Quali carte sono esposte. Modificare le informazioni su un lavoratore

Tra i documenti del personale, la carta personale del dipendente è la principale fonte di informazioni per ciascun dipendente. Il datore di lavoro è tenuto a conservarlo (modulo t2) per tutti i dipendenti, anche per quelli che sono assunti part-time. istruzioni dettagliate per riempimento, forma e esempio finito- su tutto in questo momento.

Scopo e tipi

La legislazione ha approvato un unico modulo T2, mantenuto da tutte le organizzazioni, indipendentemente dalla forma di proprietà e dal numero di dipendenti. Il documento contiene tutte le informazioni di base su un cittadino:

• informazioni sull'istruzione;
• informazioni sull'esperienza professionale (anzianità di servizio, qualifiche conformi all'istruzione ricevuta);
• dati personali (indirizzo, composizione del nucleo familiare);
• dati sull'attuale luogo di lavoro (ferie, premi, riqualificazione, ecc.);
• dati di un passaporto, diploma, carta d'identità militare e alcuni altri documenti.

Insieme a un singolo modello, ci sono molte altre opzioni, discusse di seguito.

Modulo t2

Questo è il tipo principale di documento utilizzato nella stragrande maggioranza dei casi. Il foglio si presenta così.

Modulo t-4

Previsto appositamente per i dipendenti che fanno parte del personale scientifico e pedagogico:

• scienziati con titoli di candidato o di dottorato, nonché con i titoli di professore associato, professore o accademico;
• professori universitari (inclusi docenti senior e assistenti).

La differenza di forma è legata alla presenza di apposite colonne (titolo di studio, titolo, data di assegnazione e relativi documenti).

Modulo t2GS

Da compilare se il dipendente è un dipendente pubblico. La differenza dalla solita forma è solo una. Viene visualizzata la sezione IV, che contiene informazioni sull'assegnazione di un grado di classe o altri movimenti attraverso i ranghi. Tutte le altre sezioni sono compilate esattamente allo stesso modo, ma la loro numerazione è spostata di 1 punto (a partire dalla sezione "Attestato", che segue sotto il numero V).

Documenti richiesti

Per una corretta registrazione, è necessario prendere solo informazioni confermate.Saranno necessari i seguenti documenti:

• passaporto del cittadino;
• l'ordine della direzione, che approva l'ammissione del dipendente;
• è indispensabile portare un libro di lavoro (per quei cittadini che lavorano per la prima volta, è redatto dal datore di lavoro);
• se un cittadino appartiene alla categoria dei militari, fornisce anche un documento di identità militare;
• un documento che conferma il livello di istruzione;
• TIN e SNILS;
• documenti che confermano il passaggio di riqualificazione, assegnazione di titoli, ecc. in base alla disponibilità;
• un contratto di lavoro con un dipendente.

Tutti i documenti sono forniti in originale.

Istruzioni passo passo per il riempimento

La corretta esecuzione dei documenti del personale è un requisito obbligatorio per il dipartimento del personale, pertanto, in fase di compilazione, è necessario procedere dalle istruzioni ufficiali, descritte in dettaglio di seguito.

Sezione I

Sono le prime sezioni del modello T2 che costituiscono la parte principale, che deve essere compilata secondo le seguenti regole:

1. Il nome dell'azienda o del singolo imprenditore è sempre scritto per intero. Tuttavia, sono consentite anche versioni abbreviate se originariamente assegnate alla società e riportate nei relativi documenti costitutivi.
2. Il numero personale univoco assegnato a ciascun dipendente deve essere composto solo da numeri (il numero massimo di caratteri è 6). Allo stesso tempo, la combinazione non cambia anche se il dipendente viene promosso o trasferito a lavorare in un'altra filiale o dipartimento, ecc.
3. Nella colonna "Alfabeto" è necessario indicare solo la lettera con cui inizia il cognome del cittadino.
4. Natura del lavoro - questo si riferisce alla durata prevista del firmato contratto di lavoro: più spesso Lavoro a tempo pieno, e se si tratta di un lavoro stagionale o part-time, allora è temporaneo.
5. Visualizza: molto spesso questo è il lavoro principale, ma a volte un cittadino lavora part-time (interno o esterno).
6. Il sesso è indicato da una lettera maiuscola.
7. Il nome completo è scritto per intero, come indicato nel passaporto (patronimico - se disponibile). E anche la data di nascita è registrata in formato testo, ad esempio: "28 gennaio 1991".
8. Il codice del luogo di residenza è indicato in conformità con OKATO.
9. La cittadinanza è prescritta dal codice.

1. Anche il grado di capacità di parlare in una lingua straniera è prescritto dai codici.

1. Anche la designazione dell'istruzione viene effettuata utilizzando codici: sono stabiliti da OKIN.

NOTA. Il concetto di incompiuto istruzione superiore, detto anche incompleto, è stato abolito dal 2013, quindi se un dipendente è in attualmente studi presso un'università, viene presa in considerazione solo l'istruzione effettivamente ricevuta.

1. Le qualifiche sono indicate esattamente in base al diploma (ad esempio, "Bachelor of Science Education").
2. La professione è prescritta in base a come viene accettata in azienda - per questo è necessario fare riferimento alla tabella del personale, nonché all'ordine che ha approvato il dipendente per questa posizione.
3. L'anzianità totale di servizio viene solitamente calcolata in base alle date indicate nel libro di lavoro. Ma è consentito utilizzare anche altri documenti in cui sono presenti informazioni confermate sui termini di lavoro di un cittadino in luoghi diversi.
4. Anche i codici lasciano un segno nella vita personale.

1. Sotto la composizione della famiglia, devi capire letteralmente quelle persone che vivono con una persona come un'unica famiglia. Sono prescritti i loro nomi completi, così come il grado di parentela (padre, figlio, Sorella nativa e così via.).
2. I dati del passaporto devono essere compilati rigorosamente come indicato nel documento, fino a abbreviazioni e segni di punteggiatura.

Sezione II

In queste colonne è necessario utilizzare i dati dell'ID militare, se disponibile. Allo stesso tempo, anche la corrispondenza dei dati deve essere rigorosa: abbreviazioni, nomi, segni di punteggiatura, ecc. Allo stesso tempo, ci sono alcune peculiarità se viene assunto un ufficiale di riserva.

E se viene assunto un dipendente soggetto a coscrizione (uomini idonei alla salute e donne con carta d'identità militare - infermiere, altro personale), i paragrafi 1,3,4 e 7 rimangono vuoti. Il resto è compilato come mostrato nella tabella.

Altre sezioni

Le restanti sezioni sono compilate secondo le seguenti regole:

1. CapitoloIII- qui tutti i dati sono gli stessi indicati nella documentazione interna della società. Vengono registrati il ​​nome completo della società, il titolo esatto della posizione e l'ordine (con il nome, il numero e la data) o l'ordine viene fornito come base per la decisione.
2. CapitoloIV- le registrazioni sono effettuate anche sulla base di documenti approvati. In questo caso, ogni riga viene compilata completamente (tutte le colonne), ad eccezione della colonna "Base". Di solito qui fanno riferimento al protocollo, che contiene i risultati della certificazione - prescrivono il nome, il numero e la data.
3. Capitolov- qui registrano le date della formazione (inizio e fine), il tipo di promozione, nonché il nome ufficiale completo organizzazione educativa dove avviene il processo di apprendimento. Non è necessario prescrivere informazioni nella "Base", ma se esiste un ordine o ordine corrispondente, è necessario inserirne il nome, il numero e la data di approvazione.
4. CapitoloVI- in questa parte sono parimenti prescritte le informazioni sulla riqualificazione professionale cui il dipendente è stato sottoposto.
5. IN sezioneVII viene effettuata la contabilità dei premi e dei titoli onorifici che il dipendente ha ricevuto per i suoi meriti lavorativi.
6. CapitoloVIII- qui vengono registrate le informazioni su tutte le ferie che il dipendente ha ricevuto ufficialmente, indipendentemente dalla loro durata. I dati devono corrispondere esattamente agli ordini, così come al programma ferie. Particolare attenzione dovrebbe essere prestata alle ferie non retribuite che il dipendente prende a proprie spese. Sono inoltre presi in considerazione indipendentemente dalla durata. In questo caso, tutte le informazioni devono essere le stesse: nell'estratto conto del dipendente, nell'ordine e nella carta stessa (è necessario monitorare con particolare attenzione l'accuratezza delle date). Va inoltre tenuto presente che i giorni di riposo di più ore (per straordinari, straordinari, ecc.) Non sono ferie a proprie spese. E un giorno libero per un'intera giornata lavorativa (per 1 o più) è una vacanza senza retribuzione.
7. CapitoloIX compilato secondo la normativa in materia di benefici. Cioè, vengono presi in considerazione sia i benefici federali che quelli adottati a livello regionale (il loro elenco può essere molto diverso in ciascuna regione). Ciò include anche i benefici stabiliti dagli atti interni dell'impresa (nelle grandi aziende, le imprese hanno spesso i propri benefici, che sono stabiliti su iniziativa del datore di lavoro e, di conseguenza, possono essere eliminati per sua stessa decisione). Il nome di quei documenti che danno diritto alle prestazioni è indicato come i “Motivi”.
8. CapitoloX contiene informazioni eterogenee che non appartengono a nessuna delle categorie precedentemente considerate, ad esempio:

• informazioni che in questo momento una persona sta studiando in un'università, scuola tecnica, college, scuola professionale e altre istituzioni educative; sono indicate le date di inizio e di fine prevista, nonché i dati sul numero effettivo di corsi già completati al momento;
• dati su un dipendente disabile: documenti medici, gruppo di disabilità, nonché la data di modifica delle eventuali decisioni mediche;
• un documento-conclusione, redatto da un'apposita commissione per la valutazione delle condizioni di lavoro (fattori dannosi, pericolosi, rispetto delle norme, ecc.).

Quando si compilano tutte le sezioni, c'è un'unica regola per lasciare vuoto il campo se non ci sono dati su di esso o la risposta è negativa. Ad esempio, non puoi scrivere "Non ho", devi solo ignorare la riga.

Come vengono apportate modifiche alla carta

Se alcune informazioni sono cambiate nel tempo, devono essere inserite nel modulo in modo tempestivo. Di norma, il regolamento prevede 14 giorni di calendario per apportare modifiche. In questo caso, i nuovi dati vengono inseriti come nella cartella di lavoro. Ci sono due opzioni:

1. Se vengono compilate colonne precedentemente vuote, il dipendente deve firmare, garantendo così l'esattezza delle informazioni inserite. Questo vale per la prima e la seconda sezione.
2. Se i dati registrati in precedenza sono cambiati, è necessario cancellare attentamente la vecchia voce e inserirne una nuova. Ad esempio, se una donna è sposata, il vecchio cognome viene cancellato e uno nuovo viene inciso sopra.

NOTA. In caso di macchie, numero elevato di correzioni, illeggibilità del testo, danneggiamento di singole pagine o dell'intera scheda personale del dipendente, conservata nel modulo T2, è consentito un nuovo documento, in cui tutte le informazioni del vecchio modulo viene trasferito.

Se un dipendente se ne va

In questo caso, diventa necessario effettuare le registrazioni capitoloXI. È importante qui annotare il motivo del licenziamento e la formulazione deve citare accuratamente gli articoli del codice del lavoro. Viene data la data del licenziamento, ad es. l'ultimo giorno lavorativo del dipendente, indipendentemente dal fatto che sia caduto in un giorno feriale, festivo o fine settimana. Il dipendente deve firmare e decifrare, e se questo non è possibile (ad esempio, in caso di morte), allora la firma è apposta dal funzionario responsabile o parente stretto indicando il grado di parentela o dal rappresentante del dipendente che agisce per proxy (il suo numero e la data di compilazione sono fissi).

NOTA. Dopo il licenziamento, la carta viene consegnata all'archivio, in cui deve essere conservata per almeno 75 anni.

Esempio di riempimento

Un esempio reale di una carta dipendente personale compilata, approvata secondo il modulo standard T2 (prima sezione), si presenta così.

Tessera personale del dipendente (modulo T-2)– documento informativo sul nuovo dipendente. Quando si assume un dipendente, è necessario compilare una scheda personale secondo il modulo unificato T-2. Questo documento personale deve essere compilato, contiene tutte le informazioni necessarie sulla biografia e sui dati del dipendente, nonché sulla sua attività lavorativa. Nell'articolo imparerai come compilare la carta personale di un dipendente usando un esempio. Di seguito troverai una scheda campione compilata, dove puoi anche scaricare il modulo T-2.

Il documento è composto da 4 sezioni, alcune sezioni devono essere compilate all'inizio dell'attività lavorativa del dipendente, altre sono integrate nel processo di lavoro.

Carta personale del dipendente (Modulo T-2). Esempio di riempimento

Compilazione della sezione n. 1 della scheda personale del dipendente (modulo T-2)

Qui è dove inserisci le informazioni generali sul dipendente. Per compilare, è necessario prelevare dal dipendente documenti come passaporto, certificato di nascita, documenti di istruzione, contratto di lavoro (o).

Nella compilazione di questa sezione non bisogna dimenticare di indicare i codici nei paragrafi 3-6. I codici sono presi dai classificatori corrispondenti.

Nella clausola 3 - Codice OKATO di quello località in cui sei nato.

Al paragrafo 4 è indicato il codice OKIN per la tua cittadinanza: "1" - se hai la cittadinanza russa, "2" - se hai due cittadinanze, 3 - se non del tutto.

Al comma 5 è indicato il codice OKIN per il livello di conoscenza da Lei indicato lingua straniera: il codice "1" corrisponde al fatto che sai leggere e tradurre con un dizionario, "2" - leggi e sai spiegare in questa lingua, "3" - sei fluente.

Al paragrafo 6, il codice OKIN per il tuo livello di istruzione: grado 4 (primario generale) - "02", grado 9 (generale di base) - "03", grado 11 (secondario generale) - "07", scuola (primario professionale ) - " 10", scuola tecnica (professionale superiore) - "11", 3 anni di università (superiore incompleto) - "15", superiore - "18", post-laurea - "19".

Le informazioni sull'istruzione sono tratte dal documento sull'istruzione (certificato, diploma, ecc.).

Esempio di riempimento 1-6 elementi nella scheda personale del dipendente

Durata del servizio - per questo articolo, le informazioni sono tratte dalle informazioni fornite dal dipendente libro di lavoro.

Per il tuo stato civile (clausola 9), devi anche indicare il codice OKIN corrispondente: "1" - non sposato / non sposato, "2" - matrimonio registrato, "3" - matrimonio non registrato, "4" - vedova / vedovo , “5 "- divorziato, "6" - separato.

Poi arrivano le informazioni standard sul passaporto del dipendente, il luogo di residenza e la data di registrazione all'indirizzo di residenza. La scheda personale del dipendente nella prima sezione termina con il numero di telefono di contatto del dipendente.

Un esempio di emissione di una carta personale di un dipendente, paragrafo 7-12

Compilazione della sezione n. 2 della scheda personale del dipendente

La sezione è compilata per gli uomini, le informazioni sono tratte da un documento di identità militare. Per gli uomini che non hanno ancora prestato servizio e sono soggetti alla coscrizione, è necessario compilare:

• comma 2 - è scritta la frase "soggetto a coscrizione";
• punto 5 categoria di idoneità - "A" - idoneo, "B" - idoneo con restrizioni minori, "C" - idoneo limitato, "D" - temporaneamente non idoneo, "D" - non idoneo.
• comma 8 - per gli uomini che hanno compiuto i 50 anni, qui viene apposto il segno “cancellato dall'anagrafe militare per età”, può essere indicata anche la frase “cancellato dall'anagrafe militare per motivi di salute”.

I restanti paragrafi di questa sezione per questa categoria di cittadini non sono compilati. Per gli uomini che sono in riserva, è necessario compilare tutti gli elementi. Tutte le informazioni sono tratte dall'ID militare.

Un esempio del design della sezione n. 2 della carta personale del dipendente

Compilazione della sezione n. 3 della scheda personale dell'impiegato T-2

Qui indichiamo per quale posizione è stato assunto il dipendente, con quale stipendio e in base a quale ordine di assunzione. Qui il dipendente deve apporre la sua firma.

In futuro, nel corso dell'attività lavorativa, questa sezione può essere integrata con informazioni sul movimento di un dipendente all'interno dell'organizzazione: da una posizione all'altra, da un'unità all'altra.

Un esempio di compilazione della sezione n. 3 della carta personale di un dipendente

Le sezioni 4-7 della scheda personale del dipendente vengono compilate durante il lavoro. La sezione n. 8 riflette le informazioni sulla vacanza, che indica il tipo di vacanza, la sua durata, il periodo di lavoro per il quale è concesso. è indicato come base.

Ultima sezione compilato quando il dipendente viene licenziato, la data e il motivo del licenziamento, il numero e la data sono scritti qui.

Un impiegato del servizio del personale compila una scheda personale, alla fine del modulo appone la sua firma e l'impiegato stesso, dopo averlo letto, firma questo documento.

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La scheda personale T-2 è compilata per i dipendenti di tutte le categorie assunti sulla base di un ordine (istruzione) per l'assunzione

Completamento delle sezioni del modulo

Il modulo della scheda personale T-2 è stato approvato dal Decreto del Comitato statistico statale della Russia del 05.01.05 n. per contabilizzare il lavoro e il suo pagamento”.

L'ufficiale del personale dovrebbe tenere presente che le regole per la conservazione delle carte personali del modulo T-2, ad eccezione delle Istruzioni per l'uso e la compilazione dei moduli contabili primari e della documentazione per la registrazione del lavoro e il suo pagamento, approvate. Il decreto del Comitato statistico statale della Russia del 05.01.2005 n. 1 non esiste, pertanto il contenuto di questo articolo può essere considerato come raccomandazioni e non come requisito tangibile per un'esecuzione precisa.

Documenti necessari per il rilascio di una carta personale; codifica delle informazioni

Per compilare una carta personale T-2, un funzionario del personale ha bisogno dei seguenti documenti dei dipendenti:
1) passaporto (o altro documento di identità);
2) libro di lavoro;
3) documento di identità militare;
4) un documento sulla laurea presso un istituto di istruzione:
5) certificato di assicurazione pensionistica statale;
6) certificato di iscrizione all'Agenzia delle Entrate;
7) un'ordinanza di assunzione.
Tutte le altre informazioni vengono inserite sulla base delle informazioni fornite dal dipendente su se stesso.
Quando si codificano le informazioni nella scheda personale T-2, è necessario seguire una serie di regole di riempimento definite dallo Standard per sistemi automatizzati gestione personale:
1. Se nel campo di codificazione vengono inseriti inserimenti errati o informazioni non relative a questa compilazione, il modulo T-2 è considerato danneggiato e deve essere riscritto. Pertanto, si consiglia di farlo codici esatti, o di non inserirli affatto fino a quando la carta personale T-2 non viene consegnata all'archivio.
2. In assenza di record o in caso di risposte negative ("non ho", "non sono iscritto"), la parte codificata di questo attributo rimane vuota. 1 3. Quando si specificano le date, il nome del mese è scritto per intero, l'anno è scritto in quattro cifre; ad esempio 14 settembre 2004
4. Le date sono codificate in numeri arabi nel seguente ordine: giorno/mese/anno; ad esempio, 23/04/1998.
Nella compilazione di altre sezioni della scheda, è necessario essere guidati dall'Istruzione approvata dalla risoluzione specificata.

Completamento delle sezioni del modulo

Il nome dell'organizzazione è indicato per intero, ad esempio, società per azioni chiusa Energostroy. Il nome abbreviato è indicato se lo è. sancita negli atti di fondazione. A lato è indicato l'OKPO dell'organizzazione.
Il numero del libro paga del dipendente non deve includere più di sei cifre. È assegnato a ciascun neo assunto o assunto e non cambia con qualsiasi movimento di un dipendente all'interno dell'organizzazione fino al suo licenziamento.
Il numero di identificazione del contribuente "l numero del certificato assicurativo dell'assicurazione pensionistica statale è indicato in conformità con il certificato di assegnazione del codice fiscale e il certificato assicurativo dell'assicurazione pensionistica statale.
Nella colonna "Alfabeto" è indicata la prima lettera del cognome del dipendente.
Viene indicata la natura del lavoro: "permanentemente", "temporaneamente", ecc.
Il tipo di lavoro (principale, part-time) è registrato per intero.
Il genere è indicato dalla lettera "M" o "F".
Cognome, nome, patronimico sono scritti per intero "l leggibile.
La data di nascita è stabilita sulla base di un passaporto o di un altro documento di identità ed è scritta per intero nella zona di testo, ad esempio "9 gennaio 1975". In questo caso il codice è indicato come segue: 01/09/1975.
Quando si specifica il luogo di nascita, si deve tenere conto di quanto segue:

Cittadinanza si scrive senza abbreviazioni. La registrazione della cittadinanza e la sua codifica vengono effettuate secondo il classificatore tutto russo di informazioni sulla popolazione. OK 018-95, approvato. Decreto dello standard statale della Russia del 31 luglio 1995 n. 412 (OKIN).

Compilando la colonna "Cittadinanza".

Le lingue parlate dal dipendente sono indicate per esteso senza abbreviazioni. Il grado di conoscenza della lingua in forma testuale è indicato come segue.

Informazioni sulla conoscenza delle lingue

Quando si codifica la colonna "Conoscenza di una lingua straniera", vengono indicati due codici, mentre il primo indica il codice della lingua, il secondo il grado di conoscenza di essa.

Ad esempio: "Inglese - Leggo e traduco con un dizionario" è scritto nella colonna "Codice" come: 014 1.

L'istruzione è registrata e codificata secondo OKIN e il Classificatore tutto russo di specialità nell'istruzione. OK 009-93, approvato. Decreto dello standard statale della Russia del 30 dicembre 1993 n. 296 (OKSO).

Secondo OKIN, l'istruzione è codificata come segue.

A volte in pratica ci sono problemi su come formare un registro dell'istruzione di un dipendente se non viene completato.

Informazioni sull'istruzione incompleta

Le abbreviazioni di parole sono consentite quando si scrive il nome di un istituto scolastico che non distorce il significato del nome. Nel caso in cui il nome dell'istituto scolastico includa la parola "nome", dovresti scrivere "loro"; se questo è seguito dalla parola "professore", "accademico" o qualcos'altro, allora dovresti scrivere "nome del professore", "nome dell'accademico", ecc. Gli ordini non sono indicati nei nomi delle istituzioni educative.
Tutte le informazioni sull'istruzione (qualifica, direzione o specialità) sono stabilite sulla base di un diploma di istruzione.
Le righe libere nella sezione istruzione sono per il nome e la data di conseguimento del diploma del secondo istituto di istruzione superiore o secondario formazione professionale. Se il dipendente si è laureato in due istituti di istruzione secondaria o superiore in diverse specialità, vengono registrati entrambi gli istituti di istruzione. Le qualifiche del diploma sono elencate nel seguente ordine:

La professione (principale e aggiuntiva) è indicata per intero sulla base dell'ordine (istruzione) per l'assunzione. È codificato in conformità con il classificatore tutto russo delle occupazioni dei lavoratori, delle posizioni dei dipendenti e delle categorie salariali (OKPDTR). Una professione aggiuntiva è quella che non coincide con la professione principale, ma può interessare l'organizzazione.
L'esperienza lavorativa (generale, continuativa, che dà diritto a un premio di anzianità, nonché il diritto ad altri benefici stabiliti nell'organizzazione, ecc.) è calcolata sulla base delle registrazioni nel libro di lavoro e (o) in altri documenti che confermano la relativa anzianità di servizio.
Lo stato di matrimonio è registrato e codificato secondo OKIN.

Informazioni sullo stato civile

Nella composizione del nucleo familiare sono indicati solo i familiari con l'indicazione del grado di parentela. I parenti più stretti sono padre, madre, figlio, figlia, fratello, una sorella, una persona nella cui educazione è stato il dipendente e altri parenti stretti che vivono insieme al dipendente.
I dati del passaporto sono indicati in stretta conformità con il passaporto. L'indirizzo del luogo di residenza è registrato secondo le regole per la registrazione del luogo di nascita.
Nel caso in cui il dipendente non abbia ricevuto il libro di lavoro il giorno del licenziamento per assenza dal posto di lavoro o per altro motivo, l'addetto al personale invia notifiche via posta agli indirizzi indicati circa la necessità di presentarsi nell'ufficio del personale per un libretto di lavoro (o consenso espresso da inviarle per posta) o richieste di informazioni sul luogo in cui si trova il lavoratore. Pertanto, è necessario compilare entrambe le colonne: sia l'indirizzo del luogo di residenza in base al passaporto, sia l'indirizzo effettivo del luogo di residenza, nonché il numero di telefono del dipendente o del parente prossimo.

Contabilità ferie Modifica delle informazioni sui dipendenti

Nella parte precedente dell'articolo abbiamo scoperto quali documenti sono necessari per compilare la scheda T-2, e abbiamo anche esaminato come vengono compilate le colonne "Alfabeto", "Cittadinanza", come vengono compilati i dati sull'istruzione, la composizione della famiglia, ecc. sono inseriti.

Completamento della sezione sulla registrazione militare

I principali documenti sulla base di quale sezione. 2 "Informazioni sulla registrazione militare" della carta personale T-2 sono:

Informazioni sulla registrazione militare

Dopo aver completato le sezioni informazioni generali"e" Informazioni sulla registrazione militare "l'impiegato firma una scheda personale e appone di propria mano la data per confermare l'accordo con le informazioni inserite. L'ufficiale del personale appone la sua firma, il titolo della posizione e la trascrizione della firma , confermando così che le registrazioni sono state effettuate da lui personalmente sulla base dei documenti presentati.

Inserimento di informazioni su assunzioni, certificazioni, formazione avanzata, incentivi, ecc.

Quando si inseriscono informazioni sull'assunzione e il trasferimento a un altro lavoro, è necessario compilare tutte le colonne della tabella. Le informazioni devono essere inserite senza abbreviazioni

Le informazioni sull'occupazione e sui trasferimenti ad altro lavoro sono inserite sulla base di un ordine (istruzione) sull'assunzione (moduli T-1 e T-1a) e un ordine (istruzione) sul passaggio ad altro lavoro (modulo T-5). Lo specialista dell'ufficio del personale, in fase di compilazione della presente sezione, deve portare a conoscenza del dipendente le iscrizioni effettuate contro ricevuta.
Al momento della compilazione del 4 "Certificazione" di una carta personale, tutte le colonne sono compilate, vale a dire:
- data di certificazione;
- la decisione della commissione, ad esempio "trasferimento a una posizione", "invio per formazione avanzata", ecc.;
- un collegamento a un documento specifico (di norma, si tratta di un protocollo dei risultati della certificazione) che ne indica il numero e la data.
La colonna "Motivo" può essere vuota, oppure può contenere un ordine dell'organizzazione di inviare un dipendente per la certificazione e/o un ordine di approvazione dei risultati della certificazione.
I dati sulla formazione avanzata sono registrati sulla base dei documenti presentati al momento della domanda di lavoro o provenienti dal dipartimento di formazione. Nella sezione "Sviluppo professionale" sono indicati:
- date di inizio e fine della formazione;
- tipo di formazione avanzata;
- il nome dell'istituto di istruzione (istituto di alta formazione del ministero (dipartimento), facoltà di alta formazione presso un istituto di istruzione superiore, facoltà di alta formazione presso un istituto di istruzione professionale secondaria, istituto di alta formazione, corsi di alta formazione presso il ministero (dipartimento ), corsi di alta formazione presso imprese, enti scientifici e di ricerca e progettazione, istituti di istruzione professionale superiore e secondaria, istituti di alta formazione e loro sedi distaccate);
- tipo di documento (certificato, certificato);
- la colonna "Motivo" può essere vuota, oppure può indicare l'ordine dell'organizzazione di inviare il dipendente per la formazione avanzata.
Allo stesso modo, le informazioni sulla riqualificazione professionale sono inserite con l'indicazione della specialità (direzione, professione) in cui si svolge la riqualificazione.

Al momento della compilazione del "Incentivi e premi" devono indicare i tipi di incentivi applicati al dipendente (sia a livello di organizzazione che a livello di ministeri e dipartimenti), nonché elencare i premi statali.

Contabilità ferie

Nella sezione "Vacanze" viene tenuto un registro di tutti i tipi di ferie concesse al dipendente durante il periodo di lavoro nell'organizzazione. La base per effettuare le registrazioni sono gli ordini per la fornitura di ferie.
Nella compilazione della tabella ferie in base all'ordine viene inserita solo la data di inizio ferie, mentre la data di fine viene inserita “di fatto” dopo che il dipendente è effettivamente rientrato dalle ferie. Ciò è dovuto al fatto che nel caso in cui un dipendente venga chiamato dalle ferie o interrotto, la colonna "Data di fine" conterrà la data in cui il dipendente parte per lavoro e non la data di fine ferie pianificata per ordine.
Nella stessa tabella, va necessariamente annotata l'uscita senza salvare salari. Viene preso in considerazione nel calcolo dell'anzianità di servizio, che dà diritto a un congedo base annuale retribuito, poiché, ai sensi dell'art. 121 del Codice del lavoro della Federazione Russa e non include il tempo per la concessione di ferie a un dipendente senza retribuzione per più di 7 giorni di calendario.

Parimenti, non si tiene conto dell'anzianità di servizio, che dà diritto al congedo base annuale retribuito, e del tempo di congedo per la cura del figlio fino al raggiungimento dell'età stabilita dalla legge.
Inoltre, secondo l'art. 121 del Codice del lavoro della Federazione Russa, il tempo di assenza del dipendente dal lavoro senza buoni motivi, anche per effetto della sua sospensione dal lavoro nei casi previsti dall'art. 76 del Codice del lavoro della Federazione Russa.
Di seguito sono riportati i possibili tipi di documenti sulla base dei quali il dipendente del dipartimento del personale ricalcola tale anzianità di servizio (ai sensi dell'articolo 76 del Codice del lavoro della Federazione Russa).

Tipi di documenti che servono come base per il ricalcolo dell'anzianità in caso di sospensione dal lavoro

Nella sezione “Informazioni Aggiuntive”, per completezza contabile, indicare se necessario:
- informazioni sullo studio a tempo parziale (serale), sulla corrispondenza, sui dipartimenti di studi esterni degli istituti di formazione professionale superiore e secondaria (indicare anche le date di ammissione a un istituto di istruzione e la sua laurea):
- informazioni sulla persona disabile lavoratrice, indicando il certificato MSEC, il gruppo di disabilità e la data della sua costituzione (modifica), il motivo della disabilità;
- conclusione del MSEC sulle condizioni e la natura del lavoro.
Dopo che il dipendente è stato licenziato dall'organizzazione, le voci vengono inserite nella sezione. XI "Motivi di licenziamento", che indica la decodifica dei motivi di licenziamento del dipendente secondo l'esatta formulazione indicata nel Codice del lavoro della Federazione Russa, la data del licenziamento, il numero dell'ordine di licenziamento.
Alla chiusura della scheda personale T-2, l'ufficiale del personale appone la sua firma personale con la sua trascrizione e l'indicazione della posizione. Il dipendente stesso firma allo stesso modo. La firma del dipendente in questo caso conferma il suo accordo con tutte le voci effettuate nella sua carta personale.

Modificare le informazioni su un lavoratore

Quando le informazioni su un dipendente vengono modificate, i dati pertinenti vengono inseriti nella sua scheda personale, che è certificata dalla firma di uno specialista del dipartimento del personale e se vengono apportate modifiche nella sezione. "Informazioni generali" e "Informazioni sulla registrazione militare", quindi la firma dell'impiegato stesso.
Le modifiche vengono apportate allo stesso modo della cartella di lavoro. Sulla base dei primi moduli e nel corso dell'introduzione in URSS di un sistema automatizzato di contabilità del personale, è stato sviluppato l'OST "Standard per i sistemi automatizzati di gestione del personale". Ha delineato le regole di base per la compilazione di una scheda personale. Come si legge nell'OST, "quando si cambia il cognome, quello vecchio viene cancellato e al suo posto ne viene scritto uno nuovo secondo i documenti presentati all'ufficio del personale". Inoltre, "tutte le successive modifiche dei dati relativi al dipendente (cambio di residenza, ecc.) Si riflettono nella scheda personale da parte del dipendente dell'ufficio del personale". Una sostituzione completa di una carta personale non è auspicabile perché in futuro sarà difficile ripristinare l'intero quadro per questo dipendente.
Per quanto riguarda la modifica dei dati del passaporto e dello stato civile, è possibile applicare lo stesso schema, barrato.

V.V. MITROFANOVA,
cand. economia Scienze,
Direttore del Centro per lo sviluppo professionale

Una carta personale è un documento che riassume tutte le informazioni su una persona, inclusa la biografia di un dipendente, precedenti lavori, servizio militare e altre informazioni.

Questo documento è il documento principale dei registri del personale e deve essere compilato, ha il suo forma unificata T-2, che è stato approvato dalla risoluzione del Comitato di Stato Federazione Russa secondo le statistiche del 01/05/2004 n. 1.

Documenti necessari per completare.

La responsabilità per la compilazione di questo documento è solitamente assegnata a ufficio del personale organizzazioni, nelle piccole imprese può essere compilato personalmente dai dipendenti del reparto contabilità o dal capo. La carta personale di un dipendente può servire come conferma dell'anzianità, poiché tutti i dati vengono trasferiti ad essa.

Dopo il licenziamento di un dipendente, la carta viene conservata presso l'azienda per 75 anni, in caso di liquidazione dell'organizzazione, queste informazioni vengono trasferite all'archivio e continuano il suo periodo di conservazione. Il modulo T-2 comprende 11 sezioni che possono essere completate indipendentemente l'una dall'altra.

Sulla base di quali documenti compilare la carta personale di un dipendente?

La carta personale del dipendente dovrebbe essere aperta dopo l'emissione di un ordine su, il momento esatto della sua apertura non è previsto dalla legislazione. Per compilare questo documento, non avrai bisogno di tanti documenti quanti potrebbero sembrare a prima vista.

Da un dipendente avrai bisogno di un documento di identità, un certificato assicurativo dell'assicurazione pensionistica statale, un libro di lavoro e documenti che confermino la sua istruzione.

Nel caso in cui il richiedente rientri nell'elenco delle categorie di prestazioni sociali, vengono presentati i documenti che confermano il diritto alla prestazione, nonché i certificati medici, se necessari.

Da dove iniziare a riempire?

È importante non commettere errori durante la compilazione.

Questa forma del documento è composta da 11 sezioni, tuttavia è importante compilare la parte superiore del documento. Il responsabile della tenuta dell'anagrafe del personale deve compilare correttamente i dati dell'organizzazione e la parte superiore della tessera personale, pena la decadenza della tessera in caso di precedente controverso o giudiziario:

• in questa parte è necessario indicare il numero di personale del dipendente, è importante sapere che è composto da non più di 6 cifre e non cambia, indipendentemente dal movimento del dipendente nella scala della carriera;
• indicare quindi il codice fiscale, in mancanza di certificato di iscrizione all'Agenzia delle Entrate dato codice può essere trovato sul sito IFTS utilizzando i dati del passaporto del dipendente;
• nella colonna "Alfabeto" è consuetudine annotare la prima lettera del cognome, quando si cambia il cognome la lettera cambia, così come il resto dei dati. Nella colonna “Natura del lavoro” indicare in base al detenuto “a tempo indeterminato” o “a tempo determinato”;
• il tipo di lavoro è indicato sulla stessa base della natura, si può indicare "principale" o "part-time". Oltre ai dettagli dell'organizzazione e alla parte superiore del documento, è necessario specificare i codici del classificatore di informazioni tutto russo (OKIN).

Come compilare correttamente il modulo T-2?

Devi fornire solo informazioni veritiere.

Per evitare errori, valuta la possibilità di compilare la scheda personale del dipendente in sezioni.

Le informazioni di base nella prima sezione sono compilate da un documento di identità, quindi dal paragrafo 5 secondo il dipendente. Nel caso in cui una persona parli tre o più lingue straniere, l'azienda ha il diritto di integrare le righe nella versione elettronica del modulo del documento.

L'articolo 6 è compilato dai documenti presentati sull'istruzione, indipendentemente dal numero di completati e incompleti istituzioni educative l'ufficiale del personale deve elencare tutti gli stabilimenti.

Le informazioni sulla professione e sull'esperienza lavorativa sono inserite rispettivamente nei paragrafi 7 e 8, sulla base delle precedenti voci in. La professione è inserita in conformità con l'elenco del personale e l'ordine di assunzione.

Inoltre, informazioni sulla sua stato civile e composizione familiare ai paragrafi 9, 10. Secondo la legislazione sul lavoro della Federazione Russa, la famiglia comprende genitori, marito / moglie, fratelli, nonché una cerchia di persone che vivono con il dipendente, il registro è tenuto nell'ordine di parentela.

I dati del passaporto sono registrati integralmente al paragrafo 11, l'indirizzo di registrazione e l'effettiva residenza al paragrafo 12. Con questo si conclude la prima sezione, è importante ricordare che i dati inseriti possono subire variazioni.

Molto spesso, si verificano modifiche nei dati del passaporto, ad esempio quando un dipendente si sposa o divorzia.

In questo caso è necessario cancellare accuratamente il vecchio cognome e inserirne uno nuovo accanto, quindi inserire il documento di base e firmare con la firma del dipendente responsabile della conservazione delle carte personali.

Ripeti gli stessi passaggi con i dati del passaporto e il luogo di registrazione.

La sezione due contiene informazioni sulla registrazione militare che vengono trasferite dalla carta d'identità militare del dipendente. In assenza di un ID militare, questa sezione viene saltata. Se un uomo non ha svolto il servizio militare e non è stato dismesso da determinati indicatori al comma 2 dell'articolo 2, si deve indicare "soggetto a coscrizione".

Nella terza sezione del modulo T-2 sono indicate le informazioni sul posto di lavoro del dipendente, ovvero: per lavoro, unità strutturale (se presente), posizione, importo, base per l'assunzione (ordine del capo dell'impresa).

Dopo aver inserito i dati, il dipendente verifica la correttezza dei dati specificati e appone la propria firma. Quando un dipendente viene trasferito a un'altra posizione o un aumento di stipendio per un motivo o per l'altro si riflette anche in questa sezione.

È possibile aggiungere informazioni su corsi aggiuntivi.

La sezione 4 viene compilata durante la certificazione dei dipendenti per un cambio di posizione o trasferimento ad un'altra unità strutturale. In questa sezione, il dipendente del servizio del personale è tenuto a indicare il periodo di certificazione, il suo risultato e un collegamento al documento di certificazione.

Nella sezione 5 "Formazione avanzata", sono inseriti i dati sulla formazione avanzata aggiuntiva del dipendente, ad esempio, il dipendente ha avuto un'istruzione specialistica secondaria e si è laureato presso un istituto di istruzione superiore durante il corso del corso, il che ha contribuito a cambiare il suo grado o qualifica. Anche il periodo di studio e il suo risultato sono compilati. In tal caso occorre modificare il primo comma, comma 6.

La settima sezione, così come la quarta, la quinta e la sesta, sono compilate secondo necessità e i risultati del dipendente, di norma, queste sezioni sono utilizzate da grandi organizzazioni che inviano personale a corsi di formazione, ricertificazione o certificazione durante il trasferimento a un'altra posizione.

Nella sezione 7 "Premi (incoraggiamento), titoli onorifici» compilare le informazioni sulla ricezione di premi come: per il raggiungimento di vendite elevate, per il lungo servizio, ecc.

Secondo il Codice del lavoro della Federazione Russa, capitolo 19, art. 114, ogni persona che ha lavorato nell'organizzazione per più di 6 mesi consecutivi ha diritto alle ferie annuali retribuite, alle ferie a proprie spese e così via. I dati relativi alle ferie vengono inseriti nella sezione 8 della scheda personale del dipendente, indipendentemente dal tipo di ferie.

In questa sezione, il responsabile della compilazione di questo documento deve inserire il tipo di ferie, il documento di base che consente di andare in ferie, il numero di giorni, nonché la data di inizio e fine delle ferie del dipendente. Quando le righe in questa sezione finiscono, è necessario segnalare un'ulteriore pagina sciolta con la continuazione della sezione otto. Non è necessaria una nuova carta.

Nella Federazione Russa esiste un elenco piuttosto lungo di categorie per la fornitura di servizi sociali. Ad esempio, una detrazione fiscale dall'imposta sul reddito delle persone fisiche per un importo di 1.400 rubli per due figli e 3.000 rubli per più di un terzo figlio compreso. Tali informazioni sono inserite nella sezione 9 del modulo T-2. In questa sezione è necessario indicare anche il tipo di prestazione erogata, il numero e la data di rilascio del documento attestante il diritto alla prestazione.

La sezione 10 è completata a discrezione del datore di lavoro e l'esistenza di determinate competenze o condizioni mediche del dipendente. Qui puoi inserire l'esperienza di guida di un dipendente di una categoria o di un'altra o informazioni sull'istruzione aggiuntiva non inclusa nella sezione 2, ad esempio corsi di taglio e cucito o ricevere istruzione aggiuntiva nell'istruzione a tempo parziale.

In caso di risoluzione di un contratto di lavoro, il datore di lavoro deve indicare l'art Codice del Lavoro, in base al quale il rapporto di lavoro è stato risolto nella sezione 11 del presente modulo della carta personale del dipendente.

Insieme a questo, è necessario indicare il numero e la data dell'ordinanza di licenziamento e la data del licenziamento stesso.

Errori comuni commessi durante la compilazione di un documento

Piccoli errori possono essere corretti.

Succede che il personale dell'ufficio del personale commetta errori durante la compilazione della scheda personale del dipendente. Ciò non comporterà conseguenze speciali e non influirà affatto sul dipendente. Tuttavia, se si verifica un discreto numero di errori, durante un controllo esterno verrà inflitta una sanzione all'ufficio del personale per scarso rendimento.

Gli errori più comuni sono:

1. L'uso di caratteri speciali. [/], [:], [=] e altri caratteri speciali non devono essere utilizzati in questo documento. Sono particolarmente severamente vietati nella zona di codifica;
2. Completamento incurante del documento. Il testo può oltrepassare i confini dei campi specializzati, se necessario. Tuttavia, non dovrebbe finire nell'area di codifica. Se in quest'area è presente almeno 1 lettera, la carta viene considerata danneggiata e dovrà essere ristampata;
3. trattini. Questa nota svista è dovuta al fatto che in molte altre carte i trattini sono possibili o addirittura necessari. Non dovrebbero essere nel modulo T-2. Se non c'è niente da scrivere nella colonna, deve essere lasciata completamente vuota.

La persona responsabile della conservazione della documentazione del personale approva il documento e lo trasmette alla persona licenziata per la revisione. Il dipendente è tenuto a firmare una carta personale. La firma del dipendente parla del pieno accordo nelle informazioni di cui sopra.

In questo video troverai un esempio di compilazione di una scheda T-2 personale.

Modulo di domanda, scrivi il tuo

Quando si registra un dipendente per lavoro, è necessario creare una carta personale per lui. Questo documento riflette le informazioni sul dipendente e la natura del lavoro. La scheda personale (modulo N T-2) riporta anche altre informazioni aggiuntive.

Carta personale

Ogni dipendente deve avere la sua carta personale. È avviato dai dipendenti del servizio del personale alla reception. La scheda è compilata nel modulo N T-2. Quando si assume un lavoratore scientifico-pedagogico e scientifico, è necessario compilare contemporaneamente una scheda nel modulo N T-4. E quando si registrano persone che sostituiscono posizioni pubbliche Servizio pubblico, deve essere utilizzato il modulo N T-2GS(MS).

Per compilarlo correttamente, l'addetto al personale dovrà raccogliere informazioni sul dipendente. Le informazioni nella scheda personale sono inserite sulla base di:

• passaporto del dipendente (altro documento comprovante la sua identità);
• ordine di lavoro;
• libro di lavoro (un altro documento che può confermare la sua esperienza lavorativa);
• certificati di assicurazione pensionistica;
• documenti di registrazione militare (se la persona in cerca di lavoro è soggetta alla coscrizione per il servizio militare ed è responsabile del servizio militare);
• documenti sull'istruzione, disponibilità di conoscenze o qualifiche speciali (se la posizione richiede una formazione speciale o sono necessarie conoscenze speciali).

In alcuni casi, potrebbero essere richiesti documenti aggiuntivi. Ad esempio, un certificato delle condizioni e della natura del lavoro dal luogo di lavoro principale, se un dipendente part-time viene assunto per lavorare in condizioni di lavoro pericolose e dannose.

Il modulo inizia con un'intestazione in cui è necessario specificare il nome dell'organizzazione. I seguenti campi sono compilati:

• Data di compilazione (questa data può differire dalla data di ricezione);
• Numero del personale;
• Il numero del certificato di assicurazione statale;
• Alfabeto (è necessario più completo per sistematizzare le carte, qui è indicata la prima lettera del cognome del dipendente);
• La natura del lavoro (temporaneo o permanente - a seconda che il contratto di lavoro sia a tempo determinato o indeterminato);
• Tipo di lavoro (part-time; in caso contrario, viene indicato "principale");
• Sesso (è apposta solo la lettera M o F).

La scheda contiene sezioni:

• Informazioni generali (nome completo del dipendente, data e luogo di nascita, informazioni sulla cittadinanza, informazioni sulla conoscenza di una lingua straniera, istruzione, professione, esperienza lavorativa, stato civile, composizione della famiglia, dati del passaporto e informazioni sul luogo di residenza , numero il suo numero di telefono) (Prima sezione);
• Informazioni sulla registrazione militare (seconda sezione);
• Assunzione e passaggio ad altra mansione (Terza sezione);
• Certificazione (quarta sezione);
• Alta formazione (Quinta sezione);
• Riqualificazione professionale (Sesta sezione);
• Premi (incoraggiamenti), titoli onorifici (Settima sezione);
• Vacanze (ottava sezione);
• Benefici sociali (informazioni sui benefici cui il lavoratore ha diritto per legge) (Sezione Nona);
• Informazioni aggiuntive (decima sezione);
• Cause di risoluzione del rapporto di lavoro (Undicesima sezione).

Classificatori durante la compilazione della scheda

Nella prima e nella seconda pagina del modulo sono presenti i campi per l'apposizione dei codici. Per compilare questi campi, è necessario utilizzare i classificatori:

• OKATO (oggetti di divisione amministrativo-territoriale);
• OKIN (informazioni sulla popolazione);
• OKSO (specialità nell'istruzione);
• OKPO (imprese e organizzazioni);
• OKPDTR (posizioni dei dipendenti, professioni dei lavoratori e categorie salariali);
• OKUD (documentazione di gestione).

Come apportare modifiche

Se le informazioni sul dipendente sono cambiate, devono riflettersi nella sua carta personale. Per riflettere correttamente tali modifiche, è necessario cancellare i dati obsoleti con una riga e scriverne di nuovi (accanto o sopra). Le modifiche devono essere certificate dalla firma del responsabile del personale.

È inoltre possibile apportare correzioni se inizialmente sono stati inseriti dati errati.