Susitikimų organizavimas ir vedimas. Susitikimai ir susirinkimai, bendrieji ir specialieji bruožai
§1. Susitikimas kaip grupės dalykinės komunikacijos organizavimo rūšis
Verslo susitikimas (susitikimas)- žodinė komunikacinė žmonių grupės sąveika (kolektyvas). Šis bendravimo būdas apjungia įvairius žanrus: oratorinį monologą (įvadinį ir galutinis žodis vedėjas, dalyvių pasisakymai, pranešimas), pokalbis (keitimasis informacija, idėjų skatinimas ir aptarimas protų šturmo metu), diskusija.
Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo organizatoriaus talento – nuo jo kalbėjimo įgūdžių ir vadybinių gebėjimų. Dažnai susirinkimui vadovauja pats vadovas.
Išskiriamos šios pagrindinės verslo susitikimų užduotys:
1) Išsiaiškinkite, išanalizuokite reikalų būklę (kaip vykdomas planas, kas vyksta komandoje ...); keistis informacija aptariamu klausimu, koordinuoti pastangas ir daryti organizacines išvadas. Šios užduotys atitinka informacijos rinkinio tipą.
2) Informuoti komandą apie problemų sprendimo paieškas, apie naują patirtį ir jos įgyvendinimo galimybes, įtikinti darbuotojus vykdomos ekonominės politikos teisingumu. Šioms problemoms spręsti numatomas aiškinamasis susirinkimas arba susirinkimas – instruktažas.
3) Rasti kolektyvinį problemos sprendimą, gaminti, rinkti idėjas. Tai susitikimo tipas – probleminis, arba „smegenų šturmas“.
4) Pasirinkite ir priimkite konstruktyvius sprendimus. Tai yra susirinkimo – sprendimų priėmėjo – užduotis.
5) Suteikti dalyviams reikiamų žinių, tobulinti jų įgūdžius. Šis tipas vadinamas konferencija arba mokymo susitikimu.
Jei vadovas suinteresuotas nuolatiniu ryšiu su kolektyvu, jis organizuoja reguliarius susitikimus. Pagal susitikimo dažnumą jis gali būti ir vienkartinis bei periodinis.
§2. Susitikimo rengimo ir vedimo etapai
Susitikimas – tai grupinis bendravimas, kuris yra valdomas, organizuojamas. Jo sėkmė 90% priklauso nuo pasiruošimo, komunikacinio etapo struktūrinių elementų apmąstymo ir vėlesnio įvertinimo bei įsivertinimo.
|
Ikikomunikacinis etapas |
Bendravimo etapas |
pokomunikacinis |
|
1. Susitikimo poreikio išsiaiškinimas. |
1. Pirmininko įžanginės pastabos. |
Surinkimo analizė. |
|
2.Formulirovkos tema ir tikslas. |
2. Problemos aptarimas (pranešimai, pokalbis ar diskusija). | |
|
3. Darbotvarkės rengimas, sprendimų projektai. |
3. Sprendimų priėmimas (neprivaloma). | |
|
4. Dalyvių identifikavimas ir paruošimas. |
4. Paskutinis pirmininko monologas. | |
|
5. Susirinkimo laiko ir vietos paskyrimas. |
Pasiruošimas susitikimui prasideda nuo jo poreikio nustatymo. Šį sudėtingą darbą patartina naudoti, jei nėra alternatyvų, pavyzdžiui, pokalbis, aukštesnės vadovybės sprendimas, susiejimas su kitais susitikimais. Nusprendus organizuoti kolektyvinės diskusijos procesą, išsiaiškinama jo tema ir tikslas. Išryškinant ir sugrupuojant problemas, sudaroma darbotvarkė. Pasirinkdami klausimų svarstymo seką, vadovaukitės psichologiniais pagrindais. „Sunkiausius“ klausimus, kuriems reikia ilgo aptarimo ir detalizavimo, geriausia dėti antrajame susitikimo trečdalyje, kai grupės fizinė ir protinė veikla pasiekia aukščiausią tašką. Pirmiausia galima spręsti esamas ar neatidėliotinas, daug laiko nereikalaujančias problemas, o pabaigoje palikti pačius „paprasčiausius“ ar įdomiausius dalykus.
Bendrai kalbant, reikia parengti, galbūt tam sušaukus komisiją, sprendimo projektą. Ją dažnai sudaro „anketa“, į kurią kiekvieną dalyką dalyviai pateiks konkrečius atsakymus susitikimo metu.
Kitas žingsnis – nustatyti kiekybinę ir kokybinę auditorijos sudėtį ir paruošti dalyvius.
Nebūtina į kiekvieną susirinkimą kviesti visų skyrių vedėjų. Dažniausiai dalyvauja tie pareigūnai, kurie yra kompetentingiausi aptariama problema. Būtina nustatyti, ar komunikantai atstovauja įvairioms nuomonių grupėms, ar sudaro darnią grupę, turinčią vienodas pažiūras. Pagal dalyvių skaičių susirinkimai gali būti siauri (iki 5 žmonių), išplėstiniai (iki 20 žmonių) ir reprezentaciniai (virš 20 žmonių). Mažos grupės yra darnios, labai produktyvios, tačiau jose sunku užmegzti pokalbį, kyla rizika priimti nepatikimus sprendimus. Didieji, kaip taisyklė, priima gerai apgalvotus sprendimus, remdamiesi daugeliu požiūrių, tačiau juose sunku pasiekti bendrą sutarimą, reikalinga sustiprinta kontrolė, gresia grupių atsiradimas, spaudimas “. diversantai“. Idealus vidinio verslo susitikimo dalyvių skaičius yra nuo 6 iki 9. Visi darbuotojai turi būti iš anksto supažindinti su tema, tikslu, darbotvarke ir reikalinga medžiaga bei dokumentais.
Ergonominių tyrimų duomenimis, tinkamiausias laikas surengti susirinkimą yra vėlyvas rytas (trečiadienį arba ketvirtadienį 11 val.). Konkreti savaitės diena yra skirta reguliariems susitikimams.
Renginio vieta, kaip taisyklė, yra organizacijos vadovo kabinetas. Tačiau susirinkimus geriau šaukti specialiai įrengtoje patalpoje. Jame turi būti gera akustika, garso izoliacija, ventiliacija, normali oro temperatūra (+ 19 °C), patogūs darbui baldai. Optimaliausias dalyvių išsidėstymas yra ištiestos rankos atstumu vienas nuo kito prie trapecijos formos stalo.
Tinkama bendros psichinės veiklos trukmė didelis skaičiusžmonių – 40 – 45 min. Jei bylos aplinkybės reikalauja daugiau laiko, po 40 minučių skelbiama dešimties minučių pertrauka. Taisyklės nustatomos pačioje susirinkimo pradžioje. Paprastai vedėjo įžanginės ir baigiamosios kalbos, taip pat visos kalbos yra suplanuotos 10 minučių. Į įžanginės pastabos būtina aiškiai ir itin konkrečiai, trumpai apibūdinti aptartas problemas ir dar kartą atkreipti susirinkusiųjų dėmesį į galutinį susitikimo tikslą. Norint sukurti paskatą diskusijoms, galima pabrėžti praktinę klausimų reikšmę ir iškelti auditorijai keletą konkrečių užduočių. Vienas iš svarbiausių reikalavimų susirinkimo pirmininkui – nuo pat pradžių neprimesti savo pozicijos kitiems dalyviams. Pareigos suteikia ypatingą svorį vadovo žodžiams, o tie darbuotojai, kurie laikosi priešingų pažiūrų, gali tiesiog nedrįsti jų reikšti, kad neprieštarautų valdžiai. Turime stengtis užimti neutralią poziciją, išsakyti savo nuomonę iš 3 asmens arba suformuluoti ją kaip klausimą. Rimčiausią susitikimą dera pradėti netikėtai įdomia pastaba ir net pokštu. Labai efektyvu, jei posėdyje bus panaudota frazė, mintis, kuri pradeda susitikimą. Kreipdamasis vadovas dalyvius vadina vardu – tėvavardžiu, jei įmanoma, pabrėžia jų patirtį ir kompetenciją atitinkamu klausimu. Pirmininkas turėtų būti itin atidus ne tik kalbos esmei, bet ir tam, kaip kiekvienas iš jų įsilieja į bendrą struktūrą, kaip veikia siekiant užsibrėžto tikslo; ar veda į šoną. Organizatorius laikosi taisyklių, kiekvienos problemos svarstymo metu ir po jos trumpai apibendrina pasirodymus. Tai leidžia užtikrinti, kad visi esantys aiškiai suprastų, ką klausime kad diskusijoje buvo padaryta tam tikra pažanga. Jei kalbėtojas peržengia klausimo ribas, sustabdykite jį diplomatiškai. Pasiūlymų kritinis įvertinimas pateikiamas arba iš karto po kalbos, arba, jei naudojamas smegenų šturmo metodas, išsakius visas idėjas.
Kitas galimas susirinkimo etapas – sprendimų priėmimas. Perskaitomas iš anksto parengtas sprendimo projektas, o susirinkimo dalyviai patys koreguoja, priima jį pagal balsavimo rezultatus. Priėmus sprendimą, nustatomi jį vykdantys ir kontroliuojantys asmenys.
Susitikimo pabaigoje vadovas gali paraginti visus įgyvendinti tuos planus, programas, siekti tų tikslų, kurių galiausiai priėjo; trumpai apibendrinkite diskusiją; pagirti sėkmingiausias idėjas, verslo pasirodymus; ačiū visiems už produktyvų darbą.
Anglų susitikimų tyrinėtojas Elanas Barkeris pagrįstai mano, kad nuolatinė vykstančių kolektyvinių diskusijų analizė veda į pelną. Vertinimas turi būti objektyvus, suformuluotas visos grupės atskirame posėdyje, ne posėdyje. Galite paprašyti dalyvių užpildyti klausimyną naudodami vadinamąją slenkančią atsakymų skalę: (ne) 1 2 3 4 5 6 (Taip):
Ar buvo būtinas susitikimas?
Ar aiškus jo tikslas?
Ar atitiko tikslą?
Ar sutinkate, kad trukmė ir laikas buvo patogūs?
Ar likote patenkinti vieta?
Ar laiku gavote darbotvarkę ir dokumentus?
Ar visi darbotvarkės klausimai buvo išdėstyti?
Ar susirinkusieji buvo kompetentingi?
Ar pirmininkas tinkamai kontroliavo?
Ar esate patenkintas sprendimų priėmimo procesu?
Surinkimo analizė gali būti atlikta veiksmingiau, jei dalyvauja nepriklausomas ekspertas. Jis gebės nešališkai įvertinti, kas sekasi, o ką reikia keisti.
Pradedantysis vadovas gali savarankiškai analizuoti kolektyvinį bendravimą pagal schemą:
1. Koks yra susitikimo tipas, atsižvelgiant į tikslą?
2. Ar gerai suformuluotos tema ir potemės (dienotvarkė)?
3. Kada numatoma svarstyti sunkiausią klausimą?
4. Ar tinkama vieta, laikas, dalyvių skaičius ir sudėtis?
5. Ką vedėjas sako įžanginėje kalboje?
6. Koks reglamentas priimtas?
7. Kokie yra lyderio organizuojamieji kalbos veiksmai dialogo metu?
8. Ar visi susirinkusieji dalyvauja diskusijoje?
9. Kokie sprendimai buvo priimti?
10.Kaip vedėjas baigė susitikimą?
11. Ar teisingai surašytas protokolas?
Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą
Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.
Priglobta adresu http://www.allbest.ru/
SUturinys
- Įvadas
- 1.1. Sąvokos „susitikimas“ ir „sesija“
- 1.2. Susitikimo organizavimas
- 1.3. Susitikimų tipai ir eiga
- 1.4. Susitikimų ir sesijų efektyvumo didinimas
- Išvada
Įvadas
Tema kontrolinis darbas„Susirinkimai ir susirinkimai, bendrieji ir specialieji ženklai“.
Tarp skirtingi tipai vadovo veikla daugiausiai laiko, o atsiskyrus nuo likusio darbo, sugeria susitikimus.
Kontrolinio darbo tikslas – atsižvelgti į bendruosius ir specialiuosius susirinkimų ir posėdžių ypatumus.
Pagal šį tikslą buvo apibrėžtos šios užduotys:
1. Apsvarstykite susirinkimo ir susirinkimo sąvokas.
2. Apsvarstykite galimybę organizuoti susitikimus ir susitikimus.
3. Apsvarstykite pagrindines galimybes pagerinti susitikimų ir susitikimų efektyvumą.
Objektas yra kolektyvinio sprendimų priėmimo forma.
Tema – susitikimas ir susitikimas.
Išskyrus dalykiniai pokalbiai ir komercinės derybos, verslo praktikoje plačiai paplitusios specialios dalykinių pokalbių vedimo formos – susitikimai, kurie yra atviro kolektyvinio tam tikrų klausimų aptarimo būdas.
Vadovo darbo stilių daugiausia lemia „išmintis“ rengti įvairaus pobūdžio susirinkimus ir susirinkimus, kurie užima nemažą darbo laiko dalį ir yra susiję su tiesioginio valdymo funkcijomis.
Atsakingą požiūrį į šią veiklą lemia ne tik jų poveikio efektyvumas ar neefektyvumas tolesnė veiklaįstaigų, organizacijų, bet ir laiko, kurį praleidžia daug susirinkime dalyvaujančių dalyvių.
Kolektyvinė diskusija kaip forma verslo pokalbis turi daug teigiamų aspektų. Pirma, tai padidina mąstymo efektyvumą. Rusų patarlė „protas geras, bet du geriau“ neatsirado nuo nulio, joje yra gilią prasmę. Iš tiesų, žmogaus mąstymo originalumas slypi tame, kad jis ypač efektyvus bendros intelektinės veiklos sąlygomis, nes intelektiniai rezultatai ne sumuojasi, o dauginasi. Žinoma, kad dauguma vaisingų idėjų gimė kolektyvinio apsikeitimo mintimis metu.
Antra, susitikimo metu stiprinama kūrybinė darbuotojų bendruomenė, atskirų darbuotojų interesai įtraukiami į vieną kolektyvinių užduočių sistemą, taip pat tobulinami jo dalyvių verslo įgūdžiai. Trečia, bendrame protiniame darbe tai atsiskleidžia kūrybinis potencialas kiekvienas iš jų. Kuzin F. A. Verslo bendravimo kultūra: praktinis vadovas. -- 6-asis leidimas, pataisytas. ir papildomas - M.: Os-89, 2002.- p. 195
Rašant darbą buvo naudojami mokomoji medžiaga tokie autoriai kaip F. A. Kuzinas, V. M. Čižikovas ir kt.
1. Susirinkimai ir susirinkimai, bendrieji ir specialieji ženklai
1.1 Sąvokos „susitikimas“ ir „sesija“
Susirinkimas – kolektyvinių sprendimų svarbiausiais įstaigos ar organizacijos gyvenimo klausimais rengimo forma. Posėdžiuose dalyvauja įvairių įstaigos padalinių atstovai, kurie domisi darbotvarkės klausimų sprendimu. Susitikimai gali būti išplėsti (pagal dalyvių skaičių) ir riboti (siauras susirinkimo dalyvių ratas).
Susirinkimas taip pat yra kolektyvinės diskusijos ir klausimų sprendimo forma, tačiau pirmiausia kalbama apie nuolatinių subjektų (įstaigų), sukurtų vienoje institucijoje arba bendromis sąlygomis su kitomis institucijomis ir organizacijomis, darbą.
Kaip pavyzdį galima paminėti kolegijas, direktorių valdybas, plenumus, Valstybės Dūmą, Federacijos tarybą, Saugumo tarybą ir kt. Šiose institucijose yra gana pastovi narių sudėtis, jie dirba nuolat, su tam tikru jų susitikimų dažnumu.
Kitų įstaigų ir organizacijų vadovai ir specialistai, administracijos atstovai, visuomenines organizacijas miestų, kai sprendžiamos problemos, peržengiančios vienos institucijos kompetenciją.
Susirinkimai – siaurai profesionalūs susirinkimai, skirti daugiausiai organizaciniams klausimams spręsti (pavyzdžiui, profesinės sąjungos komiteto posėdis, prezidiumo posėdis ir kt.). Smirnovas E.A. Valdymo sprendimų rengimas: Vadovėlis universitetams. M: VIENYBĖ-DANA, 2002. p. 20
Susitikimas paprastai reikalingas tokiomis aplinkybėmis:
Bendros pozicijos sudėtingos problemos atžvilgiu formavimas;
Privačių nuomonių aptarimas ir sprendimų rengimas;
Tokio pobūdžio informacijos, kurią reikia paaiškinti ir kuri rūpi daugeliui, perdavimas;
Naujų užduočių formavimas;
Perspektyvių reikšmingų sprendimų kūrimas;
Unikalių, probleminių situacijų sprendimas;
Koordinacija;
Neatidėliotinų problemų sprendimas; esamą darbo pasidalijimą keičiančių problemų sprendimas.
Pasitaiko, kad susirinkimas nėra tikslingas jau iš esmės, todėl tampa jo dalyvių nepasitenkinimo priežastimi:
Individualaus darbo silpnumas;
Darbo pasidalijimo neapibrėžtumas;
Netinkama tarnybinių santykių struktūra;
Autokratinis vadovavimo stilius;
Įsišaknijusios tradicijos;
Silpnas noras bendradarbiauti organizacijoje;
Kai kurių darbuotojų noras išsiskirti;
Problemos sprendimo atidėjimas, kol situacija pareikalaus susitikti;
Instrukcijų paskirstymo neapibrėžtumas;
Vadinamasis reguliuojamas susirinkimas (aukštesnės vadovybės prašymu);
Sekretoriatas suformuoja laišką tiems, kurie yra atsakingi už medžiagos susirinkimui rengimą. Kartu kiekvienam darbotvarkės klausimui nurodomi visi vykdytojai ir paskiriamas atsakingas vykdytojas (pirmas sąraše). Laiškas gauna registracijos numerį sistemoje. Pagrindinis rašto tikslas – perduoti atsakingiems vykdytojams susirinkimo darbotvarkės klausimo turinį ir susirinkimui reikalingos medžiagos paruošimo terminą. Laiškas atspausdintas ir pasirašytas atsakingo asmens. Po to sekretoriatas, naudodamasis sistema, parengia laiškus visiems atsakingiems vykdytojams, ant pasirašyto laiško kopijų atspausdindamas atsakingo vykdytojo pareigas ir pavardę. Kiekvienas iš atsakingų vykdytojų susirinkimui rengia medžiagą, tarp kurių privalomas sprendimo projektas konkrečiu susirinkimo klausimu.
Į sprendimo projektą įtraukta privalomi atributai, Kaip:
- kuriam posėdžiui ruošiamas sprendimo projektas;
- kuriam darbotvarkės klausimu ruošiamas sprendimo projektas;
- daikto pavadinimo kartojimas;
- kas rengia sprendimo projektą;
Susirinkimo darbotvarkė patvirtinama, kai darbotvarkė pasirašoma. Po to sekretoriatas išsiunčia kvietimą į posėdį ir posėdžio medžiagos paketą, kuriame yra patvirtinta darbotvarkė, sprendimų projektai ir rekomendacijos.
Prieš pat susirinkimo pradžią dokumentų paketas į jį išdalinamas tiems dalyviams, kurie jo dar negavo. Gavus susirinkimo rezultatus, surašomas protokolas. Į protokolą įrašoma ši informacija:
- data;
- pirmininkas;
- dalyvaujantieji, sugrupuoti pagal pareigas;
- klausimo pavadinimas (darbotvarkės klausimas);
- pranešėjų vardai;
- preambulė (gali būti praleista);
- sprendimai klausimais numeruoto sąrašo forma.
1.3 Susitikimų tipai ir eiga
Verslo susitikimai yra labai įvairūs. Paprastai yra šie tipai:
- diktatoriškas (galva turi teisę balsuoti, likusieji tyliai klauso, dažnai sulaukia boso barimo);
-- autokratinis (vykdomas interaktyviu režimu, kai vadovas užduoda klausimus kiekvienam dalyviui ir gauna į juos atsakymus);
- segregacinis (kai planuojamas vadovo pranešimas ir jo paskirtų pavaldinių pasisakymai);
- ginčytini (jiems būdingi nemokamas keitimas nuomonės, priimamas sprendimas, kuris priimamas dalyvių balsavimu, po kurio pritaria vadovas);
- nemokami (tai posėdžiai be aiškios darbotvarkės ir be pirmininko. Dažniausiai jie būna neatskiriama dalis susitikimai, kai kokios nors problemos aptarimas atsidūrė aklavietėje. Tokiu atveju susirinkimo pirmininkas skelbia ilgąją pertrauką, kurios metu spontaniškai kyla užkulisiniai susitikimai).
Mūsų šalies administracinės-komandinės sistemos sąlygomis dažniausiai buvo naudojami pirmieji trys dalykinių susitikimų tipai, kurių pagrindinė reikšmė buvo ta, kad jų vadovai tik supažindindavo pakviestuosius su jų sprendimais ar nurodymais iš partijos ir aukštesnių organizacijų. , o dalykinio susitikimo esmė – užtikrinti laisvą diskusiją ir sukurti bendrą sprendimą, pagrįstą plačiu nuomonių, įskaitant ir neatitinkančias administracijos požiūrio, svarstymo.
Dažniausiai dalykiniai susitikimai rengiami dėl šių priežasčių: pirma, jei reikia priimti kolektyvinį sprendimą, grindžiamą vienoda visų teise pareikšti ir pagrįsti savo nuomonę; antra, su sąlyga, kad klausimo sprendimas paliečia kelių organizacijos ar firmos struktūrinių padalinių interesus vienu metu; trečia, tuo atveju, kai sprendžiant klausimą reikia pasitelkti įvairių darbuotojų grupių nuomones.
Verslo gyvenimo praktika rodo, kad dalykiniai susitikimai yra efektyvesni nei vien administraciniai siauro vadovų rato sprendimai. Tačiau nepakankamai gerai paruošti ir prastai pravesti susirinkimai, šaukiami kiekviena proga, daro didelę žalą, nes suryja brangų žmonių laiką, atitrūkdami nuo pagrindinių darbų. Todėl prieš šaukiant tokius susirinkimus reikėtų pagalvoti apie tokio žingsnio poreikį. Tikėtina, kad pasiūlytas svarstyti klausimas iš karto nereikalauja sprendimo. Be to, vadovas, pavyzdžiui, nori tik apie ką nors informuoti darbuotojus. Tokiu atveju nesunkiai išsiversite be susitikimo.
Bet jei susirinkimo surengimas vis dėlto pripažįstamas tikslingu, pirmiausia reikia jį kruopščiai pasiruošti. Šie mokymai ir jų įgyvendinimo tvarka turėtų būti suprojektuoti taip, kad geriausias būdas buvo išspręstas pagrindinis uždavinys, dėl kurio vyksta ir pats susirinkimas.
Nustatydami susitikimo pradžios laiką, turėtumėte atsižvelgti į darbo ritmą. Kad žmonės dienos metu nebūtų priversti be galo pereiti nuo vieno darbo prie kito, patartina susirinkimus rengti darbo dienos pradžioje ar pabaigoje arba po pietų pertraukos. Atsižvelgiant į bendrą sugaištą laiką – tai yra laiką, kurio reikia ne tik pačiam susirinkimui, bet ir surinkimui, pervedimams, grąžinimui ir įtraukimui į darbą – susitikimo pradžia ir pabaiga turėtų būti suplanuota taip, kad nebūtų „Tuščios“ segmentų laikas: jei jis baigiasi likus 15 minučių iki pietų pertraukos, tai tikrai bus prarastos minutės.
Apie susirinkimo dalyvius būtina iš anksto pranešti ir supažindinti su darbotvarke, su visais tinkamos medžiagos kad jų pasirodymai būtų apgalvoti iš anksto. Kuzin F. A. Verslo bendravimo kultūra: praktinis vadovas. -- 6-asis leidimas, pataisytas. ir papildomas - M.: Os-89, 2002.- p. 197
Kaip rodo patirtis, verslo susitikimai ne visada atneša norimą efektą dėl to, kad daugelis vadovų aiškiai neįsivaizduoja savo organizacijos ir elgesio technologijos. Daugeliu atvejų verslo susitikimai šaukiami per dažnai ir prastai paruošiami; juos įgyvendinant dalyvauja per daug žmonių ir tikrai „pirmieji“ lyderiai; neprotinga susitikimų trukmė mažina jų efektyvumą; galiausiai verslo susitikimuose priimami sprendimai dažnai būna prastai įforminami ir prastai kontroliuojami įgyvendinimo procese, o tai ženkliai sumažina jų efektyvumą, todėl tenka iš naujo susitikti tais pačiais klausimais.
Verslo susitikimas – būdas įtraukti kolektyvinį protą į plėtrą optimalius sprendimus apie aktualius ir sudėtingiausius įmonėje kylančius klausimus. Šiuo atžvilgiu valdymo procesas yra sumažintas iki trijų pagrindinių etapų:
- informacijos rinkimas ir apdorojimas;
- visų įmonės padalinių ir visų darbuotojų veiklos koordinavimas;
- sprendimų priėmimas.
Išskyrus tavo tiesioginė paskirties vieta, kiekvienas yra racionalus organizuotas susirinkimas taip pat išsprendžia svarbią ugdymo problemą. Susitikime darbuotojai mokosi dirbti komandoje, kompleksiškai žiūrėti į sprendimą bendrų užduočių siekti kompromisų, įgyti bendravimo kultūros ir pan. Daliai darbuotojų dalyvavimas verslo susitikime yra vienintelė galimybė pamatyti ir išgirsti lyderius aukštesni lygiai valdymas. Be to, verslo susitikime vadovui suteikiama galimybė parodyti savo vadybinį talentą. Kabushkin N.I. Turizmo vadyba: Proc. pašalpa. - Minskas: BSEU, 2000. - p. 437
1.4 Posėdžių ir sesijų efektyvumo didinimas
Su sociokultūrine sfera susijusiose įstaigose ir organizacijose nedažnai pavyksta rasti specialiai sukurtų valdymo organų. Šiose institucijose visuomeninės savivaldos institucijos dažniausiai kuriamos visuomeninių tarybų pavidalu istorijos ir kultūros paminklams išsaugoti ir restauruoti, plėtoti. liaudies menas ir amatai, darbo su vaikais ir paaugliais organizavimas ir kt.
Kai kurie vadovai, taikliai ir ne be ironijos, pavyzdžiui, teigia, kad daugelio susitikimų paslėptas tikslas slypi vadovo siekyje pasidalyti atsakomybe už nepopuliaraus, rizikingo, sunkaus ar klaidingo sprendimo priėmimą. Kalbant rimtai, susirinkimai vyksta ne tik todėl, kad vadovas pats negali ar nenori priimti sprendimų.
Susitikimų tikslas – koordinuoti darbuotojų pastangas, duoti ir gauti reikalinga informacija, priimti reikiamus sprendimus (neatsižvelgiant į atvejus, kai susirinkimai vyksta dėl pačių susirinkimų, kai nėra aiškaus tikslo, konkrečios dienotvarkės, bet yra noras bendrauti, noras „susirinkti ir padiskutuoti“) .
Susitikimas nebus produktyvus, jei vadovas iš anksto nenustatys dalyvių sudėties. Polinkis į didelius susirinkimus, noras į juos pakviesti kuo daugiau žmonių ne visada duoda norimą rezultatą. susirinkimo susirinkimas
Specialistai, kurie nėra tiesiogiai susiję su posėdžio darbotvarkės klausimais, praranda savo darbo laikas veltui. Be to, pakviestųjų skaičiaus padidėjimas apsunkina susitikimo dalyvių bendravimą, provokuoja nukrypimus nuo išsakytų klausimų aptarimo, mažina galimybę panaudoti visų dalyvių gebėjimus, apsunkina sprendimų priėmimą.
Praktika rodo, kad susirinkimo sėkmę lemia tikslus jo surengimo laiko ir vietos pasirinkimas. Susitikimo dienos laikas turėtų būti nustatomas atsižvelgiant į galimų jo dalyvių pajėgumą. Protingiausia susitikti likus pusvalandžiui iki pietų pertraukos arba iki darbo dienos pabaigos.
Paslėptos susitikimo pabaigos taisyklės privers dalyvius nesiblaškyti šalutiniais klausimais, nesikalbėti, sekti laiką. Kiekvienas vadovas nusprendžia, kiek laiko užtruks susitikimas. Dauguma žmonių mano, kad bet kuriam susitikimui užtenka vienos valandos, tačiau atsižvelgiant į klausimų skaičių ir jų svarbą, laikas gali skirtis.
O patyręs vadovas visada nustatys susirinkimo pabaigos laiką, kalbų trukmę, nustatys kiekvieno klausimo aptarimo taisykles.
Griežto laiko tarpo nebuvimas, kaip taisyklė, nesukelia susitikimo dalyvių dėmesio koncentracijos, o žodžių skaičius didėja proporcingai turimam laikui.
Tinkamu laiku užbaigtas klausimų aptarimas moko žmones greitai rasti tinkamus sprendimus, disciplinas ir tuo pačiu suteikia galimybę planuoti savo laiką, tiksliai žinant, kada susitikimas baigsis.
Nustatytas problemas reikėtų vertinti tik kaip išorinius apribojimus, kurių įveikimo nepakanka efektyviems susitikimams.
Gilios problemos yra būdingos pačiam lyderiui, jo žinioms, patirčiai, įgūdžiams, patikrintam vadovavimo stiliui ir aiškiai apibrėžto tikslo buvimui.
Faktas yra tas, kad kai kurių susitikimų materialinė kaina yra tris kartus didesnė (parengiamasis darbas, dalyvių atlyginimai, pridėtinės išlaidos, kelionės išlaidos, Prarastas laikas kelionės pirmyn ir atgal ir pats susitikimas), nei sutaupyti dėl jų sprendimų. Ketindamas surengti susirinkimą vadovas turi pasirūpinti, kad numatomos išlaidos bent neviršytų numatomos naudos.
Veltui praleistas laikas susirinkimuose yra susijęs ne tik su nepagrįsta jų trukme, bet ir daugeliu atžvilgių pirmininko nesugebėjimu juos pradėti laiku.
Kiekvienas darbuotojas įvardins daugybę pavyzdžių, kai susitikimai prasidėdavo 15-20 minučių vėliau nei paskirtas laikas. Visi žino, kad pradėti laiku, bet visada yra priežasčių šiek tiek palaukti. Vadovas laukia, kol visi susirinks, pamalonindami vėluojančius dalyvius.
Tokių žmonių nedaug, bet atrodo, kad jie diktuoja savo sąlygas likusiems. Kitą ir vėlesnius kartus siužetas kartojamas su tais pačiais personažais, palaipsniui pripratinant prie to likusius. Užpildęs laukimo laiką, pirmininkas pradeda pokalbį su vienu iš susirinkusiųjų apie nereikšmingą faktą ar nesenus įvykius, įtraukdamas visus kitus į neproduktyvų pokalbį.
Taigi beprasmišką laiko švaistymą dėl atskirų susirinkimo dalyvių nedrausmingumo turi sustabdyti vadovas, o tam reikia tik pasiryžimo nustoti kalbėti, kai ateina laikas pradėti susirinkimą. Pirmą ir antrą kartą vėluojantys „užsidegs“ ir atsidurs mažumoje, o trečią kartą ateis laiku arba bus nekviesti kaip nereikalingi.
Suburti žmones laiku susiburti ir laiku pradėti susitikimą nėra lengva užduotis, tačiau tai tik dalis problemos. Tikrasis lyderio (pirmininkaujančio) kaip lyderio vaidmuo pasireiškia susirinkimo vedimo procese.
Jo įgūdžiai, žmonių psichologijos išmanymas, vadybos mokslo subtilybės pasireiškia gebėjimu įsiklausyti į susirinkimo dalyvių nuomones ir pageidavimus, optimaliu lankstumu ir gebėjimu keisti susirinkimo stilių ir būdą. , atsižvelgiant į konkrečią situaciją.
Tokių susitikimų pagrindinės jėgos visada yra akivaizdžios, tačiau reikalauja subtilaus ir sumanaus vadovavimo, leidžiančio susitikimo dalyviams prisiimti tuos vaidmenis, kurie palengvins, o ne trukdys priimti sprendimus. Čižikovas V. M., Čižikovas V. V. Įvadas į sociokultūrinį valdymą. - M.: MGUKI, 2003. - p. 282
Išvada
Taigi, remiantis aukščiau pateikta medžiaga, galima padaryti tokias išvadas.
Susitikimas ir susitikimas nėra vienareikšmės sąvokos.
Turėdami bendrą prigimtinį pagrindą – koordinuoti veiksmus, keistis informacija, spręsti problemas ir priimti sprendimus (ar įstatymus), jie labai skiriasi forma, turiniu, sudėtimi ir dalyvių galiomis.
Susirinkimas – kolektyvinių sprendimų svarbiausiais įstaigos ar organizacijos gyvenimo klausimais rengimo forma.
Susirinkimai – siaurai profesionalūs susirinkimai, skirti daugiausiai organizaciniams klausimams spręsti (pavyzdžiui, profesinės sąjungos komiteto posėdis, prezidiumo posėdis ir kt.).
Pasiruošimas susitikimui – susitikimo gyvavimo ciklas gali būti suskirstytas į šiuos veiksmus:
Paruošimas;
laikymas;
Vykdymo kontrolė.
Kiekvienas iš atsakingų vykdytojų susirinkimui rengia medžiagą, tarp kurių privalomas sprendimo projektas konkrečiu susirinkimo klausimu.
Darbo susitikimai dažniausiai rengiami dėl šių priežasčių: pirma, jei reikia priimti kolektyvinį sprendimą, grindžiamą vienoda visų teise reikšti ir pagrįsti savo nuomonę; antra, su sąlyga, kad klausimo sprendimas paliečia kelių organizacijos ar firmos struktūrinių padalinių interesus vienu metu; trečia, tuo atveju, kai sprendžiant klausimą reikia pasitelkti įvairių darbuotojų grupių nuomones.
Nustatydami susitikimo pradžios laiką, turėtumėte atsižvelgti į darbo ritmą. Apie susirinkimo dalyvius būtina iš anksto pranešti ir supažindinti su darbotvarke, visa reikalinga medžiaga, kad jų pasisakymai būtų apgalvoti iš anksto.
Susitikimų tikslas – koordinuoti darbuotojų pastangas, suteikti ir gauti reikiamą informaciją, priimti reikalingus sprendimus.
Susitikimas nebus produktyvus, jei vadovas iš anksto nenustatys dalyvių sudėties.
Praktika rodo, kad susirinkimo sėkmę lemia tikslus jo surengimo laiko ir vietos pasirinkimas. Susitikimo dienos laikas turėtų būti nustatomas atsižvelgiant į galimų jo dalyvių pajėgumą.
Susitikimo vieta neturėtų būti toli nuo pagrindinės jo dalyvių kompozicijos vietos arba patalpoje, kurioje neįmanoma surengti parodos, eksponuoti iliustruotą medžiagą ir pan.
Naudotų šaltinių sąrašas
1. Zadorkinas V. I. Vadovo darbo organizavimas. Elektroninis vadovėlis.
2. Kabushkin N.I. Turizmo vadyba: Proc. pašalpa. - Minskas: BSEU, 2000. - 644 p.
3. Kuzin F. A. Verslo komunikacijos kultūra: praktinis vadovas. -- 6-asis leidimas, pataisytas. ir papildomas - M.: Os-89, 2002.- 320 p.
4. Smirnovas E.A. Valdymo sprendimų rengimas: Vadovėlis universitetams. M: UNITI-DANA, 2002. 271 p.
5. Čižikovas V. M., Čižikovas V. V. Sociokultūrinio valdymo įvadas. - M.: MGUKI, 2003. - 382 p.
Priglobta Allbest.ru
Panašūs dokumentai
Verslo susitikimų vedimo problema, kaip raktas į organizacijos efektyvumą ir žmonių skatinimą siekti bendrų tikslų. Verslo pokalbis susirinkimų ir konferencijų metu. Pasiruošimas susitikimui, jo eiga ir analizė pasibaigus.
santrauka, pridėta 2013-12-18
Nepasitenkinimo darbu problemos sprendimas brigados, skyriaus komandoje. Darbuotojų motyvavimas ir nuopelnų pripažinimas. Kokybės kontrolė, kurią atlieka vadovas savo darbuotojų atliekamo darbo. Susitikimų rūšys ir tikslai. Susitikimo organizavimo ir vedimo ypatumai.
testas, pridėtas 2015-10-03
Verslo susitikimo samprata, susirinkimų klasifikacija pagal tikslus ir vedimo būdus. Pasiruošimo dalykiniam susitikimui taisyklės. Diskusijos organizavimas ir vedimas. Psichologiniai diskusijų dalyvių tipai. Posėdžio protokolo surašymo taisyklės.
santrauka, pridėta 2009-12-19
Susitikimų klasifikacija ir tipai, darbotvarkės nustatymas, sudėtis ir dalyviai. Dokumentų susirinkimui rengimas (pranešimai, informacinė medžiaga, vaizdinės priemonės). Susirinkimo dokumentų registravimas: stenograma, fonograma, protokolas.
Kursinis darbas, pridėtas 2009-09-04
Susitikimai kaip esminis įrankis organizacinių sistemų valdymas. Pagrindiniai susitikimo, kaip oficialaus bendravimo būdo, tikslai. Konferencijų, susirinkimų, susirinkimų, seminarų ir kt. rengimo ypatumai. Pasirengimo ir vedimo tvarka.
santrauka, pridėta 2010-09-30
Mažų grupių sprendimų privalumai: kokybė, susitarimas, vykdymas ir statusas. Verslo susitikimų klasifikacija. Susitikimo vedėjo pareigos: temos ir darbotvarkės nustatymas; renginio ir dalyvių paskyrimas; kambario paruošimas.
Kursinis darbas, pridėtas 2014-02-23
Konferencijos ir susitikimo samprata. Oficialūs ir neformalūs susitikimai. Pagrindiniai jo įgyvendinimo ir užbaigimo punktai. Klausimai, kurie jam nekeliami. Veiksmingos diskusijos organizavimas. Ginčo su pašnekovais vedimo ir argumentų išdėstymo principai.
pristatymas, pridėtas 2015-06-03
Pasiruošimas verslo susitikimui. Diplomatiniai ar autoritariniai jos elgesio stiliai. Diskusijų organizavimas ir verslo diskusijų dalyvių psichologiniai tipai. Sprendimo priėmimo etapai. Verslo susitikimo užbaigimas ir jo protokolo rengimas.
santrauka, pridėta 2010-06-06
Verslo susitikimo samprata ir jo organizavimo principai, klasifikacija ir rūšys, funkcinės ypatybės, tvarka ir rengimo specifika. Verslo susitikimo organizavimo įmonėje OOO „Antipozh“ proceso analizė, vadovo elgesio jame stiliai.
kursinis darbas, pridėtas 2013-11-20
Verslo susitikimo koncepcija. Pasirengimo tarnybiniam susirinkimui ypatumai. Susitikimo rengimo procesas. Stilius verslo santykiai. Strateginių ir veiklos klausimų aptarimas. Korporatyvinių santykių klausimų sprendimas susirinkimuose.
Federalinė švietimo agentūra
Magnitogorskas Valstijos universitetas juos. G.I.Nosova
Psichologijos katedra
verslo komunikacijos esė
Tema: „Verslo susitikimai ir susitikimai“
Baigė: FFK grupės mokinys 06-1
Grebenščikova V.I.
Patikrintas: Orinina L.V.
Be dalykinių pokalbių ir komercinių derybų, verslo praktikoje plačiai paplitusios specialios dalykinių pokalbių formos – susitikimai, kurie yra atviro kolektyvinio tam tikrų klausimų aptarimo būdas. Tokios diskusijos formos yra labai įvairios. Tai kongresai, konferencijos, simpoziumai, susirinkimai, sesijos, seminarai. Šiuose renginiuose priimami sprendimai dažniausiai yra efektyvesni nei tie, kuriuos priima siauras vadovų ratas.
Verslo susitikimo TIKSLAS – leisti laisvai diskutuoti ir pasiekti bendrą sprendimą, pagrįstą įvairiausiomis nuomonėmis.
Pasirinkau temą „Susitikimų organizavimas“, nes protų šturmas kaip dalykinio pokalbio forma turi daug teigiamų aspektų:
Pirma, tai padidina mąstymo efektyvumą. Rusų patarlė „protas geras, bet du geriau“ neatsirado nuo nulio, turi gilią prasmę. Iš tiesų, žmogaus mąstymo originalumas slypi tame, kad jis ypač efektyvus bendros intelektinės veiklos sąlygomis, nes intelektiniai rezultatai ne sumuojasi, o dauginasi. Žinoma, kad dauguma vaisingų idėjų gimė kolektyvinio apsikeitimo mintimis metu.
Antra, susitikimo metu stiprinama kūrybinė darbuotojų bendruomenė, atskirų darbuotojų interesai įtraukiami į vieną kolektyvinių užduočių sistemą, taip pat tobulinami jo dalyvių verslo įgūdžiai.
Trečia, bendrame protiniame darbe atsiskleidžia kiekvieno iš jų kūrybinis potencialas.
Nepakankamai gerai parengti ir prastai pravesti susirinkimai, šaukiami kiekviena proga, daro didelę žalą, nes „suryja“ brangų laiką, atitraukia žmones nuo pagrindinių darbų.
IN bendras vaizdas pasirengimas susirinkimui apima šiuos veiksmus: temų apibrėžimas, darbotvarkės nustatymas, susirinkimo tikslų ir bendros trukmės nustatymas, pradžios data ir laikas, dalyvių sudėtis, apytikslis darbo grafikas.
Nustatydami susitikimo pradžios laiką, turėtumėte atsižvelgti į darbo ritmą. Kad žmonės dienos metu nebūtų priversti be galo pereiti nuo vieno darbo prie kito, patartina susirinkimus rengti darbo dienos pradžioje ar pabaigoje arba po pietų pertraukos. Atsižvelgiant į bendrą praleistą laiką (ne tik tiesiogiai susitikimui, bet ir mokesčiams, perėjimams, grįžimui ir įtraukimui į darbą), susitikimo pradžia ir pabaiga turėtų būti suplanuota taip, kad neliktų tuščių laiko tarpų: jei baigiasi likus 15 minučių iki pietų pertraukos, tada šios minutės gali būti laikomos prarastomis.
Apie jo rengimą būtina iš anksto pranešti susirinkimo dalyviams ir supažindinti su darbotvarke, visa reikalinga medžiaga, kad jų pasisakymai būtų apgalvoti iš anksto.
Susitikimą reikia pradėti laiku ir nedelsiant susitarti su dalyviais dėl bendro darbo taisyklių, pavyzdžiui, apriboti kalbų laiką ar kaip priimami sprendimai. Po to vienam iš dalyvių turėtų būti patikėta laikyti protokolą.
Šie ir kiti klausimai bendra organizacija verslo susitikimai ir susitikimai atidžiau pažvelgti.
Verslo susitikimas (susitikimas) – žodinė komunikacinė žmonių grupės (komandos) sąveika. Šis bendravimo būdas apjungia įvairius žanrus: oratorinį monologą (vedėjo įžanginės ir baigiamosios kalbos, dalyvių pasisakymai, pranešimas), pokalbis (keitimasis informacija, idėjų skatinimas ir aptarimas protų šturmo metu), diskusija.
Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo organizatoriaus talento – nuo jo kalbėjimo įgūdžių ir vadybinių gebėjimų, taip pat nuo teisingas pasirinkimas susitikimo tipą ir jo ypatybių žinojimą.
Verslo susitikimai yra:
1. Pagal renginio formą:
1.1. konferencijos
1.2. susitikimai
1.3. susitikimai
1.4. seminarai, simpoziumai
2. Pagal vadovo susirinkimo vedimo formą:
2.1. diktatoriškas
2.2. autokratinis
2.3. apibendrintas – pirmiausia pranešimas, diskusija, kurioje dalyvauja tik tie asmenys,
paskirtas vadovo.
2.4. diskutuotinas
2.5. Laisvas
3. Priklausymu visuomenės gyvenimo sferai:
3.1. vakarėlis
3.2. profsąjunga
3.3. verslas (administracinis)
3.4. mokslinis
3.5. vieningi
4. Pagal mastelį:
4.1. tarptautinis
4.2. visos Rusijos
4.3. respublikonų
4.4. industrija
4.5. regioninis
4.6. regioninis
4.7. miesto
4.8. regioninis
4.9. vidinis
5. Pagal vietą:
5.1. vietinis
5.2. lankantis
6. Pagal dažnumą:
6.1. reguliarus
6.2. nuolatinis
6.3. vieną kartą
6.4. periodinis leidinys
7. Pagal dalyvių skaičių:
7.1. siaurame kolektyve (iki 5 žmonių)
7.2. išplėstiniame kolektyve (iki 20 žmonių)
7.3. atstovas (daugiau nei 20 žmonių)
8. Pagal dalyvių sudėties stabilumą:
8.1. su fiksuota kompozicija
8.2. su svečių vaidyba
8.3. su konkrečiu susitikimų sąrašu
8.4. sujungti
9. Pagal klausimų temą:
9.1 administracinis
9.2 techninis
9,3 personalo
9.4 finansinis
9.5 technologinis
10. Pagal užduotis:
10.1 problemiška
10.2 pamokantis
10.3 veikiantis
11. Pagal susitarimą:
11.1 sprendimų priėmimas
11.2 užduočių išaiškinimas
11.3 Apibendrinimas
Viena iš pagrindinių vadovaujančio verslo susitikimo užduočių yra pateikti kuo daugiau faktų, kad būtų galima geriau įvertinti aptariamos problemos sudėtingumą, taip pat įtraukti dalyvaujančius į problemos sprendimo procesą. Žinoma, vadovas turi turėti savo požiūrį į esamą situaciją, tačiau būtina žinoti ir kitų požiūrį, kad suprastų, ar jie teisūs, ar ne, suvokdami problemą. Jei kažkieno požiūris yra teisingas, susirinkimo vadovas gali pakeisti savo požiūrį į situaciją. Jei kolegos klysta arba praleidžia ko nors reikšmingo, jis gali pateikti trūkstamus faktus. Tinkami klausimai yra puiki priemonė nukreipti susitikimą tinkama linkme.
Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo organizatoriaus talento – nuo jo kalbėjimo įgūdžių ir vadybinių gebėjimų. Dažnai susirinkimui vadovauja pats vadovas.
Išskiriamos šios pagrindinės verslo susitikimų užduotys:
1) Išsiaiškinkite, išanalizuokite reikalų būklę (kaip vykdomas planas, kas vyksta komandoje ...); keistis informacija aptariamu klausimu, koordinuoti pastangas ir daryti organizacines išvadas. Šios užduotys atitinka informacijos rinkinio tipą.
2) Informuoti darbuotojus apie problemų sprendimo paieškas, apie naują patirtį ir jos įgyvendinimo galimybes, įtikinti darbuotojus vykdomos ekonominės politikos teisingumu. Šioms problemoms spręsti numatomas aiškinamasis susirinkimas arba susirinkimas – instruktažas.
3) Rasti kolektyvinį problemos sprendimą, gaminti, rinkti idėjas. Tai susitikimo tipas – probleminis, arba „smegenų šturmas“.
4) Pasirinkite ir priimkite konstruktyvius sprendimus. Tai yra susirinkimo – sprendimų priėmėjo – užduotis.
5) Suteikti dalyviams reikiamų žinių, tobulinti jų įgūdžius. Šis tipas vadinamas konferencija arba mokymo susitikimu.
Jei vadovas suinteresuotas nuolatiniu ryšiu su kolektyvu, jis organizuoja reguliarius susitikimus. Pagal susitikimo dažnumą jis gali būti ir vienkartinis bei periodinis.
Jei kuris nors iš susirinkimo dalyvių jaučia nenugalimą potraukį ginčytis, lyderis, išlaikydamas ramybę, turėtų leisti grupei paneigti diskusijos dalyvio argumentus. Be reikalo plepius debatininkus reikia taktiškai nutraukti, neišklausant jų pasisakymų iki galo, paprastai iš tokių kalbų mažai naudos. Jeigu tenka susidurti su negatyvistu (tai yra prieštarauti mėgstančiu žmogumi), reikia atpažinti ir įvertinti jo žinias bei patirtį. Drovūs dalyviai skatinami užduoti paprastus klausimus, kad sustiprintų pasitikėjimą savimi. Jei ginčytojas nuolat užduoda klausimus, o ne teikia pasiūlymus, jo klausimai turėtų būti adresuojami grupei.
Kad verslo susitikimas būtų vaisingas, pirmininkas turi įvaldyti diskusijų vedimo techniką. Visų pirma, turime stengtis grupinę diskusiją vesti civilizuotai. Tai reiškia subtilumo buvimą ginčo šalių santykiuose, todėl neleidžia naudoti tokių savo požiūrio argumentavimo priemonių kaip pajuoka, oponentų pertraukimas, aštrūs išpuoliai prieš juos. Ypatingas dėmesys turi būti skiriamas tam, kad verslo ginčas tarp dalyvių būtų aiškus ir turi laiko limitus, taip pat vengti asmeninių konfliktų. Ginčo terminologija turi būti aiški visiems dalyvaujantiems.
Rengiantis diskusijai, bent jau labiausiai bendras planas kovoti už tiesą, pasiimti svariausius argumentus. Ypač įspūdingi yra tikslūs skaičiai, kurių negalima paneigti.
Praktikoje yra bendras susirinkimų skirstymas pagal jų užduotis ir tikslus. Iš čia išskiriami probleminiai, pamokantys ir operatyvūs susirinkimai Asmeninis valdymas: Vadovėlis / S.D. Reznikas ir kiti – 2 leid., pataisyta. ir papildomas - M.: INFRA-M, 2004. - 622 p.
Probleminio susitikimo tikslas – rasti geriausią aptariamos problemos valdymo sprendimą. Sprendimai tokiame susirinkime dažniausiai suformuluojami po diskusijų ir priimami po balsavimo. Toks susirinkimas vyksta pagal schemą: ataskaitos; klausimai pranešėjams; diskusija; sprendimų priėmimas.
Instruktažinio susirinkimo užduotis – perduoti įsakymus ir reikalinga informacija iš viršaus į apačią per valdymo schemą, kad jos būtų vykdomos greičiau ir efektyviau. Tokiame susirinkime vadovas atkreipia susirinkimo dėmesį į priimtus administracinius sprendimus.
Operatyviniai susirinkimai – tai vadinamieji planavimo susirinkimai, vasaros susitikimai, penkių minučių pasitarimai. Jie neužsitęsia. Tokių susitikimų užduotis yra gauti informacijos apie dabartinę gamybos padėtį. Priešingai nei instruktažas, operatyvinis susirinkimas užtikrina informacijos perdavimą iš apačios į viršų pagal kontrolės schemą. Vadovas, gavęs iš susirinkimo dalyvių aktualią informaciją, nustato „kliūčių“ buvimą, atsilikimo ir gedimų priežastis, čia priima reikiamus sprendimus, duoda nurodymus, nustatydamas jų įgyvendinimo terminus. Operatyviniame susirinkime ataskaitų neteikiama. Pagrindinis tikslas – nustatyti tas gamybos problemas, kurių sprendimui turėtų būti nukreiptos pagrindinės komandos pastangos.
Tačiau pagrindinis bet kurio susirinkimo ar susirinkimo tikslas yra priimti bendrą sprendimą po kolektyvinio apsikeitimo informacija, t.y., pasiekti tam tikrą rezultatą.
Susitikimų ir susirinkimų klasifikacija
Susitikimai ir susitikimai yra formalūs ir neformalūs. Norint sėkmingai pravesti renginį, pirmiausia reikia nustatyti jo pobūdį.
Susitikimų tipus galima suskirstyti pagal valdymo funkcijas:
1. Planavimo susirinkimai, kuriuose aptariami organizacijos strategijos ir taktikos klausimai, planams įgyvendinti reikalingi ištekliai;
2. Darbo motyvacijos pasitarimai, kuriuose aptariamos produktyvumo ir kokybės problemos, darbuotojų pasitenkinimas, žemos motyvacijos priežastys, galimybė ją keisti, moralinio ir materialinio skatinimo klausimai;
3. Vidinės organizacijos posėdžiai, kuriuose diskusijų objektu tampa organizacijos struktūrizavimo, struktūrinių padalinių veiksmų koordinavimo, įgaliojimų delegavimo ir kt. klausimai;
4. Darbuotojų veiklos stebėjimo susirinkimai skirti aptarti veiklos rezultatus, siekti tikslų, sutrikimo, žemo produktyvumo problemas;
5. Organizacijai būdingi susirinkimai, kuriuose aptariami veiklos valdymo klausimai, susiję su situacija organizacijoje, naujovėmis ir jų įgyvendinimo galimybe, išlikimo, konkurencingumo, įvaizdžio, stiliaus problemomis.
Taip pat yra susirinkimų klasifikacija pagal rengimo stilių:
1. Autokratiniai susirinkimai, kuriuose teisę kalbėti ir priimti sprendimus turi tik vadovas. Šių susitikimų dalyviai turėtų išklausyti ir atsakyti į vadovo klausimus. Tokie susirinkimai rengiami, kai vadovui reikia informuoti ar duoti nurodymus savo pavaldiniams.
2. Nemokami susirinkimai neturi darbotvarkės. Jie gali vykti ir be pirmininko. Tokie susitikimai apsiriboja pasikeitimu nuomonėmis, dėl kurių sprendimai nėra fiksuoti. Toks susitikimas vyksta pokalbio ar pokalbio forma.
3. Diskusiniai susirinkimai – būdas priimti sprendimus bet kokiu klausimu generuojant naujas idėjas ir analizuojant siūlomus sprendimus, kaip kolektyvinio žmonių grupės darbo rezultatas susirinkimo, vykstančio pagal tam tikras taisykles, metu. būdingas bruožasšis metodas yra kritikos ir išsakytų idėjų vertinimo trūkumas.
Oficialus renginys turi aiškiai apibrėžtą statusą ir vyksta pagal nustatytas taisykles. Tokiame susitikime visada dalyvauja specialiai pakviesti žmonės. Pagrindiniai renginio komponentai:
1. Darbotvarkė (svarstytinų klausimų sąrašas);
2. Ataskaitos (nurodant klausimų esmę);
3. Pasisakymai (darbotvarkės klausimų aptarimas);
4. Pakeitimai (pakeitimų, kuriuos siūloma daryti diskusijoje, aptarimas);
5. Debatai (diskusijos vedimas);
7. Protokolo surašymas (rašytinis įvykių protokolas);
8. Įvairūs (nebuvusių darbotvarkėje klausimų aptarimas).
Neoficialiuose susitikimuose žmonės jaučiasi lengviau, bet ir tokiems renginiams reikėtų pasiruošti. Neoficialiems susitikimams jums reikia:
1. Diskusijų temų sąrašas;
2. Renginio vedėjas;
3. Pasiektų susitarimų protokolas.
Neoficialūs renginiai vyksta daugiau nei rami aplinka, tačiau vis tiek reikia atsiminti, kad tik gerai organizuotas susitikimas ar susitikimas duoda teigiamą rezultatą.
Kiekvienas susitikimas turi turėti darbotvarkę, kurią reikia suplanuoti iš anksto. Dienotvarkė padeda sutaupyti laiko ir ilgai neužsigulti ties antraeiliais klausimais.
Gerai parengtą darbotvarkę sudaro:
* susirinkimo tikslas, data, laikas ir vieta;
* kviečiamų asmenų sąrašas;
* aptartų problemų sąrašas;
* įvairūs;
* kito susitikimo datos.
Verslassusitikimas - organizuotos, kryptingos suinteresuotų asmenų grupės sąveikos, keičiantis nuomonėmis, forma sprendimo rengimui ir priėmimui.
1. Pagal priklausantis visuomeninio gyvenimo sferai skirti: administracinius, mokslinius arba mokslinius ir techninius, politinius, profesinių sąjungų ir bendrus susirinkimus.
2. Pagal dalyvių pritraukimo mastas: tarptautinis, respublikinis, filialas, regioninis, regioninis, miestas, rajonas, vidinis.
3. Pagal Vieta: vietinis ir išvykstantis.
4. Pagal laikymo dažnumas: vienkartinis, nuolatinis, periodinis.
5. Pagal dalyvių skaičius: siauroje kompozicijoje (iki 5 žmonių), išplėstoje (iki 20 žmonių), reprezentacinėje (daugiau nei 20 žmonių).
6. Pagal pagrindinė užduotis: pamokantis, operatyvinis (planuojantis), probleminis.
8. Pagal dalyvių atstumas: akis į akį ir domofonu (naudojant automatines telefono stotis, kurios užmezga ryšį tarp vadovo ir susitikimo dalyvių, esančių jų darbo vietose).
Vadybos teorija siūlo tokią susirinkimų ir susirinkimų klasifikaciją pagal jų paskirtį:
■ informatyvus interviu. Kiekvienas dalyvis trumpai praneša apie reikalų būklę vadovui, todėl išvengiama rašytinių ataskaitų pateikimo ir kiekvienam suteikiama galimybė susidaryti vaizdą apie įstaigos būklę;
■ susirinkimas sprendimui priimti. Dalyvių, atstovaujančių įvairiems padaliniams, nuomonių derinimas,
organizacijos padalinys, priimti sprendimą dėl konkrečios problemos; ■ kūrybinis susitikimas. Naujų idėjų panaudojimas, perspektyvių veiklos sričių plėtra. Bet koks susitikimas ir susitikimas yra veiksmingi tik tada, kai jie vyksta laikantis etiškai orientuotų žmogaus elgesio standartų verslo komunikacijos procese. M. Braimas pažymi, kad diskusijoje būtina gerbti kitų nuomonę, net jei ji iš pirmo žvilgsnio atrodo absurdiška.
Darbo susitikimuose gali dalyvauti 7-9, daugiausiai 12 žmonių, didelis dalyvių skaičius jau gali sumažinti darbo efektyvumą. Diskusijos tema turėtų būti iš anksto nustatyta, kad dalyviai galėtų profesionaliai pasiruošti, apgalvoti savo pasiūlymus, net parengti atitinkamas ataskaitas. Dalyvių erdvinis išdėstymas „apvalaus stalo“ forma yra svarbus norint sustiprinti sąveiką. Susitikimo vadovas pirmiausia turėtų išreikšti viltį, kad susitikimas bus dalykiškas ir konstruktyvus, susirinkimo metu laikytis taisyklių, „išlaikant“ pranešėjus aptariamos temos rėmuose, įtraukiant „neaktyvius“, stabdant „kalbakalbį“. “, nustatant žodžių sakymo tvarką, užduodant reikiamus klausimus, perfrazuojant ir susumuojant tarpinius rezultatus, pateikiant galutinį susirinkimo komentarą. Reikėtų prisiminti, kad dalykinis susitikimas reiškia galimybę kritikuoti subjekto pozicijas, o ne asmenines tai išsakiusio asmens savybes, todėl rekomenduojama laikytis taisyklės: pirmiausia pažymėkite pozicijų sutapimą, o tada aptarkite skirtumą. tarp skirtingų pozicijų ir požiūrių į problemos sprendimą, įtikinamai argumentuojant kiekvienos alternatyvos privalumus ir trūkumus. Jei patektumėte į kritiką, naudinga puolimą prieš save paversti puolimu prieš problemą: „Džiaugiuosi, kad jums rūpi ta pati problema ir bandote rasti geriausią sprendimą...“. Svarbiausia ne laimėti ginčą, o judėti į priekį sprendžiant problemą. Svarbu savo poziciją traktuoti ne kaip vienintelę įmanomą ir vienintelę teisingą, o mokėti suprasti ir net priimti kitokią nuomonę, būti pralaidžiam kitokiai nuomonei. Dalyvių pasyvumui pašalinti galima naudoti: 1) teiginius ratu arba 2) smegenų šturmo metodą. Nuomonių konfliktai gali būti dviejų formų: konkurencingas arba bendradarbiauti-bendradarbiaujantis. Siekiant sumažinti priešiškumą nuomonių konkurencijoje, gali būti kuriamos taikinimo komisijos ar grupės, įskaitant priešingų pažiūrų dalyvius, kurios turėtų nustatyti taškus, į kuriuos jų nuomonės sutampa, rasti kažkieno pozicijoje jiems patinkančius ar galinčius būti naudingus taškus. optimaliai išspręsti problemą.
Verslo susitikimai dažnai būna direktyvaus pobūdžio, kai vadovas iš „Tėvo“ pozicijos nurodo savo nuomonę kaip vienintelį problemos sprendimą, o kiti dalyviai iš „Vaiko“ pozicijos priima šį sprendimą vykdyti. Veiksmingiausi yra dalykiniai susitikimai, kurie yra kolegialaus pobūdžio, lygiavertės sąveikos iš pozicijos „Suaugęs – Suaugęs“. Tačiau pasitaiko ir manipuliacijų, kai išoriškai sąveikaujama kaip „Suaugęs – Suaugęs“, bet iš tikrųjų „Tėvas – vaikas“, t.y. lyderis tarsi prašo visų, net ir tyliųjų, pasisakyti, tačiau visiems pasisakius vadovas, perfrazuodamas visus, deda reikiamus akcentus ir dėl to priima jam reikalingą sprendimą, įpareigojant dalyvius šį sprendimą įvykdyti. iš tikrųjų iš „Vaiko“ pozicijos.
