Dom › Salon › Organizacija i održavanje sastanaka. Sastanci i sastanci, opći i posebni znakovi

Organizacija i održavanje sastanaka. Sastanci i sastanci, opći i posebni znakovi

§1. Sastanak kao vrsta organizacije poslovne komunikacije grupe

Poslovni sastanak (sastanak)- usmena komunikacijska interakcija skupine ljudi (kolektiva). Ova vrsta komunikacije spaja različite žanrove: govornički monolog (uvodni i završna riječ izlagač, govori sudionika, izvješće), razgovor (razmjena informacija, promicanje i rasprava o idejama tijekom brainstorminga), diskusija.

Učinkovitost sastanka uvelike ovisi o talentu organizatora - o njegovim govornim vještinama i menadžerskim sposobnostima. Često sastanak vodi sam voditelj.

Razlikuju se sljedeći glavni zadaci poslovnih sastanaka:

1) Saznati, analizirati stanje stvari (kako se planirano provodi, što se događa u timu ...); razmjenjivati informacije o temi o kojoj se raspravlja, koordinirati napore i donositi organizacijske zaključke. Ovi zadaci odgovaraju vrsti prikupljanja informacija.

2) Informirati tim o traženju rješenja problema, o novim iskustvima i mogućnostima njihove primjene, uvjeriti zaposlenike u ispravnost ekonomske politike koja se vodi. Za rješavanje ovih problema predviđen je eksplanatorni sastanak, odnosno sastanak – brifing.

3) Pronaći kolektivno rješenje problema, proizvesti, prikupiti ideje. Ovo je tip sastanka – problemski, ili “brainstorming”.

4) Odaberite i donesite konstruktivne odluke. To je zadatak sastanka – donositelja odluka.

5) Dati sudionicima potrebno znanje, poboljšati njihove vještine. Ova vrsta se zove konferencija ili sastanak obuke.

Ako je voditelj zainteresiran za stalni kontakt s timom, organizira redovite sastanke. Prema učestalosti okupljanja može biti jednokratno i periodično.

§2. Faze pripreme i održavanja sastanka

Sastanak je grupna komunikacija kojom se upravlja, organizira. Njegov uspjeh 90% ovisi o pripremi, promišljanju strukturnih elemenata komunikacijske faze i naknadnoj procjeni i samoprocjeni.

Predkomunikacijski stadij	Faza komunikacije	postkomunikacijski
1. Utvrđivanje potrebe za sastankom.	1. Uvodne riječi predsjedavajućeg.	Analiza sklopa.
2.Formulirovka tema i cilj.	2. Rasprava o problemu (poruke, razgovor ili rasprava).
3. Izrada dnevnog reda, nacrti odluka.	3. Donošenje odluka (opcionalno).
4.Identifikacija i priprema sudionika.	4. Završni monolog predsjedavajućeg.
5. Određivanje vremena i mjesta sastanka.

Priprema za sastanak počinje utvrđivanjem njegove potrebe. Preporučljivo je koristiti ovu složenu vrstu rada ako nema alternative, kao što je, na primjer, razgovor, odluka višeg rukovodstva, druženje s drugim sastancima. Nakon odluke o organiziranju procesa kolektivne rasprave, razjašnjavaju se njegova tema i svrha. Isticanjem i grupiranjem pitanja razvija se dnevni red. Odabir slijeda razmatranja pitanja, pođite od psiholoških razloga. „Najteže“ stavke koje zahtijevaju opširnu raspravu i razradu najbolje je smjestiti u drugu trećinu sastanka, kada fizička i mentalna izvedba grupe dostigne vrhunac. Najprije se mogu obraditi tekuća ili hitna pitanja koja ne zahtijevaju puno vremena, a za kraj ostaviti “najjednostavnije” stavke ili one najzanimljivije.

Općenito, potrebno je pripremiti, možda i sazivanjem povjerenstva za tu svrhu, nacrt odluke. Često se sastoji od “upitnika” za čiju će stavku sudionici dati konkretne odgovore tijekom sastanka.

Sljedeći korak je određivanje kvantitativnog i kvalitativnog sastava publike, te priprema sudionika.

Nije potrebno na svaki sastanak pozivati voditelje svih odjela. Obično su uključeni oni službenici koji su najkompetentniji za problem o kojem se raspravlja. Potrebno je utvrditi predstavljaju li sugovornici širok raspon mišljenja ili čine kohezivnu skupinu s istim stavovima. Po broju sudionika sastanci mogu biti uži (do 5 osoba), prošireni (do 20 osoba) i reprezentativni (preko 20 osoba). Male grupe su kohezivne, visoko produktivne, ali u njima je teško započeti razgovor, postoji rizik donošenja nepouzdanih odluka. Veliki u pravilu donose promišljene odluke na temelju mnogo stajališta, ali je u njima teško doći do konsenzusa, potrebna je pojačana kontrola, postoji opasnost od nastanka grupa, pritisaka na " saboteri". Idealan broj sudionika za interni poslovni sastanak je od 6 do 9. Svi zaposlenici moraju biti unaprijed upoznati s temom, svrhom, dnevnim redom te potrebnim materijalima i dokumentima.

Najbolje vrijeme za održavanje sastanka, prema ergonomskim istraživanjima, je kasno jutro (srijeda ili četvrtak u 11 sati). Za redovite sastanke određen je određeni dan u tjednu.

Mjesto održavanja, u pravilu, je ured voditelja organizacije. Međutim, bolje je sazvati sastanke u posebno opremljenoj prostoriji. Mora imati dobru akustiku, zvučnu izolaciju, ventilaciju, normalnu temperaturu zraka (+ 19 ° C), udoban namještaj za rad. Najoptimalniji raspored sudionika je na udaljenosti jedne od drugih za trapezoidnim stolom.

Odgovarajuće trajanje zajedničke mentalne aktivnosti veliki broj ljudi - 40 - 45 minuta. Ako okolnosti slučaja zahtijevaju više vremena, nakon 40 minuta oglašava se stanka od deset minuta. Pravila se utvrđuju na samom početku sastanka. Obično su uvodni i završni govori voditelja, kao i svi govori, predviđeni za 10 minuta. U uvodne napomene potrebno je jasno i krajnje konkretno, ukratko ocrtati problematiku o kojoj se govori i još jednom skrenuti pozornost prisutnima na krajnji cilj skupa. Da bi se stvorio poticaj za raspravu, može se naglasiti praktični značaj pitanja i postaviti niz specifičnih zadataka publici. Jedan od najvažnijih zahtjeva za voditelja sastanka je da ne nameće svoj stav ostalim sudionicima od samog početka. Pozicija daje posebnu težinu riječima menadžera, a oni zaposlenici koji imaju suprotna stajališta mogu se jednostavno ne usuditi izraziti ih kako ne bi proturječili autoritetima. Moramo pokušati zauzeti neutralan stav, svoje mišljenje iznijeti iz treće osobe ili ga formulirati kao pitanje. Najozbiljniji sastanak prikladno je započeti nekom neočekivano zanimljivom opaskom, pa čak i šalom. Vrlo je učinkovito ako se rečenica, misao koja otvara sastanak, koristi i na njegovom završetku. Obraćajući se, voditelj naziva sudionike njihovim imenom - patronimom, ako je moguće, naglašava njihovo iskustvo i kompetenciju u relevantnom pitanju. Predsjedavajući bi trebao biti izuzetno pažljiv ne samo na bit govora, već i na to kako se svaki od njih uklapa u cjelokupnu strukturu, kako djeluje na postizanje željenog cilja; vodi li to u stranu. Organizator se pridržava pravila, tijekom i nakon razmatranja svakog problema ukratko rezimira nastupe. To vam omogućuje da osigurate da svi prisutni jasno razumiju što u pitanju da je postignut određeni napredak u raspravi. Ako govornik izađe iz okvira pitanja, diplomatski ga zaustavite. Kritička ocjena prijedloga daje se ili neposredno nakon govora ili, ako se koristi metoda brainstorminga, nakon što su iznesene sve ideje.

Sljedeća moguća faza sastanka je donošenje odluka. Čita se unaprijed pripremljeni nacrt odluke, a sudionici sastanka unose vlastite prilagodbe, usvajaju je na temelju rezultata glasovanja. Nakon donošenja rješenja određuju se osobe koje provode njegovo izvršenje i kontrolu.

Na kraju sastanka voditelj može pozvati sve da provedu te planove, programe, da postignu ciljeve do kojih su na kraju došli; ukratko rezimirati raspravu; pohvaliti najuspješnije ideje, poslovne izvedbe; hvala svima na produktivnom radu.

Engleski istraživač sastanaka Elan Barker s pravom vjeruje da stalna analiza tekućih kolektivnih rasprava dovodi do profita. Ocjena treba biti objektivna, formulirana od strane cijele grupe na posebnom sastanku, izvan sastanka. Sudionike možete zamoliti da ispune upitnik pomoću tzv. klizne ljestvice za odgovore: (ne) 1 2 3 4 5 6 (Da):

Je li sastanak bio potreban?

Je li mu svrha jasna?

Je li odgovaralo svrsi?

Slažete li se da su trajanje i vrijeme odgovarali?

Jeste li bili zadovoljni lokacijom?

Jeste li na vrijeme dobili dnevni red i dokumente?

Jesu li navedene sve točke dnevnog reda?

Jesu li prisutni bili kompetentni?

Je li predsjedavajući vršio odgovarajuću kontrolu?

Jeste li zadovoljni procesom donošenja odluka?

Analiza sklopa može se provesti učinkovitije ako je uključen neovisni stručnjak. Znat će nepristrano procijeniti što ide dobro, a što treba promijeniti.

Menadžer početnik može samostalno analizirati kolektivnu komunikaciju prema shemi:

1. Koja je vrsta sastanka ovisno o svrsi?

2. Jesu li tema i podteme (dnevni red) dobro formulirane?

3. Kada je predviđeno razmatranje najtežeg pitanja?

4. Jesu li mjesto, vrijeme, broj i sastav sudionika odgovarajući?

5. Što voditelj kaže u svom uvodnom govoru?

6. Koji se propis donosi?

7. Koje su organizirajuće govorne akcije voditelja tijekom dijaloga?

8. Sudjeluju li svi prisutni u raspravi?

9. Koje su odluke donesene?

10.Kako je domaćin završio sastanak?

11. Je li protokol ispravno sastavljen?

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja jednostavno je. Koristite obrazac u nastavku

Studenti, diplomanti, mladi znanstvenici koji koriste bazu znanja u svom studiju i radu bit će vam vrlo zahvalni.

Domaćin na http://www.allbest.ru/

Ssadržaj

Uvod
1.1. Koncept "sastanka" i "sjednice"
1.2. Organizacija sastanka
1.3. Vrste i način održavanja sastanaka
1.4. Poboljšanje učinkovitosti sastanaka i sjednica
Zaključak

Uvod

Predmet kontrolni rad"Susreti i sastanci, opći i posebni znakovi."

Među različiti tipovi aktivnosti voditelja najveći dio vremena, a uz odvajanje od ostatka posla, apsorbiraju sastanke.

Svrha kontrolnog rada je sagledavanje općih i posebnih obilježja sastanaka i sjednica.

U skladu s tim ciljem definirani su sljedeći zadaci:

1. Razmotrite pojmove sastanak i sastanak.

2. Razmislite o organiziranju sastanaka i sastanaka.

3. Razmotrite glavne mogućnosti za poboljšanje učinkovitosti sastanaka i sastanaka.

Objekt je oblik kolektivnog odlučivanja.

Predmet – sastanak i sastanak.

Osim poslovni razgovori i komercijalnih pregovora, u poslovnoj praksi rašireni su posebni oblici vođenja poslovnih razgovora - sastanci, koji su način otvorenog kolektivnog raspravljanja o određenim pitanjima.

Stil rada menadžera uvelike je određen posjedovanjem "mudrosti" održavanja raznih vrsta sastanaka i sastanaka, koji zauzimaju značajan dio radnog vremena i odnose se na izravne funkcije upravljanja.

Odgovoran odnos prema tim aktivnostima diktira ne samo učinkovitost ili neučinkovitost njihovog utjecaja na daljnje aktivnosti institucija, organizacija, ali i utrošenog vremena velikog broja prisutnih sudionika skupa.

Kolektivna rasprava kao forma poslovni razgovor ima mnogo pozitivnih strana. Prvo, povećava učinkovitost razmišljanja. Ruska poslovica "um je dobar, ali dvoje je bolje" nije nastala od nule, ona sadrži duboko značenje. Doista, originalnost ljudskog mišljenja leži u činjenici da je ono posebno učinkovito u uvjetima zajedničke intelektualne aktivnosti, jer se intelektualni rezultati ne zbrajaju, već množe. Poznato je da je većina plodnih ideja nastala tijekom zajedničke razmjene mišljenja.

Drugo, tijekom susreta jača se kreativno zajedništvo radnika, interesi pojedinih radnika uključuju u jedinstveni sustav kolektivnih zadataka, a unapređuju se i poslovne vještine njegovih sudionika. Treće, u zajedničkom mentalnom radu, to se otkriva kreativni potencijal svaki od njih. Kuzin F. A. Kultura poslovne komunikacije: praktični vodič. -- 6. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: Os-89, 2002.- str. 195

Prilikom pisanja rada korišteni su obrazovni materijali autori kao što su F. A. Kuzin, V. M. Chizhikov i drugi.

1. Sastanci i sastanci, opća i posebna obilježja

1.1 Koncept "sastanka" i "sjednice"

Sastanak je oblik donošenja zajedničkih odluka o najvažnijim pitanjima života ustanove ili organizacije. Sastancima prisustvuju predstavnici različitih odjela ustanove koji su zainteresirani za rješavanje pitanja koja su na dnevnom redu. Sastanci mogu biti prošireni (prema broju sudionika) i ograničeni (uži krug sudionika).

Sastanak je također oblik zajedničkog raspravljanja i rješavanja pitanja, ali se prvenstveno odnosi na rad stalnih tijela (tijela) stvorenih u okviru jedne institucije ili korporativno s drugim institucijama i organizacijama.

Kao primjer mogu se navesti: kolegiji, upravni odbori, plenumi, Državna duma, Vijeće Federacije, Vijeće sigurnosti itd. Ova tijela imaju relativno stalan sastav svojih članova, rade kontinuirano, s određena učestalost njihovih susreta.

Voditelji i stručnjaci drugih ustanova i organizacija, predstavnici uprave, javne organizacije gradova, kada se rješavaju problemi koji izlaze iz nadležnosti jedne institucije.

Sastanci - usko stručni sastanci na kojima se rješavaju uglavnom organizacijska pitanja (na primjer, sastanak sindikalnog odbora, sastanak predsjedništva itd.). Smirnov E.A. Razvoj upravljačkih odluka: Udžbenik za sveučilišta. M: JEDINSTVO-DANA, 2002. Str. 20

Sastanak je obično potreban u sljedećim okolnostima:

Formiranje zajedničkog stava u odnosu na složeni problem;

Rasprava o privatnim mišljenjima i priprema odluka;

Prijenos ove vrste informacija koje zahtijevaju pojašnjenje i koje se tiču mnogih;

Formiranje novih zadataka;

Razvoj obećavajućih značajnih rješenja;

Rješavanje jedinstvenih, problematičnih situacija;

Koordinacija;

Rješavanje hitnih problema; rješavanje problema koji mijenjaju postojeću podjelu rada.

Dešava se da sastanak nije svrsishodan već u svojoj osnovi i stoga služi kao razlog za nezadovoljstvo njegovih učesnika:

Slabost individualnog rada;

Neizvjesnost u podjeli rada;

Neodgovarajuća struktura službenih odnosa;

Autokratski stil vodstva;

Ukorijenjene tradicije;

Slaba želja za suradnjom u organizaciji;

Želja nekih zaposlenika da se istaknu;

Odgađanje rješenja problema dok situacija ne zahtijeva sastanak;

Nesigurnost u distribuciji uputa;

Takozvani regulirani sastanak (na zahtjev višeg rukovodstva);

Tajništvo formira dopis odgovornima za pripremu materijala za sjednicu. Ujedno se za svaku točku dnevnog reda navode svi izvršitelji i određuje odgovorni izvršitelj (prvi na listi). Pismo dobiva registarski broj u sustavu. Osnovna svrha dopisa je saopćiti odgovornim izvršiteljima sadržaj točke dnevnog reda sjednice i rok za pripremu materijala potrebnih za sjednicu. Dopis se ispisuje i potpisuje odgovorna osoba. Nakon toga tajništvo putem sustava priprema dopise svim odgovornim izvršiteljima, ispisujući na preslici potpisanog dopisa radno mjesto i ime odgovornog izvršitelja. Svaki od odgovornih izvršitelja priprema materijale za sjednicu, među kojima je obvezan prijedlog odluke o pojedinoj točki sjednice.

Prijedlog odluke uključuje potrebni atributi, Kako:

- za koji sastanak se priprema nacrt odluke;

- za koju točku dnevnog reda se priprema prijedlog odluke;

- ponavljanje naziva artikla;

- tko priprema nacrt odluke;

Dnevni red sjednice je odobren kada se dnevni red potpiše. Nakon toga, tajništvo šalje poziv za sjednicu i paket materijala za sjednicu, koji se sastoji od odobrenog dnevnog reda, nacrta odluka i referenci.

Neposredno prije početka sastanka, paket dokumenata se dijeli onim sudionicima koji ga još nisu primili. Po rezultatima sastanka sastavlja se protokol. U protokol se unose sljedeći podaci:

- Datum od;

- prisjednik;

- prisutni, grupirani po položaju;

- naziv pitanja (točke dnevnog reda);

- imena govornika;

- preambula (može se izostaviti);

- odluke o pitanjima u obliku numeriranog popisa.

1.3 Vrste i način održavanja sastanaka

Poslovni sastanci su vrlo raznoliki. Obično postoje sljedeće vrste:

- diktatorski (glava ima pravo glasa, ostali šutke slušaju, često dobivajući grdnje od šefa);

-- autokratski (provodi se u interaktivnom načinu, kada voditelj postavlja pitanja svakom sudioniku i dobiva odgovore na njih);

- segregativno (kada se planira izvješće voditelja i govori podređenih koje on imenuje);

- diskutabilni (karakteriziraju ih besplatna zamjena mišljenja, donosi se odluka koja se donosi glasovanjem sudionika, nakon čega slijedi suglasnost voditelja);

- besplatni (to su sastanci bez jasnog dnevnog reda i bez predsjedatelja. Najčešće su sastavni dio sastanaka kada je rasprava o bilo kojem problemu zašla u slijepu ulicu. U tom slučaju, predsjedavajući sastanka najavljuje dugu stanku, tijekom koje spontano nastaju sastanci iza kulisa).

U uvjetima administrativno-zapovjednog sustava u našoj zemlji obično su se koristile prve tri vrste poslovnih sastanaka, čiji je glavni smisao bio da su čelnici na njima samo upoznavali pozvane sa svojim odlukama ili uputama partijske i viših organizacija. , dok je bit poslovnog sastanka osigurati slobodnu raspravu i razviti zajedničko rješenje temeljeno na širokom razmatranju mišljenja, uključujući i ona koja ne korespondiraju sa stajalištima uprave.

Najčešće se poslovni sastanci održavaju iz sljedećih razloga: prvo, ako je potrebno donijeti kolektivnu odluku koja se temelji na jednakom pravu svakoga da izrazi i obrazloži svoje mišljenje; drugo, pod uvjetom da rješenje problema utječe na interese nekoliko strukturnih odjela organizacije ili tvrtke u isto vrijeme; treće, u slučaju da je za rješavanje problema potrebno koristiti mišljenja različitih skupina radnika.

Praksa poslovnog života pokazuje da su poslovni sastanci učinkovitiji od samih administrativnih odluka uskog kruga menadžera. Međutim, nedovoljno dobro pripremljeni i loše vođeni sastanci, sazvani u svakoj prilici, nanose veliku štetu, jer gutaju dragocjeno vrijeme ljudi, odvajajući ih od glavnog posla. Stoga prije sazivanja takvih sastanaka treba razmotriti potrebu za takvim korakom. Vjerojatno je da pitanje predloženo za razmatranje uopće ne zahtijeva trenutno rješenje. Štoviše, voditelj, na primjer, želi samo obavijestiti zaposlenike o nečemu. U ovom slučaju lako možete bez sastanka.

Ali ako je održavanje sastanka ipak prepoznato kao svrsishodno, tada ga je prije svega potrebno pažljivo pripremiti. Ovu obuku i postupak njezine provedbe treba osmisliti na način da najbolji način riješena je glavna zadaća, radi koje se i održava sam sastanak.

Prilikom određivanja vremena početka sastanka treba voditi računa o ritmu rada. Kako se ljudi ne bi prisiljavali na beskrajno prebacivanje s jedne vrste posla na drugu tijekom dana, preporučljivo je održavati sastanke na početku ili na kraju radnog dana ili nakon pauze za ručak. Uzimajući u obzir ukupno utrošeno vrijeme – odnosno vrijeme potrebno ne samo za sam sastanak, već i za preuzimanje, prijenose, povratak i uključivanje u rad – početak i kraj sastanka treba planirati tako da nema “prazni” segmenti vremena: ako završi 15 minuta prije pauze za ručak, sigurno će biti izgubljene minute.

Sudionike sastanka potrebno je unaprijed obavijestiti i upoznati s dnevnim redom, sa svim prave materijale tako da su njihovi nastupi unaprijed smišljeni. Kuzin F. A. Kultura poslovne komunikacije: praktični vodič. -- 6. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: Os-89, 2002.- str. 197

Kao što iskustvo pokazuje, poslovni sastanci ne donose uvijek željeni učinak zbog činjenice da mnogi menadžeri ne zamišljaju jasno tehnologiju svoje organizacije i ponašanja. U nizu slučajeva poslovni sastanci se sazivaju prečesto i loše pripremljeni; u njihovu provedbu uključeno je previše ljudi, a svakako “prvi” voditelji; nerazumno trajanje sastanaka smanjuje njihovu učinkovitost; Naposljetku, odluke koje se donose na poslovnim sastancima često su loše formalizirane i slabo kontrolirane u procesu provedbe, što značajno umanjuje njihovu učinkovitost, zbog čega je potrebno ponovno sastajanje o istim pitanjima.

Poslovni sastanak - način uključivanja kolektivnog uma u razvoj optimalna rješenja o aktualnim i najsloženijim pitanjima koja se javljaju u poduzeću. Proces upravljanja u tom pogledu svodi se na tri glavne faze:

- prikupljanje i obrada informacija;

- koordinacija aktivnosti svih odjela poduzeća i svih zaposlenika;

- odlučivanje.

Osim tvoje izravno odredište, svaki je racionalan organizirani sastanak rješava i važan obrazovni problem. Na sastanku zaposlenici uče timskom radu, cjelovitom pristupu rješenju zajednički zadaci postizati kompromise, stjecati kulturu komunikacije i sl. Za neke zaposlenike prisustvovanje poslovnom sastanku jedina je prilika da vide i čuju vođe više razine upravljanje. Osim toga, na poslovnom sastanku menadžer dobiva priliku pokazati svoj menadžerski talent. Kabuškin N.I. Turistički menadžment: Proc. džeparac. - Minsk: BSEU, 2000. - str. 437

1.4 Poboljšanje učinkovitosti sastanaka i sjednica

U institucijama i organizacijama koje se odnose na društveno-kulturnu sferu nije često moguće pronaći posebno stvorena upravljačka tijela. U tim ustanovama najčešće se stvaraju tijela javne samouprave u obliku javnih vijeća za očuvanje i obnovu spomenika povijesti i kulture, za razvoj narodna umjetnost i obrtništvo, organiziranje rada s djecom i mladima i dr.

Neki menadžeri, primjereno i ne bez ironije, primjerice, kažu da je skrivena svrha mnogih sastanaka u menadžerovoj želji da podijeli odgovornost za donošenje nepopularne, riskantne, teške ili pogrešne odluke. Ozbiljno govoreći, sastanci se ne održavaju samo zato što voditelj ne može ili ne želi sam donositi odluke.

Svrha sastanaka je koordinirati napore zaposlenika, davati i primati potrebne informacije, donositi potrebne odluke (izostaviti slučajeve kada se sastanci održavaju radi samih sastanaka, kada nema jasnog cilja, određenog dnevnog reda, ali postoji želja za komunikacijom, želja da se „okupimo i razgovaramo“) .

Sastanak neće biti produktivan ako voditelj unaprijed ne odredi sastav sudionika. Sklonost velikim sastancima, želja da se na njih pozove što više ljudi ne daje uvijek željeni rezultat. sastanak sastanak

Stručnjaci koji nisu izravno povezani s točkama dnevnog reda sastanka gube svoje radno vrijeme uzalud. Štoviše, povećanje broja pozvanih komplicira komunikaciju između sudionika sastanka, izaziva odstupanja od rasprave o navedenim temama, smanjuje mogućnost korištenja sposobnosti svih sudionika i otežava donošenje odluka.

Praksa pokazuje da je uspjeh sastanka određen točnim izborom vremena i mjesta njegovog održavanja. Vrijeme održavanja sastanka treba odrediti prema kapacitetu potencijalnih sudionika. Najrazumnije je zakazati sastanak pola sata prije pauze za ručak ili prije kraja radnog dana.

Skrivena pravila završetka sastanka prisilit će sudionike da ih ne ometaju sporedna pitanja, da ne budu opširni, da prate vrijeme. Svaki menadžer odlučuje koliko će sastanak trajati. Većina ljudi smatra da je jedan sat dovoljan za bilo koji sastanak, ali ovisno o broju pitanja i njihovoj važnosti, vremenski okvir može varirati.

A iskusni voditelj uvijek će odrediti vrijeme završetka sastanka, trajanje govora, odrediti pravila za raspravu o svakom pitanju.

Nepostojanje krutog vremenskog okvira u pravilu ne dovodi do koncentracije pozornosti sudionika sastanka, a broj riječi raste proporcionalno raspoloživom vremenu.

Završetak rasprave o problemima u pravo vrijeme uči ljude brzom pronalaženju pravih rješenja, disciplinira i, u isto vrijeme, daje im priliku da planiraju svoje vrijeme, znajući točno kada će sastanak završiti.

Identificirane probleme treba promatrati samo kao vanjska ograničenja, čije prevladavanje nije dovoljno za učinkovite sastanke.

Duboki problemi svojstveni su samom vođi, njegovom znanju, iskustvu, vještini, provjerenom stilu vođenja i prisutnosti jasno definiranog cilja.

Činjenica je da su materijalni troškovi nekih skupova i tri puta veći (pripremni rad, plaće sudionika, režije, putni troškovi, Izgubljeno vrijeme povratno putovanje i sam sastanak) nego uštede koje bi mogle proizaći iz njihovih odluka. U namjeri da održi sastanak, menadžer se mora pobrinuti da očekivani troškovi barem ne premašuju očekivane koristi.

Uzalud potrošeno vrijeme na sastancima povezano je ne samo s njihovim neopravdanim trajanjem, već u mnogočemu i s nemogućnošću predsjedavajućeg da ih započne na vrijeme.

Svaki će zaposlenik navesti mnoge primjere kada su sastanci započeli 15-20 minuta kasnije od dogovorenog vremena. Svi znaju da treba krenuti na vrijeme, ali uvijek ima razloga da se malo pričeka. Vođa čeka da se svi okupe, prepuštajući se kasnim sudionicima.

Malo je takvih ljudi, ali oni kao da diktiraju svoje uvjete ostalima. Sljedeći i sljedeći put radnja se ponavlja s istim likovima, postupno navikavajući ostale na to. Ispunjavajući vrijeme čekanja, predsjedavajući započinje razgovor s jednim od prisutnih o nevažnoj činjenici ili nedavnim događajima, uvlačeći sve ostale u neproduktivan razgovor.

Dakle, besmisleno gubljenje vremena zbog nediscipline pojedinih sudionika sastanka voditelj mora zaustaviti, a za to je potrebna samo odlučnost da se prestane pričati kada dođe vrijeme za početak sastanka. Oni koji zakasne prvi i drugi put će “zasvijetliti” i naći se u manjini, a treći put će doći na vrijeme ili će biti nepozvani kao nepotrebni.

Natjerati ljude da se okupe na vrijeme i započnu sastanak na vrijeme nije lak zadatak, ali to je samo dio problema. Prava uloga voditelja (predsjedavajućeg) kao voditelja očituje se u procesu vođenja sastanka.

Njegovo umijeće, poznavanje psihologije ljudi, suptilnosti znanosti upravljanja očituje se u sposobnosti da sasluša mišljenja i želje sudionika sastanka, u optimalnoj fleksibilnosti i sposobnosti modificiranja stila i načina vođenja sastanka. , na temelju određene situacije.

Temeljne sile na takvim sastancima uvijek su očite, ali zahtijevaju suptilno i vješto vodstvo, dopuštajući sudionicima na sastanku da preuzmu one uloge koje će olakšati, a ne ometati donošenje odluka. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Uvod u socio-kulturni menadžment. - M.: MGUKI, 2003. - str. 282

Zaključak

Dakle, na temelju gore navedenog materijala, mogu se izvući sljedeći zaključci.

Sastanak i sastanak nisu jednoznačni pojmovi.

Imajući zajedničku prirodnu osnovu - za koordinaciju djelovanja, razmjenu informacija, rješavanje problema i donošenje odluka (ili zakona), oni se, međutim, bitno razlikuju po obliku, sadržaju, sastavu i ovlastima sudionika.

Sastanak je oblik donošenja zajedničkih odluka o najvažnijim pitanjima života ustanove ili organizacije.

Sastanci - usko stručni sastanci na kojima se rješavaju uglavnom organizacijska pitanja (na primjer, sastanak sindikalnog odbora, sastanak predsjedništva itd.).

Priprema sastanka - životni ciklus sastanka može se raščlaniti na sljedeće korake:

Priprema;

držanje;

Kontrola izvršenja.

Svaki od odgovornih izvršitelja priprema materijale za sjednicu, među kojima je obvezan prijedlog odluke o pojedinoj točki sjednice.

Poslovni sastanci najčešće se održavaju iz sljedećih razloga: prvo, ako je potrebno donijeti zajedničku odluku na temelju jednakog prava svakoga da izrazi i obrazloži svoje mišljenje; drugo, pod uvjetom da rješenje problema utječe na interese nekoliko strukturnih odjela organizacije ili tvrtke u isto vrijeme; treće, u slučaju da je za rješavanje problema potrebno koristiti mišljenja različitih skupina radnika.

Prilikom određivanja vremena početka sastanka treba voditi računa o ritmu rada. Obavezno je unaprijed obavijestiti sudionike sastanka i upoznati ih s dnevnim redom, sa svim potrebnim materijalima, kako bi njihovi govori bili unaprijed osmišljeni.

Svrha sastanaka je koordinacija napora zaposlenika, davanje i primanje potrebnih informacija, donošenje potrebnih odluka.

Sastanak neće biti produktivan ako voditelj unaprijed ne odredi sastav sudionika.

Praksa pokazuje da je uspjeh sastanka određen točnim izborom vremena i mjesta njegovog održavanja. Vrijeme održavanja sastanka treba odrediti prema kapacitetu potencijalnih sudionika.

Mjesto održavanja sastanka ne smije biti daleko od mjesta glavnog sastava njegovih sudionika ili u prostoriji u kojoj je nemoguće organizirati izložbu, izložiti ilustrirani materijal itd.

Popis korištenih izvora

1. Zadorkin V. I. Organizacija rada menadžera. Elektronički udžbenik.

2. Kabuškin N.I. Turistički menadžment: Proc. džeparac. - Minsk: BSEU, 2000. - 644 str.

3. Kuzin F. A. Kultura poslovne komunikacije: Praktični vodič. -- 6. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: Os-89, 2002.- 320 str.

4. Smirnov E.A. Razvoj upravljačkih odluka: Udžbenik za sveučilišta. M: UNITI-DANA, 2002. 271 str.

5. Chizhikov V. M., Chizhikov V. V. Uvod u socio-kulturni menadžment. - M.: MGUKI, 2003. - 382 str.

Domaćin na Allbest.ru

Slični dokumenti

Problem vođenja poslovnih sastanaka kao ključ postizanja organizacijske učinkovitosti i poticanja ljudi na postizanje zajedničkih ciljeva. Poslovni razgovor tijekom sastanaka i konferencija. Priprema za sastanak, njegov tijek i analiza nakon završetka.

sažetak, dodan 18.12.2013

Rješavanje problema nezadovoljstva radom u timu brigade, odjeljenja. Motivacija i prepoznavanje zasluga zaposlenika. Kontrola kvalitete rada njegovih zaposlenika od strane voditelja. Vrste i svrha sastanaka. Značajke organizacije i vođenja sastanka.

test, dodan 03/10/2015

Pojam poslovnog sastanka, podjela skupova prema ciljevima i načinu vođenja. Pravila za pripremu poslovnog sastanka. Organizacija i vođenje rasprave. Psihološki tipovi sudionika rasprave. Pravila za sastavljanje zapisnika sa sastanka.

sažetak, dodan 19.12.2009

Klasifikacija i vrste sastanaka, određivanje dnevnog reda, sastav i sudionici. Priprema dokumenata za sastanak (izvješća, informativni materijali, vizualna pomagala). Registracija dokumenata sastanka: transkript, fonogram, protokol.

seminarski rad, dodan 04.09.2009

Sastanci poput osnovni alat upravljanje organizacijskim sustavima. Glavni ciljevi sastanka kao načina službene komunikacije. Značajke održavanja konferencija, sastanaka, sastanaka, seminara i sl. Postupak pripreme i održavanja sastanka.

sažetak, dodan 30.09.2010

Prednosti odluka koje donose male grupe: kvaliteta, dogovor, izvršenje i status. Klasifikacija poslovnih skupova. Odgovornosti voditelja sastanka: određivanje teme i dnevnog reda; imenovanje događaja i sudionika; priprema prostorija.

seminarski rad, dodan 23.02.2014

Koncept konferencije i sastanka. Formalni i neformalni sastanci. Ključne točke za njegovu provedbu i završetak. Pitanja koja mu se ne iznose. Organizacija učinkovite rasprave. Načela vođenja spora sa sugovornicima i iznošenje argumenata.

prezentacija, dodano 03.06.2015

Priprema za poslovni sastanak. Diplomatski ili autoritarni stilovi ponašanja. Organizacija rasprava i psihološki tipovi sudionika poslovnih rasprava. Faze odlučivanja. Završetak poslovnog sastanka i izrada zapisnika.

sažetak, dodan 06.06.2010

Pojam poslovnog skupa i načela njegove organizacije, podjela i vrste, funkcionalna obilježja, postupak i specifičnosti održavanja. Analiza procesa održavanja poslovnog sastanka u tvrtki OOO "Antipozh", stilovi ponašanja voditelja na njemu.

seminarski rad, dodan 20.11.2013

Koncept poslovnog sastanka. Značajke pripreme službenog sastanka. Proces održavanja sastanka. Stil poslovni odnosi. Rasprava o strateškim i operativnim pitanjima. Rješavanje pitanja korporativnih odnosa na sastancima.

Federalna agencija za obrazovanje

Magnitogorsk Državno sveučilište ih. G. I. Nosova

Odsjek za psihologiju

esej poslovne komunikacije

Na temu: "Poslovni sastanci i sastanci"

Izradio: student grupe FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

Provjerio: Orinina L.V.

Uz poslovne razgovore i komercijalne pregovore, u poslovnoj praksi rašireni su i posebni oblici poslovnih razgovora - sastanci, koji su način otvorenog kolektivnog raspravljanja određenih pitanja. Oblici takve rasprave vrlo su raznoliki. To su kongresi, konferencije, simpoziji, sastanci, sjednice, seminari. Odluke koje se donose na tim događajima obično su učinkovitije od onih koje donosi uski krug menadžera.

SVRHA poslovnog sastanka je omogućiti slobodnu raspravu i doći do zajedničkog rješenja na temelju širokog spektra mišljenja.

Odabrao sam temu „Organiziranje sastanaka“ jer brainstorming kao oblik poslovnog razgovora ima mnogo pozitivnih strana:

Prvo, povećava učinkovitost razmišljanja. Ruska poslovica "um je dobar, ali dvoje je bolje" nije nastala od nule, ona ima duboko značenje. Doista, originalnost ljudskog mišljenja leži u činjenici da je ono posebno učinkovito u uvjetima zajedničke intelektualne aktivnosti, jer se intelektualni rezultati ne zbrajaju, već množe. Poznato je da je većina plodnih ideja nastala tijekom zajedničke razmjene mišljenja.

Treće, u zajedničkom mentalnom radu otkriva se kreativni potencijal svakog od njih.

Nedovoljno dobro pripremljeni i loše vođeni sastanci, sazvani u svakoj prilici, nanose veliku štetu, jer “gutaju” dragocjeno vrijeme, odvajajući ljude od njihovog glavnog posla.

U opći pogled priprema za sastanak uključuje sljedeće radnje: definiranje tema, postavljanje dnevnog reda, definiranje ciljeva sastanka i njegovog ukupnog trajanja, datum i vrijeme početka, sastav sudionika, okvirni raspored rada.

Prilikom određivanja vremena početka sastanka treba voditi računa o ritmu rada. Kako se ljudi ne bi prisiljavali na beskrajno prebacivanje s jedne vrste posla na drugu tijekom dana, preporučljivo je održavati sastanke na početku ili na kraju radnog dana ili nakon pauze za ručak. Uzimajući u obzir ukupno potrošeno vrijeme (ne samo izravno za sastanak, već i za naknade, prijelaze, povratak i uključivanje u rad), početak i kraj sastanka treba planirati tako da nema praznih termina: ako završava 15 minuta prije pauze za ručak, te se minute mogu smatrati izgubljenima.

Sudionike sastanka potrebno je unaprijed obavijestiti o njegovom održavanju i upoznati ih s dnevnim redom, sa svim potrebnim materijalima, kako bi njihovi govori bili unaprijed osmišljeni.

Morate započeti sastanak na vrijeme i odmah dogovoriti sa sudionicima pravila zajedničkog rada, na primjer, ograničavanje vremena govora ili načina donošenja odluka. Nakon toga, jednom od sudionika treba povjeriti vođenje protokola.

Ova i druga pitanja zajednička organizacija poslovne sastanke i sastanke pobliže pogledati.

Poslovni sastanak (sastanak) - usmena komunikacijska interakcija grupe ljudi (tima). Ova vrsta komunikacije kombinira različite žanrove: govornički monolog (uvodne i završne riječi voditelja, govori sudionika, izvješće), razgovor (razmjena informacija, promicanje i rasprava o idejama tijekom brainstorminga), rasprava.

Učinkovitost sastanka uvelike ovisi o talentu organizatora - o njegovim govornim vještinama i menadžerskim sposobnostima, kao i o pravi izbor vrsta sastanka i poznavanje njegovih obilježja.

Poslovni sastanci su:

1. Po obliku događaja:

1.1. konferencije

1.2. sastanci

1.3. sastanci

1.4. seminari, simpoziji

2. Prema obliku vođenja sastanka od strane voditelja:

2.1. diktatorski

2.2. autokratski

2.3. zbirno - prvo izvješće, rasprava, gdje sudjeluju samo te osobe,

imenovao vođa.

2.4. sporan

2.5. besplatno

3. Po pripadnosti sferi javnog života:

3.1. Zabava

3.2. unija za razmjenu

3.3. poslovni (administrativni)

3.4. znanstveni

3.5. ujedinjen

4. Po mjerilu:

4.1. međunarodni

4.2. sveruski

4.3. Republikanac

4.4. industrija

4.5. Regionalni

4.6. Regionalni

4.7. gradski

4.8. Regionalni

4.9. unutarnje

5. Prema mjestu održavanja:

5.1. lokalni

5.2. gostujući

6. Po učestalosti:

6.1. redovito

6.2. trajnog

6.3. jednom

6.4. časopis

7. Po broju sudionika:

7.1. u užem timu (do 5 osoba)

7.2. u proširenom sastavu (do 20 osoba)

7.3. predstavnik (više od 20 osoba)

8. Prema stabilnosti sastava sudionika:

8.1. s fiksnim sastavom

8.2. s gostujućom glumačkom postavom

8.3. s određenim popisom sastanaka

8.4. kombinirani

9. Po temi pitanja:

9.1 administrativni

9.2 tehnički

9.3 osoblje

9.4 financijski

9.5 tehnološki

10. Po zadacima:

10.1 problematično

10.2 poučno

10.3 operativni

11. Po dogovoru:

11.1 donošenje odluka

11.2 zadaci razjašnjavanja

11.3 Sažetak

Jedna od glavnih zadaća voditelja poslovnog skupa je iznijeti što više činjenica kako bi se potpunije sagledala složenost problema o kojem se raspravlja, kao i uključiti prisutne u proces rješavanja problema. Naravno, lider treba imati svoje stajalište o trenutnoj situaciji, ali potrebno je poznavati i stajalište drugih kako bi se shvatilo jesu li u pravu ili ne u svom poimanju problema. Ako je tuđe gledište ispravno, voditelj sastanka može promijeniti svoje viđenje situacije. Ako kolege griješe ili im nedostaje nešto značajno, on može pružiti činjenice koje nedostaju. Prava pitanja izvrstan su alat za usmjeravanje sastanka u pravom smjeru.

Učinkovitost sastanka uvelike ovisi o talentu organizatora - o njegovim govornim vještinama i menadžerskim sposobnostima. Često sastanak vodi sam voditelj.

Razlikuju se sljedeći glavni zadaci poslovnih sastanaka:

2) Informirati zaposlenike o traženju rješenja problema, o novim iskustvima i mogućnostima njihove primjene, uvjeriti zaposlenike u ispravnost ekonomske politike koja se vodi. Za rješavanje ovih problema predviđen je eksplanatorni sastanak, odnosno sastanak – brifing.

3) Pronaći kolektivno rješenje problema, proizvesti, prikupiti ideje. Ovo je tip sastanka – problemski, ili “brainstorming”.

4) Odaberite i donesite konstruktivne odluke. To je zadatak sastanka – donositelja odluka.

5) Dati sudionicima potrebno znanje, poboljšati njihove vještine. Ova vrsta se zove konferencija ili sastanak obuke.

Ako je voditelj zainteresiran za stalni kontakt s timom, organizira redovite sastanke. Prema učestalosti okupljanja može biti jednokratno i periodično.

Ako bilo koji od sudionika sastanka osjeća neodoljivu žudnju za raspravom, voditelj bi trebao, zadržavajući smirenost, dopustiti grupi da opovrgne argumente debatanta. Nepotrebno brbljivi debatanti moraju se taktično prekinuti ne saslušavši njihove govore do kraja, od takvih govora u pravilu nema mnogo koristi. Ako imate posla s negativcem (dakle, osobom koja voli proturječiti), morate prepoznati i cijeniti njegovo znanje i iskustvo. Sramežljivi sudionici potiču se da postavljaju jednostavna pitanja kako bi ojačali svoje samopouzdanje. Ako sugovornik stalno postavlja pitanja umjesto da daje prijedloge, njegova pitanja trebaju biti upućena grupi.

Kako bi poslovni sastanak bio plodonosan, predsjedavajući mora vladati tehnikom vođenja rasprava. Prije svega, moramo nastojati voditi grupnu raspravu na civiliziran način. To podrazumijeva prisutnost delikatnosti u odnosima suparnika i, stoga, isključuje korištenje takvih sredstava argumentiranja vlastitog gledišta kao što su ismijavanje, prekidanje protivnika, oštri napadi protiv njih. Posebno se mora voditi računa da poslovni spor između sudionika bude jasan i vremenski ograničen, kao i da se izbjegnu osobni sukobi. Terminologija spora trebala bi biti jasna svim prisutnima.

Kad se priprema za raspravu, barem najviše ukupni plan boriti se za istinu, pokupiti najteže argumente. Posebno su impresivne precizne brojke koje se ne mogu opovrgnuti.

U praksi je uobičajena podjela sastanaka prema zadacima i ciljevima. Odavde se izdvajaju problemski, instruktivni i operativni sastanci Personalni menadžment: Udžbenik / S.D. Reznik i drugi - 2. izdanje, revidirano. i dodatni - M.: INFRA-M, 2004. - 622 str.

Svrha problemskog sastanka je pronaći najbolje rješenje za upravljanje problemom o kojem se raspravlja. Odluke na takvom sastanku obično se formuliraju kao rezultat rasprave i donose nakon glasovanja. Takav sastanak održava se prema shemi: izvješća; pitanja za govornike; rasprava; odlučivanje.

Zadatak informativnog sastanka je prenošenje zapovijedi i potrebne informacije odozgo prema dolje kroz upravljačku shemu za njihovo brže i učinkovitije izvršenje. Na takvom sastanku voditelj skreće pažnju prisutnima na donesene administrativne odluke.

Operativni sastanci su tzv. planski sastanci, ljetni sastanci, petominutni sastanci. Oni se ne zadržavaju. Zadatak takvih sastanaka je dobivanje informacija o trenutnom stanju u proizvodnji. Za razliku od brifinga, operativni sastanak osigurava prijenos informacija odozdo prema gore duž kontrolne sheme. Primivši ažurne informacije od sudionika sastanka, upravitelj identificira prisutnost "uskih grla", razloge zaostatka i neuspjeha, ovdje donosi potrebne odluke, daje upute, određujući rokove za njihovu provedbu. Na operativnom sastanku se ne podnose izvješća. Glavni cilj je identificirati one probleme proizvodnje na čije rješavanje trebaju biti usmjereni glavni napori tima.

Međutim, glavni cilj održavanja svakog sastanka ili skupštine je da se nakon zajedničke razmjene informacija donese zajednička odluka, odnosno da se postigne određeni rezultat.

Klasifikacija sastanaka i sastanaka

Sastanci i sastanci su formalni i neformalni. Kako bi se događaj uspješno proveo, prvo je potrebno odrediti njegovu prirodu.

Vrste sastanaka mogu se klasificirati prema upravljačkim funkcijama:

1. Sastanci planiranja, na kojima se raspravlja o pitanjima strategije i taktike organizacije, resursima potrebnim za provedbu planova;

2. Sastanci o motivaciji za rad, gdje se raspravlja o problemima produktivnosti i kvalitete, zadovoljstvu osoblja, razlozima niske motivacije, mogućnostima njezine promjene, pitanjima moralnog i materijalnog poticaja;

3. Sastanci o unutarnjem ustrojstvu, gdje se raspravlja o pitanjima strukturiranja organizacije, koordinacije djelovanja strukturnih jedinica, delegiranja ovlasti itd.;

4. Sastanci za praćenje aktivnosti zaposlenika posvećeni su raspravi o rezultatima aktivnosti, postizanju ciljeva, problemima poremećaja, niskoj produktivnosti;

5. Sastanci specifični za organizaciju, na kojima se raspravlja o operativnim pitanjima menadžmenta vezano za stanje u organizaciji, inovacijama i mogućnostima njihove implementacije, problemima opstanka, konkurentnosti, imidža, stila.

Postoji i klasifikacija sastanaka prema stilu održavanja:

1. Autokratski sastanci, gdje samo vođa ima pravo govoriti i donositi odluke. Sudionici na tim sastancima trebali bi slušati i odgovarati na pitanja voditelja. Takvi se sastanci održavaju kada voditelj treba informirati ili dati upute svojim podređenima.

2. Besplatni sastanci nemaju dnevni red. Mogu se održati bez predsjedatelja. Takvi se sastanci svode na razmjenu mišljenja, odluke o kojima nisu fiksne. Takav sastanak održava se u obliku razgovora ili razgovora.

3. Sastanci za raspravu - način dobivanja odluka o bilo kojem pitanju generiranjem novih ideja i analizom predloženih rješenja kao rezultat zajedničkog rada grupe ljudi tijekom sastanka koji se održava prema određenim pravilima. karakteristična značajka ova metoda je nedostatak kritike i evaluacije iznesenih ideja.

Službeni događaj ima jasno definiran status i održava se u skladu s utvrđenim pravilima. Na takvom sastanku uvijek su prisutne posebno pozvane osobe. Glavne komponente događaja:

1. Dnevni red (popis pitanja o kojima će se raspravljati);

2. Izvještaji (izlažući bit pitanja);

3. Govori (rasprava o točkama dnevnog reda);

4. Amandmani (rasprava o izmjenama koje se predlažu za raspravu);

5. Debata (vođenje rasprave);

7. Sastavljanje protokola (pisani iskaz događaja);

8. Razno (rasprava o pitanjima koja nisu bila na dnevnom redu).

Na neformalnim sastancima ljudi se osjećaju opuštenije, ali treba se pripremiti i za takve događaje. Za neformalne sastanke potrebno vam je:

1. Popis tema za raspravu;

2. Domaćin događanja;

3. Protokol o postignutim dogovorima.

Neformalni događaji odvijaju se u više od mirno okruženje, ali ipak morate zapamtiti da samo dobro organiziran sastanak ili sastanak daje pozitivan rezultat.

Svaki sastanak treba imati dnevni red koji treba unaprijed isplanirati. Dnevni red pomaže uštedjeti vrijeme i ne zadržavati se na sekundarnim pitanjima dugo vremena.

Dobro pripremljen dnevni red sastoji se od:

* svrha, datum, vrijeme i mjesto sastanka;

* popis pozvanih osoba;

* popis razmatranih problema;

* glavna tema;

* razno;

* datumi sljedećeg sastanka.

Poslovanjesastanak - oblik organizirane, svrhovite interakcije skupine zainteresiranih osoba kroz razmjenu mišljenja radi izrade i donošenja odluke.

1. Po koji pripadaju sferi javnog života izdvajaju: upravne, znanstvene ili znanstveno-tehničke, političke, sindikalne i zajedničke sastanke.

2. Po skala privlačenja sudionika: međunarodni, republički, granski, regionalni, regionalni, gradski, okružni, interni.

3. Po mjesto: lokalni i vanjski.

4. Po učestalost držanja: jednokratno, trajno, periodično.

5. Po broj sudionika: u užem sastavu (do 5 osoba), u proširenom sastavu (do 20 osoba), reprezentativno (više od 20 osoba).

6. Po glavni zadatak: instruktivno, operativno (planiranje), problemsko.

8. Po udaljenost sudionika: licem u lice i interkom (pomoću automatskih telefonskih centrala koje uspostavljaju vezu između voditelja i sudionika sastanka koji se nalaze na njihovim radnim mjestima).

Teorija menadžmenta predlaže sljedeću klasifikaciju sastanaka i sastanaka prema njihovoj namjeni:

■ informativni razgovor. Svaki sudionik ukratko izvješćuje voditelja o stanju, čime se izbjegava podnošenje pisanih izvješća, a svima se daje prilika da steknu predodžbu o stanju u ustanovi;

■ sastanak za donošenje odluke. Koordinacija mišljenja sudionika koji predstavljaju različite odjele, pod-

podjela organizacije, donijeti odluku o određenom problemu; ■ kreativni susret. Korištenje novih ideja, razvoj perspektivnih područja djelovanja. Svaki sastanak i sastanak učinkoviti su samo ako se održavaju u skladu s etički usmjerenim standardima ljudskog ponašanja u procesu poslovne komunikacije. M. Braim napominje da je u raspravi potrebno uvažavati tuđe mišljenje, makar ono na prvi pogled izgledalo apsurdno.

Na poslovnim sastancima može sudjelovati 7-9, maksimalno 12 osoba, veliki broj sudionika već može smanjiti učinkovitost rada. Tema rasprave treba biti unaprijed određena kako bi se sudionici mogli stručno pripremiti, razmisliti o svojim prijedlozima, čak i pripremiti relevantna izvješća. Prostorni raspored sudionika u obliku "okruglog stola" važan je za poboljšanje interakcije. Voditelj sastanka najprije treba izraziti nadu da će sastanak biti poslovan i konstruktivan, tijekom sastanka pridržavati se pravila, „držati“ govornike u okvirima teme o kojoj se raspravlja, uključivati „neaktivne“, zaustavljati „pričljive“ ”, određivanje redoslijeda davanja riječi, postavljanje potrebnih pitanja, provođenje parafraziranja i sumiranja međurezultata, davanje završnog komentara na skupu. Treba imati na umu da poslovni sastanak podrazumijeva mogućnost kritiziranja stavova subjekta, a ne osobnih karakteristika onoga tko ga je izrazio, te se preporučuje pridržavanje pravila: prvo uočite podudarnost stavova, a zatim razgovarajte o razlikama. između različitih pozicija i pristupa rješavanju problema, uvjerljivo argumentirajući prednosti i nedostatke svake alternative. U slučaju da se nađete na udaru kritika, korisno je napad na sebe pretvoriti u napad na problem: "Drago mi je da vas brine ista tema i da pokušavate pronaći najbolje rješenje...". Glavna stvar nije pobijediti u sporu, već krenuti naprijed u rješavanju problema. Važno je ne tretirati svoju poziciju kao jedinu moguću i jedinu istinitu, nego biti sposoban razumjeti, pa čak i prihvatiti drugačije mišljenje, biti propustljiv za drugačije mišljenje. Za otklanjanje pasivnosti sudionika mogu se koristiti: 1) tvrdnje u krugu ili 2) metoda brainstorminga. Sukobi mišljenja mogu imati dva oblika: natjecateljski ili kavez-suradnički. Kako bi se smanjilo neprijateljstvo u nadmetanju mišljenja, mogu se stvoriti komisije ili skupine za mirenje, uključujući sudionike suprotstavljenih stavova, koje bi trebale utvrditi točke u kojima se njihova mišljenja približavaju, pronaći točke u tuđem stavu koje im se sviđaju ili mogu biti korisne za optimalno rješavanje problema.

Poslovni sastanci često su direktivne prirode, kada voditelj iz pozicije „Roditelja“ naznači svoje mišljenje kao jedino rješenje problema, a ostali sudionici iz pozicije „Djeteta“ tu odluku prihvaćaju na izvršenje. Najučinkovitiji su poslovni sastanci koji su kolegijalnog karaktera ravnopravne interakcije s pozicije „Odrasli – Odrasli“. Međutim, postoje i manipulacije kada se prema van interakcija odvija kao "Odrasli - Odrasli", a zapravo "Roditelj - Dijete", tj. voditelj kao da traži od svih da progovore, čak i od tih, ali nakon što su svi progovorili, voditelj, parafrazirajući sve, stavlja potrebne naglaske i, kao rezultat toga, donosi odluku koja mu je potrebna, obvezujući sudionike da tu odluku izvrše zapravo iz pozicije “Djeteta”.

Popularno u kategoriji: