bez vrijeđanja i ponižavanja protivnika
Glavno oružje u raspravi može biti
samo činjenice, njihovo savjesno tumačenje
Priznaj da si u krivu. plemenito
liječite svoje protivnike ako su patili
poraz u raspravi. Dajte im priliku za spas
njihovu reputaciju, ističući njihove pozitivne strane
pozicije. Nemojte likovati nad njihovim porazom.
Odgovornosti
predsjedavajući
rasprave.
voditelj rasprave (sastanka) treba biti
kompetentan u rješavanju problema
Posjeduje vještine diskusije
Naravno, biti dobro odgojena osoba
On ne smije samo dati riječ
želeći govoriti i slijediti pravila,
ali i usmjeriti raspravu na konstruktivan način.
Obuzdajte emocije sudionika
kod izjava koje prelaze granice pristojnosti
oduzeti im riječi
Započnite raspravu
možeš reći:
Molim za vašu pozornost.
Hoćemo li početi?
Idemo na posao?
Da otvorim (počnem)...
Rado otvaram
(polazeći)...
Primjeri oblika govornog bontona u
tijekom sastanka.
Raspravljajmo...
Prvo o čemu moramo razgovarati...
Ima li komentara (dopuna, pitanja)? ..
Molim, druže (gospodine) ... Vaše pitanje ...
Dopustite mi da odgovorim na ovo pitanje...
Mislim da se na ovo pitanje ne može odgovoriti
hitan odgovor...
Mislim da se ovo pitanje može postaviti kasnije
pojedinačno...
Nastavimo raspravu...
Sljedeći je preuzeo riječ
drug (majstor) ...
Govori drug (gospodin)...
Molimo govorite u mikrofon (malo
glasnije sa svog mjesta).
Dopustite mi da prijeđem na raspravu o sljedećem
točka dnevnog reda.
Želio bih da govornici kratko govore
(slijedi pravila).
Nažalost. Isteklo ti je vrijeme...
Molim vas da ne skrećete sa teme...
Da se vratimo na temu (problem, pitanje)...
Ovo pitanje će biti raspravljeno u sljedećem
sastanak...
Žao mi je, ali naše vrijeme je isteklo i mi
prisiljen stati
Rasprava...
Rasprava će se nastaviti...
Na kraju našeg sastanka, želio bih napraviti
komentar...
Nadam se da smo svi imali koristi od sudjelovanja
ovu raspravu.
Dopustite mi da zatvorim sastanak (sjednicu).
Sjednica (sjednica) se proglašava zatvorenom.
Etičke forme
formulacija pitanja.
Dopustite mi da postavim pitanje...
Imam pitanje za...
Htjela bih postaviti pitanje...
Zanima me...
Možeš li objasniti...
Odgovaranje na pitanja može
fraze ili počeci fraza:
Ovo je vrlo zanimljivo (teško, kontroverzno)
Zahvaljujem (zahvalan) na ovom pitanju.
Omogućuje vam da pojasnite (objasnite,
detalj) moj (naš) stav
Odgovorio bih (odgovorio) na tvoje pitanje
na sljedeći način...
Nisam bas razumio tvoje pitanje...
Ponoviti molim. Vaše pitanje...
Dopustite mi da počnem odgovorom na zadnje
Ako nemate ništa protiv, volio bih
razmišljati...
Ne mogu odgovoriti
Vaše pitanje je zato što
Bojim se da ne mogu odgovoriti na ovo
pitanje odmah, ali onda ćemo razgovarati s vama
ovaj problem nakon rasprave (sastanka).
Koliko ja znam…
Izvori dobrog odn
loš sastanak
su u tri područja:
1. u osobnim karakteristikama sudionika.
2. u interakciji sudionika među sobom
3. u organizaciji samog procesa sastanka.
Recepti za neutraliziranje ljudi u blokirajućim ulogama.
1. "Agresor".
Kritizira sve redom, omalovažava status sudionika, ne slaže se s tim
ponudio.
Na bilo koju njegovu izjavu i opovrgavanje postavite pitanje "Što predlažete?".
2. Podsjetite ga da pretjerano kritiziranje prigušuje konstruktivne ideje.
2. "Blokator".
Tvrdoglavo se ne slaže ni s kim, navodi primjere iz osobno iskustvo, vraća se na
pitanja koja su već riješena.
1. Podsjetite na svrhu i predmet rasprave. Postavljajte mu pitanja poput: "Što si ti
Govorite li o našem cilju ili o ovoj raspravi?” 2. Nježno podsjetite
„blokera“ da on ide u stranu.
3. "U mirovini".
Ne želi sudjelovati, rastresen, govori o osobnim temama.
Pozovite ga da govori i iznese svoje prijedloge: „Što mislite o
o...?" ili "Koje prijedloge imate?".
4. "Traženje priznanja."
Hvali se, puno priča, potvrđuje svoj status.
Postavljajte pitanja koja pokazuju da su njegove izjave izjave o njemu samom, i
ne o slučaju: “Ovo što ste nam rekli, može li se koristiti za rješavanje raspravljanog
pitanje?"
5. "Skakanje s teme na temu."
Stalno mijenja temu razgovora.
Prestanite s pitanjima poput: "Jesmo li završili s razmatranjem problema?" ili:
"To što govorite odnosi se na naš sastanak?".
6. "Dominant".
Pokušava preuzeti vlast i manipulirati prisutnima.
Mirno i samouvjereno prekida njegove izjave kontrom:
“Tvoja pretpostavka je samo jedna od mogućih alternativa. Poslušajmo
i druge prijedloge.
7. "Grablje".
Provodi vrijeme publike šaleći se, pričajući zabavne priče,
nemaran, ciničan.
Pitajte odgovaraju li njegove izjave temi sastanka.
8. "Đavolji odvjetnik".
On konkretno postavlja namjerno oštra pitanja koja vode u slijepu ulicu, u neuspjeh sastanka.
1. Procijenite oštrinu njegovih pitanja: „Tvoje novo pitanje ne izoštrava analizirano
problem, ali nas udaljava od njega."
2. Usredotočite se na njegovu neopravdanu polemičnost ili provokativnost
izjave za trenutnu situaciju.
3. Proslijedite mu njegovo pitanje za odgovor: „A što ti misliš o ovome
pitanje?" ili "Željeli bismo čuti vaš odgovor na vaše pitanje."
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Osam situacija koje prijete uspješnom sastanku, i psihološki kompetentan
ponašanje vođe.
Mnogi ljudi skloni su koristiti nepoštene ili
neetična sredstva i metode.
Vaš zadatak kao voditelja:
a) identificirati te metode i sredstva,
b) neutralizirati njihovo štetno djelovanje.
Situacija 1.
Očigledna obmana, iskrivljavanje, nepoštena uvjeravanja.
Psihološki kompetentan pristup:
1. Ne smijete grubo optuživati za prijevaru, a ako se odlučite razotkriti, učinite to suptilno.
2. Zahtijevati opravdanje i činjenice kako bi potkrijepio svoja uvjeravanja: "Ne biste prodali
potvrditi".
3. Pretpostavite naglas da su akcije vašeg protivnika diktirane opskurnim ali,
vjerojatno korisnije za njega.
4. Pozovite ga da identificira vlastitu taktiku i procijeni je.
5. Ponudite razigranu razmjenu sličnih taktika. „Prvo ti meni reci
obećaj i nemoj prodati, onda ja."
Situacija 2.
Netko je bankrotirao.
1. Ne popuštajte pritisku.
2. Nemojte se usredotočiti na njegovu taktiku, kao da joj ne pridajete važnost. Zatim njemu
lakše će se povući.
3. Dajte u neuvredljivom obliku opis njegovog, općenito, djetinjastog položaja.
4. Usporedite koristi i gubitke za njega u slučaju nastavka igre, all-in iu slučaju
kompromis.
Situacija 3.
Netko je "zapeo" na objašnjavanju razloga ili identificiranju počinitelja.
Recite da je važno razumjeti razloge, ali je još važnije pronaći izlaz iz situacije,
pa nemojmo gubiti vrijeme na stvari koje su manje bitne.
Situacija 4.
Inicijativa je monopolizirana.
Ponudite da ocijenite što je bolje: jedno __________ um ili nekoliko. – Slušajmo druge.
Situacija 5.
Niska kritičnost i konformizam u prihvaćanju svega što se nudi.
1. Pitajte: "Ima li nedostataka u ovim prijedlozima?"
2. Unesite posebno ulogu "crnog protivnika".
3. Pitajte: "Koje su negativne posljedice moguće?" ili:
"Mogu li se ovi prijedlozi pobiti?"
Situacija 6.
Jedan od sudionika sastanka koristi tehnike "psihološkog ratovanja"
(napadi, prijetnje i optužbe).
1. Otkrijte njegovu taktiku, jer on možda ne razumije da je "borbeni" i agresivan.
2. Povući moguće posljedice, upozoriti ali ne prijetiti.
3. Nemojte davati procjene njegovog ponašanja, već samo opišite njegovu taktiku, razmislite kako
4. Prenesite svoje osjećaje od sebe osobno: „Nakon vaših napada ja sam uskrsnuo
pritisak i osjećam se jako loše."
5. Ponudi korištenje njegove taktike naizmjenično: "Prvo ti napadni, a zatim ja."
6. Pokušajte govoriti smirenim tonom i zauzeti samouvjereno držanje.
7. Neka "agresor" progovori.
8. Neutralizirajte njegovo ponašanje pozitivnim emocijama: "Još si ljepša kad si bijesna."
(za ženu)" ili: "Vi ste inteligentna i uravnotežena osoba, a vjerojatno ima i ozbiljnih
razlozi zbog kojih idete u bitku."
9. Preusmjerite njegovu pozornost na savjet ili pomoć vama: "To što kažeš je vrlo
važno. Vjerojatno vidite što je skriveno od nas. A bit će jasnije ako ti
mirno objasni što ti se ne sviđa."
10. Priznajte svoje pogreške, ako ih ima.
Situacija 7.
Susret prelazi u razgovor o drugim temama, počele su neke šale i
priče koje nisu povezane s problemom.
Sve izjave koje upućuju i nisu vezane za pozornicu ili temu,
zaustavite pitanjem: „To što govorite odnosi se na naš razgovor (temu) ili
fazi usvojene strategije?" ili "Jer ovo zaslužuje posebnu raspravu
("Zaslužuje"!), a ja cijenim vaše i moje vrijeme, onda prvo završimo
pričati o..."
Situacija 8.
Pokušava se pobiti ono što _________ govori na sastanku.
1. Ne prihvaćajte pobijanja bez dokaza. Tražite jasne protuargumente.
2. Nema smisla raspravljati i pobijati, bolje je prepoznati njegove argumente, ali dati neki drugi
okrenuti, zasjeniti negativnu stranu svoje izjave, teze (tehnika "Da, ali ...").
3. Primijenite tehniku "sokratskog dijaloga": postavljajte pitanja koja vam
očekujući odgovor "da".
4. Nemojte se živcirati, nemojte reagirati na male injekcije i nemojte se opravdavati.
Pomozite u ublažavanju situacije
izbjegavati konfrontaciju
sljedeće oblike izražavanja
neslaganja:
Mogu se složiti s vašim mišljenjem, ali samo s
rezervacija...
Slažem se s mnogim točkama, ali mislim
potrebno...
Volio bih podržati... ali...
Imam neke sumnje...
Nisam siguran da je ovaj pristup opravdan...
Bio bih jako oprezan...
Ovo je atraktivna ideja...
Žao mi je, ali moram se ne složiti...
Ne mogu dijeliti mišljenje o tome...
pitanje...
Ne želim zvučati kritično
ugođen, ali moj stav općenito
negativan...
Imam par komentara...
Želio bih vam skrenuti pozornost na...
Po mom mišljenju, o tome bismo trebali razgovarati
pitaj pažljivije...
u govoru druga (gospodara) ... bili
pokrenuta su aktualna pitanja (pogođena,
problemi se razmatraju), zanimljivo
ponude. Uzimajući u obzir rečeno, I
imajte na umu da…
Kako se bilježe materijali sastanaka i sastanaka?
Tijek sastanaka i sastanaka, u pravilu, se snima
Protokol se sastoji od:
Uvodni dio
Broj protokola
Datum, mjesto sastanka
Vrsta kolegija
Ime
kolegijalnog tijela
Ime predsjedavajućeg
tajnik i članovi
kolegijalnog tijela
Dnevni red
Imena govornika i
izvan ureda
Glavni dio:
Zvučnici
Odlučio
Odobrena radnja
Njegovi izvođači
Rokovi
Stenografija ili tekstovi
govorima
Zapisnik potpisuju predsjednik i tajnik sjednice
hhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh
3.10.10. 27 “poteza” voditelja za upravljanje sastankom.
Prije sastanka
Tijekom sastanka
12. Počnite točno na vrijeme.
20. Napravite račune.
Nakon sastanka
Pitanja za samoprovjeru znanja.
3.10.1. U definiciji pojma "poslovni sastanak, sastanak" nedostaju riječi:
oblik, razmatranje, situacije
Poslovni sastanak, sastanak je oblik zajedničkog razmatranja poslovnih situacija
o industrijskim, gospodarskim, znanstveno-tehničkim, političkim i dr
problema.
3.10.2. .Sljedeća tablica uspoređuje performanse sklopova i
sastanci
Naziv razlike.
Po broju sudionika.
Usmjeravati njegov rad.
pitanja o kojima se raspravlja
Sastanak
Bira se Predsjedništvo
Pitanja se raspravljaju
koordinacija koja se tiče
cijeli tim
sastanak
Dirigira voditelj
Individualni problemi
Ispunite tablicu.
Zamijenite pitanja riječima "sastanak" i "sastanak".
3.10.3. Ispod su prednosti sastanaka i okupljanja
Prednosti sastanaka.
Korištenje kolektivne inteligencije po principu „jedna glava je dobra, ali
nekoliko je bolje,
Svestranije razmatranje problema pri privlačenju stručnjaka
razne profile djelatnosti,
Učinkovitija priprema rješenja uz izravno razmatranje u njihovim
priprema samih izvođača,
Prilika da se menadžment upozna s osobnim i poslovnim kvalitetama
podređeni
o njihova inteligencija
o sposobnost analize poslovnih situacija
o sposobnost pronalaženja optimalnih rješenja
Ovo je svojevrsno sredstvo industrijske obuke i morala
obrazovanje
Učinkovit oblik kontrole nad aktivnostima glave
Mehanizam "ispuštanja pare" - zaposlenici mogu izraziti svoje stavove,
nezadovoljan, kritizirati upravu i sl.
Smatrate li da oni u potpunosti odražavaju dignitet kolegijalnih tijela?
3.10.4. Uz tri vrste sastanaka navedene u nastavku:
Tužan
Poučni
Operativni (otpremni)
postoje li druge vrste?
3.10.5. Koja su obilježja "poslovne rasprave" kao posebna vrsta sastanci?
Stalni sastav sudionika, određen naredbom pročelnika;
Sustavne naknade na fiksne dane i sate;
Ne postoji jedan predsjedavajući, svi sudionici naizmjence vode sastanak;
Izabrani ... poslovni ... za poštivanje propisa u poslovnim razgovorima;
Razvija se “mehanizam” za redovito informiranje o tijeku provedbe odluka
u poslovnoj raspravi;
Ovo je neka vrsta stalnog vijeća pod određenim vođom
smjer djelatnosti;
Tijekom rasprave dobivaju informacije “odozdo” i “horizontalno”;
Na sastanku se problemi brzo rješavaju;
Razgovarajte o načinima i sredstvima implementacije rješenja.
Eliminirajte tri netočne izjave.
Organizacijski;
pravni;
Psihološki;
etički;
Narodna (tradicija);
Estetski.
Ostavite tri vrste navedene u tekstu.
3.10.7. U nastavku etički standardi za rasprave tijekom sastanaka i sastanaka
nedostaju zasebne riječi: s poštovanjem, razumijevanje, osporavanje, transformacija, skratiti,
pogrešno
Raširite ih.
U svakoj raspravi nužno je čak i poštivanje tuđeg mišljenja
ako se na prvi pogled čini apsurdnim;
Potrebno je nastojati razumjeti tuđe mišljenje, a za to prije svega treba
budite strpljivi, mobilizirajte pažnju da ga saslušate;
Potrebno je zadržati se na jednom predmetu spora. Ne dopustite situaciju
izraženo u narodnoj izreci: “jedno je o Tomi, drugo o Jeremi”;
Izbjegavajte pretvaranje rasprave u sukob. U svakom sporu, morate tražiti
točke konvergencije mišljenja i prosudbi, te nastojati pronaći zajednička rješenja. Rasprava
treba dovesti do suradnje, a ne sukoba. Ovo nikako ne znači
odbijanje vlastito mišljenje kada ste sigurni da ste u pravu, ali predmet
pitanje tvoje mišljenje korisno. Prisjetimo se Sokratove mudre izreke: „Ja samo to znam
da ništa ne znam“;
Čak i najžešća rasprava s nepomirljivim stajalištima ne bi trebala
pričati gluposti itd. Oni ne skraćuju put do istine. ironija, sarkazam
biti prisutan. Ali treba ih koristiti vrlo vješto, bez vrijeđanja i ponižavanja
protivnici;
Glavno oružje u raspravi mogu biti samo činjenice, njihova savjest
tumačenje
Priznaj da si u krivu. Budite ljubazni prema svojim protivnicima ako oni
bili poraženi u raspravi. Dajte im priliku da spase svoj ugled
ističući pozitivne aspekte svog položaja. Nemojte likovati nad njima
poraz.
3.10.8. Koliko je tipova ljudi navedenih u odjeljku koji blokiraju uspješan potez
rasprave?
voditelj na sastanku je dat u tekstu?
3.10.10. Ispod je 27 "poteza" voditelja sastanka.
Razvrstajte ih u tri kategorije:
prije sastanka
tijekom sastanka
nakon sastanka
prije sastanka
1. Je li sastanak uopće potreban?
2. Što je alternativa sastanku?
3. Moram li osobno sudjelovati u tome?
4. Ili možda svesti svoje sudjelovanje na minimum?
5. Smanjiti broj sudionika na minimum?
6. Je li vrijeme prikladno ili bi ga trebalo odgoditi?
7. Je li soba zatvorena za strance?
8. Jesu li dostupne vizualne informacije?
9. Koji su ciljevi pojedinih točaka dnevnog reda?
10. Jesu li navedena vremena za pojedine teme rasprave?
tijekom sastanka
12. Počnite točno na vrijeme.
13. Prijavite cijenu po minuti.
14. Dogovorite pravila rada.
15. Imenovati osobu odgovornu za propise i protokol.
16. Izbacite nepotrebne pauze i "ubojite" fraze.
17. Nemojte propustiti kritične točke u raspravi.
18. Kontrolirajte kretanje prema postavljenim ciljevima.
19. Ponovite odluke i radnje koje treba poduzeti.
20. Napravite račune.
21. Završiti točno u dogovoreno vrijeme,
22. Završna riječ pozitivno.
nakon sastanka
23. Ponovno provjerite napredak i rezultate sastanka.
24. Sastaviti zapisnik o rezultatima.
25. Kopirajte i distribuirajte sažetak protokola.
26. Pratiti provedbu odluka.
27. Točke koje se ne provode treba iznijeti na sljedećem sastanku.
Kviz: Jeste li dobri u poslovnom pregovaranju?
Većina rukovoditelja navodi sastanke kao jedan od glavnih razloga
nedostatak vremena, nepoštivanje rokova i, na kraju, samo umor, sklonost prema
kraj radnog dana. U međuvremenu, ako vješto organizirate i vodite sastanak, onda ga
može biti od velike pomoći u radu voditelja. Nažalost gotovo nigdje
budući lideri nisu poučeni ni osnovama umijeća vođenja sastanaka.
Nudimo vam test koji će vam pomoći analizirati liniju vašeg ponašanja
sastanci.
Dodijelite si bodove od 1 do 5 i zapišite ih uz svako pitanje (ovo je neophodno
učiniti to ispravno i objektivno). Nemojte se bojati staviti ekstremne procjene.
Ocjene znače: 1 - ne, to se ne događa; 2 - ne, u pravilu se to ne događa; 3-
neizvjesna procjena; 4 - da, u pravilu se događa; 5 - da, uvijek se događa.
1. Dajem upute podređenima čak i ako postoji opasnost da
ako se ne ispune, kritizirat će me.
2. Uvijek imam puno ideja i planova.
3. Slušam komentare drugih.
4. Uglavnom sam sposoban dati logične i točne argumente kada
rasprave.
5. Postavljam zaposlenike da rješavaju svoje probleme
na svome.
6. Ako me kritiziraju, onda se branim, bez obzira na sve.
7. Kad drugi ljudi daju svoje razloge, ja uvijek slušam.
8. Da bih održao nekakav događaj, moram graditi
planira unaprijed.
9. Uglavnom priznajem svoje greške.
10. Nudim alternative prijedlozima drugih.
11. Štitim one koji imaju poteškoća.
12. Izražavam svoje misli maksimalno uvjerljivo.
13. Moj entuzijazam je zarazan.
14. Uzimam u obzir gledište drugih ljudi i trudim se
odražavaju to u nacrtu odluke.
15. Obično inzistiram na svom stajalištu i na svojim hipotezama.
16. Slušam s razumijevanjem i govorim agresivno.
protuargumenti.
17. Jasno izražavam svoje misli.
18. Uvijek priznam da nešto ne znam.
19. Snažno branim svoje stavove.
20. Pokušavam razvijati ideje drugih ljudi kao da su moje.
21. Uvijek razmišljam o tome što bih mogao odgovoriti na ovo ili ono pitanje
drugi, i tražeći argumente.
22. Pomažem ljudima savjetima kako organizirati svoj posao.
23. Ponesen svojim projektima, svojim radnim planovima za budućnost, ja
Obično me nije briga za tuđe planove.
24. Slušam one ljude koji imaju svoje stajalište,
drugačiji od mog.
25. Ako se netko ne slaže s mojim projektom, tražim nove načine.
26. Koristim sva sredstva da natjeram ljude da se slože sa mnom.
27. Otvoreno govorim o svojim nadama, strahovima i osobnim poteškoćama.
28. Uvijek nađem priliku organizirati podršku svojim projektima.
29. Razumijem tuđe osjećaje.
30. Više pokušavam izraziti svoje misli nego slušati druge.
31. Prije nego što se branim, pažljivo slušam kritiku.
32. Svoje misli izražavam sustavno.
33. Dajem drugima priliku da izraze svoje stajalište.
34. Pažljivo pratim proturječnosti u razmišljanjima drugih ljudi.
35. Mijenjam svoje gledište kako bih drugima pokazao da slijedim kurs.
njihove misli.
36. U pravilu nikoga ne prekidam.
37. Ne pretvaram se da sam siguran u svoje gledište ako nisam.
38. Trošim puno energije pokušavajući uvjeriti druge kako trebaju.
učini pravu stvar.
39. Govorim emotivno kako bih potaknuo ljude na rad.
40. Nastojim osigurati da oni koji rijetko
traži riječi.
Rezimirati.
Zbrojite bodove koje ste dali u odnosu na izjave
1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37 i 40 i upiši iznos
kroz A (u rasponu je od 20 do 100). Da biste dobili zbroj B, dodajte
ukazuje na tvrdnje 2, 4,6,8, 10,12, 13, 15, 17,19,21,23,25,26, 28, 30, 32, 34, 38 i 39.
Ova vrijednost također mora biti između 20 i 100.
Rezultati testa pokazuju je li vaše ponašanje na sastancima
Ako je zbroj A barem deset bodova veći od zbroja B, onda ste dobri
diplomata.
Ako je zbroj B barem deset bodova veći od zbroja A, tada ti
Ako se oba iznosa razlikuju za manje od deset bodova, onda vaše ponašanje nije
dobiva nedvosmislenu ocjenu u timu. Može biti ili pozitivan ili
negativno - ovisno o okolnostima.
Recimo da je vaš stil ponašanja jedinstveno određen pomoću ovog testa. U takvim
diplomatski stil znači da imate želju uzeti u obzir mišljenja drugih i
pobrinite se da su vaše ideje u skladu s idejama drugih zaposlenika. pri čemu
kompromisi su neizbježni, ali sudionici sastanka uvjereni su da postoji njihov doprinos
Odlučujući da je vama, kao voditelju, stalo do njihove suradnje.
Neki sudionici sastanka nastoje “progurati” svoje projekte, djelovati
asertivno. Partneri na sastancima rijetko imaju priliku razgovarati. Na
odbora, podnosi mnoge prijedloge, informira nove informacije, formulira
traži podršku potrebnu za njegovu provedbu.
Izbor ponašanja ovisi o postavljenim ciljevima, kao io specifičnostima
situacija u kojoj ćete voditi određeni sastanak ili razgovor. Diplomacija
prikladan u komunikaciji sljedećim slučajevima:
─ dovoljno vremena za raspravu o svim argumentima;
Rješenje će biti uspješno implementirano samo kada ga svi prihvate
sudionici u raspravi;
─ Sudionici sastanka razumiju problem i poznaju opcije za njegovo rješavanje;
─ Postoje velike nesuglasice i potrebno je uvjeriti one koji se ne slažu
ispravnost odluke.
pomoć partnera niti u kreativnoj raspravi, razmatranju ovog pitanja, niti
po naknadnoj odluci. To se događa kada je potrebno
brže donijeti odluku.
Psiholozi koji rade u poduzećima potvrđuju da oba stila ponašanja -
vođenje sastanka trebalo bi se smatrati nepoželjnom iznimkom, osobito ako se sa svojim
nikakva diplomacija neće pomoći.
