Basi normative per condurre la gestione dei registri del personale. Fasi di assunzione

Molto spesso c'è una situazione in cui un'azienda ha appena aperto, ha poco personale, ma non c'è altro che contratti di lavoro. Spesso ciò accade in un'azienda che è sul mercato da diversi anni, ma che tuttavia non presta la dovuta attenzione alla documentazione dei rapporti di lavoro. Tuttavia, l'assenza di documenti prescritti dalla legislazione del lavoro può comportare l'imposizione di sanzioni amministrative. Questo articolo sarà utile per gli ufficiali del personale alle prime armi oi contabili che, oltre al loro lavoro, sono stati anche incaricati di condurre la gestione dei registri del personale.

Base normativa

Per la corretta organizzazione della gestione dei registri del personale, è necessario fare scorta di leggi e altri atti normativi nel campo di diritto del lavoro così come la letteratura specializzata. Un prodotto software specializzato faciliterà notevolmente la manutenzione dei registri del personale: contiene quasi tutte le forme necessarie di documenti. In ogni caso, avrai bisogno, in particolare:

— Codice del Lavoro;

- Regole per la conservazione e l'archiviazione dei libri di lavoro, la creazione di libri di lavoro in bianco e la loro fornitura ai datori di lavoro, approvate con decreto del Ministero del lavoro della Federazione Russa del 16 aprile 2003 N 225 (di seguito le Regole per la conservazione e l'archiviazione del lavoro libri);

- Istruzioni per la compilazione dei libri di lavoro, approvate con Decreto del Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 10 ottobre 2003 N 69;

— Legge federale n. 152-FZ del 27 luglio 2006 “Sui dati personali” (di seguito denominata Legge sui dati personali);

— Legge federale n. 98-FZ del 29 luglio 2004 “Sui segreti commerciali” (di seguito denominata Legge sui segreti commerciali);

- Regolamento sulle specifiche dell'invio di dipendenti in viaggio d'affari, approvato con decreto del governo della Federazione Russa del 13 ottobre 2008 N 749;

- Decreto del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 01/05/2004 N 1 "Sull'approvazione delle forme unificate di documentazione contabile primaria per la contabilità del lavoro e il suo pagamento" (di seguito - Decreto N 1);

- Un elenco di documenti archivistici gestionali tipici generati nel corso delle attività di enti statali, governi locali e organizzazioni, indicando i periodi di conservazione, approvato con Ordine del Ministero della Cultura della Federazione Russa del 25.08.2010 N 558;

- La procedura e i moduli di contabilità per i dipendenti in partenza per viaggi di lavoro dall'organizzazione di invio e in arrivo presso l'organizzazione presso la quale sono distaccati, approvati con ordinanza del Ministero della salute e dello sviluppo sociale della Federazione Russa dell'11 settembre 2009 N 739n ;

- Decreto del governo della Federazione Russa del 22 luglio 2008 N 554 "On dimensione minima aumentare i salari per il lavoro notturno”;

- Decreto del governo della Federazione Russa del 24 dicembre 2007 N 922 "Sulle peculiarità della procedura per il calcolo del salario medio";

- Elenchi di posizioni e lavori sostituiti ed eseguiti da dipendenti con i quali il datore di lavoro può concludere accordi scritti sulla piena responsabilità individuale o collettiva, nonché moduli standard di tali accordi, approvati con Decreto del Ministero del Lavoro della Federazione Russa del 31 dicembre , 2008 N 85;

- Regolamento sulla registrazione militare, approvato con Decreto del Governo della Federazione Russa del 27 novembre 2006 N 719, e Linee guida dello Stato Maggiore delle Forze Armate della Federazione Russa del 04/11/2008 sul mantenimento dei registri militari nelle organizzazioni.

Oltre ai documenti normativi, non farebbe male studiare i documenti costitutivi della società. È in essi che può essere determinata la procedura per assumere il capo dell'organizzazione e stabilire il suo stipendio. Molto spesso, è nello statuto che è prescritta la procedura per l'assunzione dei dirigenti chiave.

Determiniamo l'elenco dei documenti richiesti

Dopo aver studiato i documenti normativi nel campo del diritto del lavoro e della gestione dei registri del personale, avrai un'idea del minimo necessario, che deve essere redatto e mantenuto in qualsiasi organizzazione. Questo:

- regolamenti interni sul lavoro (articoli 189, 190 del codice del lavoro della Federazione Russa);

- personale (art. 15, 57 del codice del lavoro della Federazione Russa);

- programma ferie (articolo 123 del codice del lavoro della Federazione Russa);

- Regolamento sulla protezione dei dati personali (articoli 86-88 del Codice del lavoro della Federazione Russa);

- contratti di lavoro (art. 16, 56-59, 67 del Codice del lavoro della Federazione Russa);

- libri di lavoro (articoli 65, 66 del codice del lavoro della Federazione Russa);

- mansionari (se doveri ufficiali i dipendenti non sono specificati nei contratti di lavoro);

- un libro contabile per il movimento dei libri di lavoro e inserti ad essi, un libro delle entrate e delle uscite per la contabilità delle forme di un libro di lavoro e un inserto ad esso (paragrafi 40-41 delle Regole per la tenuta e la conservazione dei libri di lavoro);

- carte personali dei dipendenti (clausola 12 del Regolamento per la tenuta e la conservazione dei libri di lavoro);

- busta paga (articolo 136 del codice del lavoro della Federazione Russa);

- ordini (su assunzione, licenziamento, concessione di ferie, invio in viaggio d'affari, ecc.) (articoli 62, 68, 84.1, 193 del Codice del lavoro della Federazione Russa, ecc.) e i motivi per la loro emissione (dichiarazioni, atti, note, accordi ecc.);

- regolamento su remunerazione e bonus (parte 2 dell'articolo 135 del Codice del lavoro della Federazione Russa);

- dichiarazioni, note-calcoli e altri documenti relativi al calcolo e al pagamento di stipendi, indennità di ferie, indennità per ferie non godute, "liquidazione" in caso di licenziamento.

È chiaro che i documenti richiesti dalla legge dovranno comunque essere redatti. Ma per quanto riguarda altri documenti, dovresti chiedere alla direzione (quale dei documenti facoltativi potrebbe essere necessario per l'azienda). Puoi anche chiarire in anticipo con il gestore quale condizioni speciali vuole vedere nel regolamento interno del lavoro, negli altri regolamenti locali, nelle forme dei contratti di lavoro.

Nota!Secondo l'art. 16 della legge federale del 26 dicembre 2008 N 294-ФЗ "Sulla protezione dei diritti delle persone giuridiche e dei singoli imprenditori nell'attuazione del controllo statale (supervisione) e del controllo municipale", l'organizzazione deve tenere un registro delle ispezioni di una persona giuridica, un imprenditore individuale, condotto da organi di controllo e supervisione statali, comunali.

Naturalmente, l'elenco di cui sopra è incompleto e, in determinate circostanze, devono essere sviluppati ed eseguiti altri documenti. Ad esempio, se si prevede che i singoli dipendenti lavoreranno talvolta al di fuori del normale orario di lavoro, è necessario approvare l'elenco delle posizioni dei dipendenti con orario di lavoro irregolare (articolo 101 del codice del lavoro della Federazione Russa). Inoltre, tenendo conto delle specificità delle attività dell'organizzazione, potrebbe essere necessario:

- Regolamento sulla certificazione e relativi documenti di certificazione, se il datore di lavoro effettua la certificazione dei dipendenti (parte 2 dell'articolo 81 del Codice del lavoro della Federazione Russa);

- una disposizione sui segreti commerciali, se i contratti di lavoro con i dipendenti stabiliscono l'obbligo di mantenere i segreti commerciali (articoli 10, 11 della legge sui segreti commerciali);

- accordi di piena responsabilità (se tale responsabilità è stata stabilita contrattualmente per i dipendenti);

- un contratto collettivo (se almeno una delle parti (dipendente o datore di lavoro) prende l'iniziativa di stipularlo).

Compilazione di documenti separati

Poiché tutti i rapporti di lavoro devono essere documentati, quando si sviluppano regolamenti locali e altri documenti del personale, va ricordato che le loro disposizioni non dovrebbero peggiorare la posizione del dipendente rispetto alla legislazione sul lavoro stabilita. Le norme dei regolamenti locali che peggiorano la posizione dei dipendenti o adottate senza ottemperare a quanto previsto dall'art. 372 del Codice del lavoro della Federazione Russa della procedura per tenere conto del parere dell'organo di rappresentanza dei lavoratori (se presente), non sono soggetti ad applicazione. Ciò è sottolineato nell'art. 8 del Codice del lavoro della Federazione Russa.

Quindi, prima di tutto, devi redigere una tabella del personale. Questo documento viene utilizzato per formalizzare la struttura, il personale e il personale dell'organizzazione in conformità con il suo statuto, che contiene un elenco di unità strutturali, titoli di lavoro, specialità, professioni che indicano qualifiche, informazioni sul numero di unità di personale. È redatto secondo il modulo unificato T-3, approvato con delibera n. 1.

Per vostra informazione.In connessione con l'entrata in vigore nel 2013 della legge federale del 6 dicembre 2011 N 402-FZ "Sulla contabilità", i moduli dei documenti contenuti negli album dei moduli unificati della documentazione contabile primaria non sono obbligatori per l'uso e i datori di lavoro possono sviluppare autonomamente le forme necessarie. Se l'organizzazione decide di introdurre i propri moduli di documenti, si consiglia comunque di prendere come base i moduli unificati precedentemente approvati e di apportarvi modifiche includendo o rimuovendo righe o colonne aggiuntive. Non dimenticare di correggere l'uso di nuove forme di documentazione contabile primaria nel principio contabile.

Tenendo conto dei desideri della direzione, è necessario compilare tutte le colonne necessarie nella tabella del personale, verificarne la conformità alla legislazione sul lavoro e presentare la versione finita alla direzione per l'approvazione. Di solito, un atto locale è approvato da un ordine o da un'istruzione, a cui si fa riferimento nell'attributo corrispondente. Inoltre, un atto normativo locale può essere approvato apponendo il timbro di approvazione al documento con la firma personale del capo dell'organizzazione o di una persona da lui autorizzata.

Il prossimo documento importante è il regolamento interno del lavoro. Secondo l'art. 189 del Codice del lavoro della Federazione Russa, questo atto normativo locale regola la procedura per l'assunzione e il licenziamento dei dipendenti, i diritti, gli obblighi e le responsabilità fondamentali delle parti contratto di lavoro, orario di lavoro, tempo di riposo, incentivi e sanzioni nei confronti dei dipendenti, nonché altre questioni relative alla regolamentazione dei rapporti di lavoro con questo datore di lavoro. Il documento può includere le seguenti sezioni: occupazione, diritti e doveri fondamentali dei dipendenti, diritti e doveri del datore di lavoro, tempo di lavoro e tempo di riposo, incentivi, responsabilità per violazione della disciplina del lavoro.

Dopo aver concordato con la direzione tutte le sfumature e verificato le disposizioni del regolamento interno sul lavoro per il rispetto dell'attuale legislazione sul lavoro, anche questo atto locale viene sottoposto all'approvazione del capo.

Anche il regolamento sulla protezione, il trattamento e l'archiviazione dei dati personali deve essere sviluppato e attuato quanto prima. Ciò è dovuto al fatto che il datore di lavoro è tenuto ad adottare le misure necessarie e sufficienti per proteggere i dati personali dei dipendenti e disciplinare il meccanismo per la loro ricezione, elaborazione, conservazione e protezione. Ciò deriva dal cap. 14 del Codice del lavoro della Federazione Russa e della Legge sui dati personali.

In questa disposizione, è necessario stabilire in che modo si ottengono i dati personali, in quale ordine vengono formati e mantenuti i file personali dei dipendenti, nonché determinare i diritti e gli obblighi dei dipendenti, le modalità di contabilità, conservazione, trasferimento e protezione dei propri dati personali.

Nota!È necessario risolvere il problema di chi manterrà i libri di lavoro. Se non è ancora presente un funzionario del personale, il capo dell'azienda deve assumersi la responsabilità di mantenere, archiviare, contabilizzare ed emettere libri di lavoro emettendo un ordine appropriato. Successivamente, l'amministratore può trasferire tali poteri al funzionario del personale assunto (anche con provvedimento). Tale nomina è richiesta dal paragrafo 45 delle Regole per la conservazione e la conservazione dei libri di lavoro.

Inoltre, è auspicabile sviluppare una forma standard di contratto di lavoro che sarà concluso con i dipendenti. Ricordiamo che l'art. 57 del Codice del lavoro della Federazione Russa, che definisce l'elenco delle informazioni e delle condizioni obbligatorie da includere in esso, nonché altri articoli del Codice del lavoro (ad esempio, articoli 58, 59, 64.1, 70, 282, ecc. .).

Oltre allo sviluppo di atti locali, personale, orari delle ferie, ecc., È necessario preparare altri documenti che saranno necessari in futuro per il lavoro del personale. Si tratta di vari libri contabili, giornali di registrazione, schede attività, moduli d'ordine, accordi di responsabilità, ecc.

Separatamente, parliamo di documenti sulla protezione del lavoro, poiché questa è una parte importante della legislazione del lavoro. In futuro, quando l'organizzazione crescerà per garantire il rispetto dei requisiti di protezione del lavoro, per monitorarne l'attuazione, potrebbe essere creato un servizio di sicurezza sul lavoro o potrebbe essere introdotta una posizione di specialista della sicurezza sul lavoro con formazione o esperienza adeguata in questo campo. Nel frattempo l'azienda è piccola, la responsabilità di garantire condizioni di sicurezza e protezione del lavoro è assegnata al capo.

L'articolo 212 del Codice del lavoro della Federazione Russa sancisce la disposizione secondo cui è il datore di lavoro che è obbligato a garantire lo sviluppo e l'approvazione di norme e istruzioni sulla protezione del lavoro per i dipendenti. Il 13 maggio 2004, il Ministero del Lavoro ha approvato le raccomandazioni metodologiche per lo sviluppo di istruzioni sulla protezione del lavoro per aiutare i datori di lavoro, secondo le quali le istruzioni sulla protezione del lavoro per un dipendente dovrebbero essere sviluppate in base alla sua posizione, professione e tipo di lavoro da lui svolto.

Atti normativi che introducono eventuali nuove forme di documenti in questo settore, in Ultimamente non è stato accettato, quindi elenchiamo i principali che dovrebbero essere presenti in ogni organizzazione:

— regolamento sulla protezione del lavoro nell'organizzazione;

- un ordine di nominare una persona responsabile nell'organizzazione (in assenza di un ingegnere per la protezione del lavoro);

— istruzioni per la protezione del lavoro;

— registri per la registrazione delle informative in materia di tutela del lavoro;

— programmi di esecuzione diverso tipo briefing sulla protezione del lavoro;

— programma di controllo della produzione;

- altri documenti.

Organizzazione e archiviazione dei documenti

Articolo 17 della legge federale del 22 ottobre 2004 N 125-FZ "Sugli affari archivistici in Federazione Russa» obbliga le aziende a garantire la sicurezza dei documenti generati nelle loro attività, compresi i documenti sul personale. Riteniamo che la sicurezza dei documenti senza l'organizzazione della loro conservazione sia impossibile. Per archiviare e utilizzare i documenti generati nel dipartimento del personale, è necessario sistematizzarli.

Al fine di semplificare i documenti generati nel processo di gestione dei registri del personale, viene compilata una nomenclatura dei casi: un elenco sistematizzato dei nomi dei casi archiviati nell'organizzazione, indicando i periodi della loro conservazione nella forma prescritta. Tale definizione è contenuta in GOST R 51141-98 “Lavoro d'ufficio e archiviazione. Termini e definizioni", approvato con decreto dello standard statale della Federazione Russa del 27 febbraio 1998 N 28, e le regole di base per il funzionamento degli archivi delle organizzazioni, approvate con decisione del Collegio degli archivi federali di febbraio 6, 2002. La forma della nomenclatura sia per le divisioni strutturali che per l'intera organizzazione è data nelle regole nominate per il lavoro degli archivi delle organizzazioni.

Fare un'offerta di lavoro

Prima di tutto, devi formalizzare un rapporto di lavoro con il capo dell'organizzazione. Per questo, viene concluso un contratto di lavoro con lui. È redatto in due copie, una delle quali rimane con il capo e l'altra nell'organizzazione (questo è annotato sulla copia del datore di lavoro).

Sulla base di un contratto di lavoro, viene emesso un ordine, poiché ai sensi dell'art. 68 del Codice del lavoro della Federazione Russa, l'occupazione è formalizzata per ordine (istruzione) del datore di lavoro. La forma dell'ordine è approvata dalla risoluzione N 1. Tuttavia, se il capo lo è unico membro organizzazione, quindi l'assunzione è formalizzata da un ordine di entrata in carica, che viene emesso dall'amministratore stesso sulla base di un contratto di lavoro concluso. In futuro emana anche ordinanze sull'assegnazione delle funzioni di direttore al vice (altro dipendente) in caso di partenza per viaggio d'affari o vacanza. Queste sono le spiegazioni di Rostrud fornite nella Lettera del 19/12/2007 N 5205-6-0.

Il libro di lavoro per il capo è compilato dalla persona responsabile della tenuta dei libri di lavoro. Allo stesso tempo, dopo cinque giorni di lavoro del capo, deve essere effettuata una registrazione di lavoro (clausola 3 delle Regole per la conservazione e l'archiviazione dei libri di lavoro). La base per effettuare una registrazione è un ordine (istruzione) o altra decisione del datore di lavoro, in base alla quale il dipendente è stato assunto (ad esempio, il verbale della riunione dei partecipanti).

Non dimenticare di procurarti una scheda personale, inserire le informazioni nel libro contabile per il movimento dei libri di lavoro e inserirli e (se necessario) nel libro delle entrate e delle uscite per la contabilità delle forme dei libri di lavoro e inserirli.

Inoltre, è necessario inviare al commissariato militare competente e (o) al governo locale informazioni sul cittadino assunto, soggetto a registrazione militare (clausola 32 del Regolamento sulla registrazione militare). Un documento che viene inviato al commissariato militare e (o) ai governi locali è registrato secondo le modalità prescritte dal datore di lavoro (ad esempio, in un giornale (libro) per la registrazione della documentazione in uscita).

Ora puoi assumere altri lavoratori. La procedura è simile, basta ricordare che il dipendente deve conoscere le normative locali relative alla sua attività lavorativa(questo è indicato nell'articolo 68 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Si consiglia di documentare la conoscenza. Per questo torneranno utili libri contabili, giornali di registrazione o fogli di familiarizzazione.

Finalmente

Riassumendo, notiamo che dopo la corretta organizzazione del lavoro d'ufficio, le pratiche burocratiche non richiederanno molto tempo e inizierà una fase di lavoro quotidiano per un lavoratore del personale: sarà necessario tenere un foglio presenze, redigere un programma delle ferie, prendere incentivi e sanzioni, organizzare trasferte, trasferte, abbinamenti, licenziamenti e molto altro. E sulle pagine della rivista ti diremo come farlo bene.

La leadership di successo e la gestione del personale di qualsiasi impresa iniziano con il corretto funzionamento della produzione del personale, l'organizzazione e la regolamentazione del lavoro con documenti e informazioni sui dipendenti.

La gestione delle risorse umane lo è tipo speciale attività, specializzata nella registrazione dei rapporti di lavoro, mantenimento e registrazione dei registri dei dipendenti e compilazione di un rapporto sul movimento del personale. In effetti, questo tipo di attività è strettamente focalizzato e riguarda esclusivamente i dipendenti dell'impresa, il loro impiego, il licenziamento, i congedi e la formazione salariale.

La tenuta dei registri è parte integrante e importante del lavoro svolto in qualsiasi impresa o organizzazione, indipendentemente dalla sua forma di proprietà e dal numero di dipendenti. Sfortunatamente, alcune imprese trascurano un processo così importante, oppure viene eseguito in modo non qualificato, con errori nella documentazione, che possono portare non solo a sanzioni da parte dei servizi pubblici, ma anche a azioni legali da parte dei dipendenti dell'impresa.

La gestione dei record delle risorse umane e l'importanza di mantenerli

La struttura di quasi tutte le imprese o organizzazioni presuppone la presenza di personale. Il rapporto tra il dirigente e il dipendente nello svolgimento delle attività produttive non si limita alla retribuzione. La corretta distribuzione dei compiti, la risoluzione dei problemi attuali e l'organizzazione del lavoro dei subordinati è la base della gestione del personale amministrativo, che a sua volta richiede la tenuta dei registri. Sulla base dei documenti del personale, remunerazione del lavoro, premi ai dipendenti, fornitura di assistenza sociale e benefici prescritti. Le copie dei documenti possono essere richieste da un dipendente da presentare alla Cassa pensione o al tribunale, inoltre possono essere verificate dall'ufficio delle imposte in qualsiasi momento.

La gestione dei registri del personale viene effettuata in conformità con le norme legali e il codice del lavoro e i moduli e i documenti di segnalazione vengono compilati utilizzando moduli unificati. Le leggi federali sulla protezione del lavoro, la protezione dei diritti degli imprenditori e i segreti commerciali sono il quadro guida per il lavoro dei dipendenti del dipartimento del personale. La presenza di molti standard statali in ciascuna area di attività economica e la disponibilità di regolamenti relativi alla preparazione della documentazione di rendicontazione è la base per la tenuta dei registri organizzata in ciascuna organizzazione.

Documenti di gestione dei record delle risorse umane

Poiché tutti i documenti del personale sono di grande importanza legale, devono essere redatti in conformità con i requisiti della legislazione sul lavoro della Federazione Russa e in un unico modulo. I principali documenti di gestione dei registri del personale di qualsiasi impresa, redatti in primo luogo, sono i seguenti:

Documenti di regolamenti interni del lavoro;

Documenti sulla tutela dei diritti del lavoratore;

Documenti relativi alla protezione del lavoro e alla sicurezza antincendio.

Un'altra area importante nel lavoro del dipartimento del personale è la preparazione della tabella del personale dell'impresa, l'esecuzione di ordini per l'assunzione di dipendenti, l'inserimento di registrazioni nei libri di lavoro e la conservazione di fascicoli personali redatti per ciascuno dei dipendenti.

Uno dei documenti molto importanti della gestione dei registri del personale è anche il foglio presenze, che riflette il tempo effettivamente lavorato o non lavorato dal dipendente. Il foglio presenze è la base per il calcolo dei salari per i dipendenti e, di conseguenza, la base per il calcolo delle detrazioni fiscali.

Programma ferie, libro paga, ordini relativi al movimento del personale, libri di lavoro e documenti relativi ai dati personali dei dipendenti: tutto questo è a disposizione dell'ufficio del personale, è soggetto a rigorose segnalazioni e sicurezza.

Per illustrare il lavoro svolto dal dipartimento delle risorse umane, si consideri la registrazione di un nuovo dipendente. Quando si fa domanda per un lavoro, i documenti vengono redatti nel seguente ordine:

1. conclusione di un contratto di lavoro, con descrizione completa condizioni di lavoro;

2. sottoscrizione dell'ordinanza relativa all'assunzione;

3. compilazione di una scheda personale di un nuovo dipendente;

4. annotazioni nel libro di lavoro e nel registro.

Un altro esempio del lavoro svolto dai dipendenti del dipartimento del personale può essere un programma delle ferie, che di solito viene redatto in anticipo, concordando le date con i dipendenti e tenendo conto delle specificità processi di produzione imprese.

Organizzazione della gestione anagrafica del personale

La corretta organizzazione del funzionamento del dipartimento del personale e la sua conduzione della gestione dei registri del personale aiutano a organizzare correttamente tutte le attività dell'impresa, nonché a evitare multe indesiderate in caso di ispezione da parte di agenzie governative. A seconda della struttura dell'impresa e delle sue dimensioni, il numero di dipendenti nel dipartimento del personale potrebbe essere diverso. Le qualifiche di queste persone e la loro organizzazione competente della gestione dei registri del personale influiscono sul buon funzionamento dell'impresa e sulla gestione dell'organizzazione nel suo insieme.

Il dipartimento del personale può essere supervisionato direttamente o riferire a pieno titolo direttamente al capo dell'impresa. Indipendentemente dalla struttura, il lavoro del dipartimento è rigorosamente regolato dalle norme del lavoro, in base alle quali è organizzato e svolto il lavoro d'ufficio.

Garantire la distribuzione competente di specialisti, la progettazione dell'orario di lavoro e l'orario di lavoro dei dipendenti, ovvero misure che garantiscano il funzionamento regolare e ininterrotto dell'impresa: questo è il compito principale assegnato al dipartimento del personale. Al fine di sviluppare l'impresa e adempiere ai compiti che deve affrontare, il dipartimento del personale sviluppa piani per migliorare l'efficienza del lavoro dei dipendenti migliorandone le qualifiche, analizza l'idoneità della posizione ricoperta.

La gestione dei record delle risorse umane consente di risolvere le seguenti attività in azienda:

Mantenere la documentazione relativa ai rapporti di lavoro e avere un grande significato sociale per ciascun dipendente;

Sviluppo e creazione di un sistema di gestione del personale, che garantisce il raggiungimento degli obiettivi e obbiettivi strategici imprese;

Autorizzazione situazioni di conflitto, fornendo documenti a varie autorità statali, incluso il tribunale.

Come vengono gestite le risorse umane

Prima di tutto, la tenuta dei registri dovrebbe basarsi su un quadro legislativo correlato alla direzione dell'impresa. Il Codice del lavoro della Federazione Russa è la guida principale per un funzionario del personale, ma i forum e i siti Web di tenuta dei registri, particolarmente interessanti per gli aspiranti imprenditori, possono essere molto utili.

1C è riconosciuto come il programma di gestione dei record delle risorse umane più comune e accessibile, ampiamente utilizzato dalla maggior parte dei lavoratori delle risorse umane nelle loro attività pratiche. Nel processo di lavoro, viene assegnato ogni dipendente del dipartimento del personale grande numero responsabilità connesse allo svolgimento di compiti specifici. Una corretta organizzazione del loro lavoro consente di rendere più efficiente il lavoro dell'intero dipartimento. In particolare, l'archiviazione in ordine alfabetico di libri di lavoro, cartelle personali e schede personali semplifica e velocizza notevolmente la ricerca. documento richiesto, e fare affari in ordine cronologico aiuta a comporre quadro completo movimenti del personale.

Indubbiamente, la decisione su come condurre la gestione dei registri del personale viene presa direttamente dal capo dell'impresa, tuttavia deve farlo tenendo conto dei requisiti legali e dei documenti normativi relativi a questo tipo di attività.

Riassumendo, va notato che la presenza di un dipartimento del personale o di uno specialista del personale, nonché la loro gestione qualificata del relativo lavoro d'ufficio, è una delle condizioni indispensabili per il successo di qualsiasi impresa. È impossibile ignorare una direzione così importante che influisce sul lavoro di qualsiasi organizzazione.

è un'attività finalizzata sistematizzazione dei documenti del personale e lavorare con loro.

Il dipartimento del personale esiste in tutte le organizzazioni e garantisce un lavoro ininterrotto con i documenti, nonché una contabilità tempestiva di tutti i cambiamenti da parte dell'impresa e dei suoi dipendenti.

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Letteratura richiesta

Al fine di condurre rapidamente la formazione nel lavoro d'ufficio e applicare le conoscenze nella pratica, gli esperti raccomandano di prestare attenzione alle seguenti pubblicazioni stampate:

Organizzazione della gestione anagrafica del personale da zero

L'organizzazione della gestione dei record del personale da zero dovrebbe essere costruita in fasi come segue:

• Installazione programmi speciali per un computer, progettato per eseguire la documentazione competente e altre questioni relative alla gestione dei registri del personale.

Ad oggi esistono molti programmi pensati per queste esigenze. Tuttavia, leader organizzativi tradizionalmente scegli 1C.

Ciò è dovuto al fatto che ci sono specialisti nell'installazione e nella manutenzione di questo programma in qualsiasi città grande o piccola, ma coloro che potrebbero servire sviluppi innovativi non possono sempre essere chiamati telefonicamente.

• Studio di documenti importanti dell'organizzazione.

Tutti i contratti e i documenti presentati devono essere conformi e non contraddire lo statuto dell'organizzazione. Ciò comporta una parte importante, prima di tutto, per eliminare i disaccordi con la direzione o con i dipendenti.

• Acquisizione o produzione indipendente registro di registrazione.

I documenti che saranno contenuti nel lavoro d'ufficio della società devono essere concordati con la direzione superiore.

È necessario chiarire quali di essi saranno obbligatori e quali possono essere rinviati, perché verranno invocati in rari casi. È importante sapere quale di essi si troverà nel programma di lavoro e quale nei moduli.

• Modulo del direttore. È necessario verificare la corretta compilazione di tutti i documenti, che dovrebbero riflettere la data in cui il capo ha lavorato in azienda.
• Creazione di un tavolo del personale e regolamenti interni che si applicano a tutti i dipendenti senza eccezioni.

Come redigere una tabella del personale, leggi il nostro articolo.

Se non sono in azienda, è necessario creare questi documenti. Questi documenti devono essere pienamente concordati con il capo dell'organizzazione e confrontati con il quadro normativo. Cioè, devi scoprire se le innovazioni sono contrarie alla legge.

• Creazione di un contratto di lavoro standard che sarà vantaggioso per l'organizzazione, ma non contraddirà le norme legislative.
• Quindi sono necessari i documenti principali.

Risorse umane non riesco a cavarmela senza creare i seguenti documenti:

1. moduli d'ordine;
2. contratti di responsabilità;
3. registro di registrazione;
4. libri contabili;
5. foglio orario di lavoro.
6. Dopo i documenti, devi occuparti di chi e come dovrebbe condurre.

La questione della loro conservazione e compilazione dei documenti dovrebbe essere decisa in tempo e in anticipo. SU stato iniziale quando ci sono pochissimi dipendenti al lavoro, questo potrebbe essere il fondatore dell'azienda. In questa occasione dovrebbe essere emesso un ordine speciale. In caso contrario, verrà inflitta una grave sanzione.

Se in futuro apparirà una persona i cui compiti includeranno il lavoro con i documenti, verrà emesso un nuovo ordine per nominare una persona responsabile.

L'ultima fase è l'assunzione di dipendenti per l'occupazione.

Per questa procedura avrai bisogno di:

1. ordini di lavoro;
2. registrazione dei contratti di lavoro;
3. disponibilità di libri di lavoro;
4. carte per i dipendenti;
5. libro per tenere conto dei libri di lavoro.

Questo è tutt'altro che tutto ciò che un dipendente che parte da zero deve sapere, ma tali azioni lo sono solo prime basi v grande volume informazioni da approfondire in futuro.

È possibile trovare le istruzioni per la gestione dei registri del personale.

Responsabilità dello specialista delle risorse umane

L'impiegato ha un ampio campo di attività, che copre tutti gli aspetti dell'organizzazione relativi ai dipendenti e al loro lavoro. Quindi, i compiti principali dell'impiegato sono:

• Preparazione di documenti relativi al congedo per malattia e altri certificati.
• Formazione di un fascicolo personale per ciascuno dei dipendenti.
• Preparazione e sviluppo dei fogli presenze.
• Conduzione e preparazione degli ordini del personale.
• Calcolo e successiva maturazione.

Scarica gratuitamente una descrizione del lavoro di esempio per un impiegato del personale.

Oltre ai compiti principali, hanno anche i dipendenti in questo campo di attività compiti aggiuntivi , ad esempio:

• monitorare il mercato dei salari;
• rintracciare e invitare i candidati per l'occupazione;
• compilare un elenco di posti vacanti aperti nell'organizzazione;
• lo sviluppo della regolamentazione e l'assunzione dei dipendenti della società.

A volte un dipendente di questo dipartimento è impegnato nella valutazione del lavoro dei dipendenti e nella compilazione di un rapporto su questo argomento.

È importante sapere che, in conformità con la legge applicabile, il responsabile del personale non può divulgare i dati personali del dipendente a terzi. Questa responsabilità ricade interamente su di lui.

Errori commessi nel reparto risorse umane

Gli errori possono essere commessi in qualsiasi lavoro. Quindi le risorse umane non fanno eccezione. Poiché si tratta di un processo complesso ed è difficile per molti dipendenti alle prime armi ricordare una grande quantità di informazioni, le principali sono le seguenti:

1. Quando si registra e si licenzia un dipendente.

Prima di tutto, si riferisce al design. L'ordine non può specificare le condizioni o la natura del lavoro svolto. A volte vengono commessi errori nelle iniziali o nel cognome del dipendente, nonché nella sua unità lavorativa. È importante considerare qui che un ordine eseguito con errori o emesso da una persona non autorizzata non è valido.

2. Lavora con le cartelle di lavoro. Secondo le regole, la serie e il numero di questo documento devono essere inseriti nel libro contabile del movimento dei libri del lavoro, cosa che non tutti fanno.
3. Quando si conclude un contratto di lavoro. Le principali omissioni sono l'assenza di uno qualsiasi dei documenti richiesti per questa procedura o l'assunzione di cittadini impossibilitati a svolgere questo tipo di attività per motivi di salute.
4. Ordini. Può essere emesso un atto normativo locale presso l'impresa, ma non contiene la firma del capo dell'azienda. Questo grave violazione e tale documento non è valido.

Ripristino dell'ordine nei registri del personale

A volte dentro piccola azienda succede che si accumulano molte violazioni e non esiste uno specialista in grado di risolvere questo problema. Se, tuttavia, è stata trovata una persona del genere e gli è stato affidato il compito di mettere le cose in ordine nella documentazione, allora deve seguire seguendo le istruzioni passo passo:

1. Sarà richiesto regolamenti l'ultima edizione, che aiuterà a risolvere molti problemi legali, nonché letteratura speciale su argomenti e programmi del personale che semplificano la vita nel lavoro d'ufficio del personale.
2. Revisione di documenti e verifica.

Tutti devono essere disponibili Documenti richiesti che sono legati al business. Questi includono obbligatori, speciali e facoltativi.

È importante che ogni cosa sia nella sua forma corretta e al suo posto.

Vanno acquisiti anche quelli facoltativi per tutelarsi durante i controlli in ufficio.

3. Studiare i desideri del manager, nonché come stanno le cose in azienda e se sono conformi agli ordini dichiarati e alle normative locali. Questa fase comprende anche un attento studio degli atti costitutivi dell'organizzazione.
4. Determinazione della cerchia di persone coinvolte nello sviluppo dei documenti mancanti e di quei dipendenti che saranno responsabili del flusso di documenti e della sua sicurezza in futuro.
5. Analisi della tabella del personale, che deve essere eseguita in forma unificata.
6. Controllo dell'esecuzione del capo, dei dipendenti e dei contratti di lavoro in azienda.
7. Una parte importante è lo studio dei precedenti ordini di lavoro e delle carte personali per i dipendenti, non dovrebbero esserci errori in essi.
8. Controllo libri di lavoro.
9. Controllo trasferimenti e spostamenti dei dipendenti in azienda, licenziamenti, passati e in corso.
10. Il passaggio finale consiste nel controllare l'orario di lavoro di ciascun dipendente.

Automazione d'ufficio

La gestione dei record delle risorse umane sta diventando sempre più complessa nel tempo e le aziende stanno diventando più grandi. Pertanto, la via d'uscita da questa situazione è Automazione delle risorse umane. Oggi, in quasi tutte le organizzazioni, i problemi del personale vengono risolti utilizzando dispositivi automatici.

La definizione del processo di automazione dovrebbe avvenire in più fasi:

• Il primo passo è stabilire un obiettivo per l'automazione. Molto spesso, questo è il buon funzionamento e l'efficienza del sistema installato.
• Dopo aver determinato l'efficacia, è necessario iniziare a implementare il sistema, ovvero creare un database automatico.
• Successivamente, è necessario addestrare i dipendenti a lavorare sulle attrezzature fornite.
• L'introduzione di dati da tutti i documenti dell'organizzazione nel sistema è la fase principale. A questo punto, è necessario creare modelli per i report.

Per un corretto lavoro d'ufficio del personale, avrai bisogno seguenti programmi:

1. pre-sistemi, cioè programmi che forniscono contabilità;
2. Sistemi di gestione delle risorse umane. Questo è un sistema che risolve il problema con l'automazione del personale. Questo è un sistema che memorizza le informazioni su ciascuno dei dipendenti;
3. Sistema WFM. Questi programmi hanno più funzionalità rispetto ai programmi di automazione convenzionali;
4. I sistemi HCM sono questioni decisive non solo in termini di indicatore quantitativo del personale, ma anche in termini di qualità. Tali programmi migliorano le prestazioni delle grandi aziende di circa il 15%.

Certo, puoi abbandonare le nuove tecnologie e svolgere il lavoro secondo i vecchi metodi. Tuttavia, i progressi non si fermano e in futuro potrebbe risultare che a causa di apparecchiature automatiche improprie potrebbe verificarsi una violazione del flusso di documenti, che può comportare una multa.

Come organizzare i registri del personale in una società di nuova creazione - guarda il seminario video:

La definizione generale afferma che la gestione dei registri del personale è il processo di registrazione e manutenzione dei documenti del personale. Questo argomento è rilevante sia per i singoli imprenditori che per le persone giuridiche. Le scartoffie hanno rigide norme legislative e le regole descritte devono essere prese in considerazione da tutti i dirigenti, i dipartimenti del personale delle imprese. Con l'aiuto della gestione dei registri del personale, sarà possibile ottimizzare il processo di gestione del personale, migliorare il lavoro di ogni squadra e semplificare la procedura di segnalazione.

Cos'è la gestione delle risorse umane

Le basi della gestione dei registri del personale comprendono l'intero processo di preparazione dei documenti, compilazione degli stessi, rendicontazione del personale che lavora in azienda. Ciascuno rilasciato è legalmente vincolante, compresi quelli che si formano sulla base della domanda di un dipendente. La produzione del personale è spesso svolta dal dipartimento del personale, le cui funzioni sono tali lavori del personale:

• libro paga;
• registrazione delle ferie, assenze per malattia;
• rilascio di referenze.

Traguardi e obbiettivi

Compiti e obiettivi di questo dipartimento delle risorse umane:

Direzione dei lavori	Compiti dei dipendenti
Contabilità, registrazione, controllo	Tenuta dei registri del numero di dipendenti, iscrizione al lavoro, licenziamento
Regolamento del lavoro	Familiarizzazione con le mansioni, scelta del posto di lavoro, locali
Coordinamento, formazione	Svolgimento di corsi, formazione, perfezionamento, riqualificazione, verifica delle prestazioni
Lavora con i documenti	Gli specialisti di questo dipartimento sono impegnati nella preparazione di documenti, libri, orari di lavoro, registri, rapporti
Organizzazione	Organizzazione delle attività secondo le istruzioni

Regolamento legale

Il lavoro sul personale è regolato da una serie di leggi regolamentari, ordini e una serie di regole a livello regionale o statale. Il mancato rispetto dei requisiti specificati nel quadro normativo costituisce una violazione. Le principali norme per la conduzione della produzione del personale:

• regolamento statale sui libri di lavoro (2003);
• regole del lavoro d'ufficio e gestione documentale dal 2009;
• istruzioni federali per il mantenimento delle pratiche burocratiche relative ai dipendenti;
• requisiti generali, che sono approvati con ordinanza dei ministeri.

Base legislativa dell'impresa

Ogni impresa utilizza una serie di documenti che regolano il lavoro di tutto il personale. Il movimento dei documenti e la loro preparazione viene effettuato secondo le istruzioni, il quadro normativo prescritto sopra. Il quadro giuridico dell'impresa è suddiviso in cinque categorie chiave, regolate dagli ordini interni dell'impresa:

• statuto aziendale;
• orario di lavoro;
• norme sulla protezione dei dati personali;
• tutela del lavoro (regolata dal decreto archivistico federale);
• orario di lavoro del personale (e documenti sul personale).

Flusso di documenti del personale nell'organizzazione

I sistemi contabili unificati per i documenti nelle imprese sono suddivisi in tre categorie principali, tra cui i regolamenti interni, il personale e i regolamenti sulla remunerazione. La prima categoria comprende il turnover delle carte secondo il programma ferie, la compilazione di documenti sul programma di lavoro. Il secondo comma è più globale e contiene una disposizione sulla predisposizione dei contratti e dei documenti di principio contabile. Il regolamento sulla retribuzione regola tutte le questioni relative al pagamento di stipendi, bonus, assenze per malattia, ferie e TFR in caso di licenziamento.

Personale sotto forma di T-3

La tabella del personale nel modulo T-3 è un unico tipo di carta che descrive l'intera struttura del personale in un'impresa o società. Le colonne contengono dati sul nome completo, la posizione del dipendente, l'unità in cui è elencato. Secondo le norme regolamentari e legislative, vi è prescritto lo stipendio ufficiale di uno specialista. Qualsiasi cambiamento nel processo di registrazione deve essere registrato dall'ufficio contabilità in questa tabella del personale sul modulo T3. Le istruzioni per la compilazione contengono sempre consigli per ogni colonna. In totale, il documento include 5 punti informativi.

Orario di lavoro

Il programma di lavoro è un documento che approva la routine quotidiana di uno specialista. Il flusso di lavoro regola la pianificazione del manager. Comprende voci sulla necessità di un sopralluogo ai sensi della normativa vigente, sui pranzi e le pause e sulla rendicontazione. In alcune aziende, l'impiegato richiede la redazione di un verbale settimanale o mensile (il documento deve essere confermato dalle firme del dipendente e dell'impiegato dopo la verifica). Il piano, il programma del programma sono formati per il futuro periodo lavorativo. Registrazione dell'orario di lavoro dei dipendenti.

Contratto di assunzione

Un contratto di lavoro è un documento di diritto civile redatto tra un futuro dipendente e un datore di lavoro. Non sono previsti moduli standard per questo tipo di documento e l'accordo è compilato in forma libera indicando le qualifiche (posizione) e il periodo di lavoro. Anche il risultato desiderato è scritto lì. Di disposizioni di legge, questo tipo di documento è molto simile a un documento contrattuale, in quanto prescrive il risultato finale del lavoro e non la sua struttura. Per licenziare i dipendenti è sufficiente finalizzare prima della scadenza del contratto.

Ordini del personale

Il ripristino dei dipendenti in posizioni, l'assunzione di specialisti vengono effettuati secondo gli ordini del personale. Questo tipo di documento prescrive la nomina del personale alla posizione e altri movimenti di specialisti nei dipartimenti. I dipendenti del dipartimento del personale e il team di gestione prendono parte allo sviluppo di istruzioni e ordini. I dirigenti/amministratori dell'azienda prendono decisioni locali. Gli ordini hanno un unico modulo, è stabilito dal quadro normativo. In base alla durata di conservazione della carta, devono essere conservati nel reparto contabilità o nel reparto del personale per un massimo di cinque anni o più (a seconda del tipo di ordine).

Descrizione del lavoro

Descrizione del lavoro- questo è un documento che prescrive la responsabilità delle parti (dipendente e datore di lavoro) e contiene anche dati sulle istruzioni e sui doveri di un particolare specialista nella sua posizione. Sono confermati dal sigillo dell'organizzazione e dalla firma della persona responsabile. Per questo documento sono necessarie tre copie. Uno rimane nel dipartimento del personale, l'altro con l'esecutore stesso e il terzo con il manager o l'amministratore di un determinato dipartimento. Lo scopo di questo ordine è ottimizzare i processi di gestione del personale nell'impresa.

Come organizzare il lavoro d'ufficio nel dipartimento del personale

La corretta amministrazione delle risorse umane implica alto livello responsabilità. Il personale delle Risorse Umane deve assicurarsi che le date di sottoscrizione corrispondano a quelle effettive. Puoi affidare la manutenzione dei libri di lavoro e di altri documenti del personale a società di outsourcing. Responsabilità dei responsabili delle risorse umane:

• formare un programma di lavoro, documentazione contabile relativa alle ferie;
• redigere documenti per la protezione del lavoro (necessario per gli enti statali);
• preparare ed emettere ordini;
• Calcola il libro paga e controlla il pagamento dei bonus.

Dipartimento delle Risorse Umane

Il servizio del personale a tempo pieno viene svolto quando tutta la contabilità e tutte le registrazioni vengono effettuate solo da persone assunte a tempo pieno dal dipartimento del personale. Questa modalità di scartoffie è rilevante per le imprese e le aziende con uno staff di 20-30 persone. Gli standard statali richiedono una stretta aderenza alla forma di tutti gli ordini e altri requisiti, altrimenti entità potrebbe ricevere una multa. Nel settore dei servizi, dove una persona giuridica ha fino a 30 persone, è più redditizio utilizzare i servizi di società di outsourcing.

Coinvolgimento di specialisti di una società di outsourcing per il lavoro del personale

Coinvolgimento di specialisti di una società di outsourcing per lavoro del personale risparmiare denaro e ridurre l'organico complessivo. Specialisti indipendenti svolgono l'intero volume di lavoro necessario sulla preparazione di ordini, programmi. Inoltre tengono un diario speciale e regolano il lavoro di ogni specialista dell'azienda. L'esternalizzazione della gestione dei registri del personale è caratterizzata dal fatto che una persona giuridica non dispone di un proprio dipartimento del personale, ma affida questo compito a un team separato a un costo moderato.

Contabilità del personale da zero passo dopo passo

Per conservare i registri dei documenti del dipartimento del personale, sono necessarie attrezzature per ufficio e un ufficio. È importante avere una cassaforte forte. L'ordine dovrebbe nominare il capo del sistema di gestione dei documenti. Successivamente, si formano atti interni. Per ogni dipendente dell'azienda, è necessario creare una cartella separata in cui verrà archiviato storico lavorativo. La gestione dei registri del personale richiede la conservazione di questa documentazione durante l'intero periodo di lavoro di uno specialista in una posizione. Durante l'intera attività del dipartimento, le informazioni vengono inserite nei libri, vengono redatti gli ordini.

Requisiti per i dipendenti delle risorse umane

La gestione dei registri del personale è un processo relativamente complesso che richiede determinate competenze teoriche e pratiche. Il quadro normativo per questa posizione contiene un elenco di condizioni alle quali uno specialista può ricoprire questa posizione. Istituti educativi non individuare un profilo separato come lavoro d'ufficio del personale. Dirigenti e amministratori sono adatti per attività nel dipartimento del personale. Quindi i datori di lavoro nominano persone con un'istruzione legale, protezione delle informazioni o gestione dei documenti.

Diritti e doveri di un funzionario del personale

Il primo obbligo di tali funzionari è quello di sapere Quadro legislativo rispetto delle regole contabili stabilite. Sopra c'erano gli articoli, le leggi federali che dovrebbero essere seguite quando si conduce la gestione dei registri del personale. L'ufficiale del personale ha il diritto di ricevere informazioni dai dipendenti, visualizzare le cartelle personali, consultare il libro contabile (stipendio). I poteri degli specialisti di questo profilo includono l'apposizione di firme, la collaborazione con i datori di lavoro per migliorare l'efficienza del personale.

Gestione anagrafiche del personale

Oggi, la gestione dei record delle risorse umane viene condotta sia per iscritto che in formato digitale. La documentazione è firmata personalmente dai dipendenti autorizzati. Per la documentazione vengono utilizzati gli standard statali, che unificano tutti i modelli e i moduli. È necessario tenere conto delle norme di GOST R 6.30-2003 e GOST R 7.0.8-2013. I documenti importanti sono conservati in cartelle speciali o casseforti metalliche. A seconda dell'ambito e delle dimensioni dell'azienda, gli specialisti devono rispettare requisiti diversi per la frequenza delle segnalazioni.

Ricerca e registrazione del personale

Inizialmente, prima di registrare i dipendenti, è necessario trovare personale specializzato che soddisfi criteri rigorosi (devono essere correlati alle specificità del lavoro). Per fare ciò, utilizzare uffici specializzati, agenzie, siti di ricerca di lavoro, borsa del lavoro o annunci privati ​​​​su giornali, media, siti web. Successivamente, vengono redatti i documenti obbligatori del personale, viene effettuata la registrazione, viene firmato un contratto di lavoro o un contratto di lavoro.

Fasi di assunzione

Le procedure per la registrazione delle persone per una posizione iniziano con l'inserimento dei dati sulla persona in cerca di lavoro in un apposito diario. La pagella registra informazioni sull'esperienza, la durata del servizio e la posizione precedentemente ricoperta. Dopo l'approvazione, viene redatto un ordine per nominare una persona a un determinato posto. La fase finale è la formazione di una cartella personale, l'elaborazione di un caso in un'azienda, dipartimento. Il contratto contiene informazioni sui doveri, sullo stipendio per posta.

Carte personali e formazione della cartella personale del dipendente

I tipi di documenti del personale includono la carta personale di un dipendente. Contiene tutte le informazioni riguardanti stato civile, nome completo, una fotografia è incollata lì, è prescritta la data di nascita. Tutto questo viene fatto dai datori di lavoro al fine di formare un pacchetto di dati su ciascun membro del personale dell'azienda. Secondo la legge, questi dati non possono essere ceduti a terzi. Cartelle, armadi o anche casseforti in metallo vengono utilizzati per condurre un fascicolo personale (a seconda del livello di attrezzatura dell'ufficio dell'azienda).

Riviste delle risorse umane

I prodotti stampati su carta aiutano a sistematizzare i rapporti, semplificano il flusso dei documenti. La documentazione sotto forma di riviste economiche comprende i seguenti tipi:

• per il controllo di documenti, documenti che vengono consegnati a una società o impresa;
• controllare il tempo, i periodi dei viaggi di lavoro;
• controllare eventuali note, dichiarazioni;
• registri per garantire la sicurezza dei libri di lavoro.

Manutenzione dei libri di lavoro

La gestione dei registri del personale obbliga gli specialisti a tenere registri del libro di lavoro. Tutti i registri vengono conservati se la persona nell'impresa è formalmente registrata. Il libro di lavoro viene rilasciato al dipendente al momento del licenziamento. Questa documentazione registra tutti i cambiamenti riguardanti la posizione, i premi. La formazione nella gestione dei record del personale da zero include elementi obbligatori sulla corretta progettazione dei libri di lavoro. Eventuali errori vengono corretti dai membri dello staff Risorse Umane. Se vengono trovati, gli specialisti possono essere accusati di una violazione amministrativa.

Organizzazione e archiviazione dei documenti

Sono state create norme legislative separate per l'audit e l'archiviazione dei documenti. È importante menzionare l'articolo 17 della legge federale sull'archiviazione. Prescrive la necessità per la direzione delle società e delle imprese di prendersi cura della sicurezza della documentazione archivistica entro il termine prescritto. Il periodo di conservazione è prescritto dalla legge e conforme agli standard statali. Per garantire l'integrità della documentazione cartacea, vengono utilizzate casseforti e armadi metallici ignifughi.

Se necessario, i dati dei documenti vengono trasferiti al Comitato statistico statale della Federazione Russa. L'automazione, la digitalizzazione della circolazione delle carte è uno degli ambiti prioritari nell'ottimizzazione del processo di gestione del lavoro del personale. Oggi, la maggior parte dei rapporti non viene fatta su carta. Ciò non toglie ai capi d'impresa, dirigenti, l'obbligo di conservare l'archivio per uno, tre, cinque o più anni.

Registro elettronico del personale

Quando si utilizzano i record personali elettronici, è importante rispettare le condizioni di sicurezza dei documenti, per ridurre l'accesso all'archivio in virtù della legge sulla protezione dei dati personali. La contabilità elettronica della documentazione presenta una serie di vantaggi:

1. rapido accesso ai documenti;
2. protezione file con password;
3. non è necessario acquistare casseforti per risparmiare carta;
4. risparmio di spazio in ufficio: il disco rigido può archiviare 10.000 o più documenti;
5. risparmiando tempo: puoi firmare, trovare qualsiasi documento in 1-2 minuti nell'archivio del disco rigido del tuo computer.

video

Livena S.V. / "Pacchetto risorse umane" kadrovik-praktik.ru
Ti è stato chiesto di avviare un'attività di personale da zero. E hai poca esperienza in questo settore. Forse sei un funzionario del personale alle prime armi, o in generale un contabile o un capoufficio che è stato "bloccato" con il personale, o un imprenditore alle prime armi. Allora la nostra guida ti aiuterà sicuramente. È reso semplice e accessibile, soprattutto per i principianti nel settore del personale.

Quindi, ti è stato assegnato del personale. Da dove iniziamo?

1. Facciamo scorta delle leggi necessarie, della letteratura speciale e dei programmi. Tutto ciò di cui avrai bisogno nel tuo lavoro.
Discutere con la direzione la questione dell'acquisizione di un programma in cui tenere i registri del personale. Esistono molti di questi programmi e molti di quelli specializzati sono molto, molto convenienti. Alcuni aggirano la funzionalità di 1C. Ma la maggior parte delle aziende conserva i registri del personale secondo la tradizione in 1C. Il fatto è che ci sono molti specialisti del supporto 1C in ogni città, ma non troverai specialisti nel supportare altri programmi ovunque.

2. Prendiamo copie dei documenti costitutivi dell'organizzazione dalla direzione e li studiamo attentamente. Tutti i documenti nella sezione del personale devono essere conformi ai documenti costitutivi della società e non contraddirli in alcun modo. Leggi nella Carta la procedura per accettare un amministratore (la redigerai tu) e stabilire il suo stipendio, il periodo per il quale puoi concludere un contratto di lavoro con lui, alcune caratteristiche possono essere prescritte nella Carta. A volte la Carta prescrive la procedura per l'assunzione dei dirigenti con responsabilità strategiche e la definizione di sistemi di remunerazione per loro (ad esempio, previa approvazione incontro generale fondatori), e anche la procedura per l'approvazione della tabella degli organici.
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3. Determiniamo l'elenco dei documenti che dovrebbero essere nell'area del lavoro del personale e che elaboreremo L'elenco di tali documenti è qui - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad.. .my/TS1.php
È chiaro che redigerai in ogni caso i documenti richiesti dalla legge. Verifica con la direzione quale dei documenti facoltativi redigerai per l'azienda. Inoltre, puoi chiarire in anticipo con il direttore quali condizioni speciali vuole vedere nel Regolamento interno del lavoro, in altri regolamenti locali, nelle forme dei contratti di lavoro.

Documenti richiesti:

Documenti costitutivi
- Contratti di lavoro
- Tavolo del personale (modulo T-3)*
- Foglio presenze (modulo T-13)* o Foglio presenze e buste paga (modulo T-12)*
- Regolamento interno del lavoro
- Documento sulla protezione dei dati personali dei dipendenti (regolamento)
- Orario ferie (modulo T-7) *
- Carte personali (modulo T-2)*
- Ordini. Ad esempio, sull'assunzione di un dipendente (modulo T-1)*, sull'assunzione di dipendenti (modulo T-1a)*, sulla concessione di ferie (modulo T-6)*, sulla concessione di ferie (modulo T-6a), sulla promozione di un dipendente (modulo T-11)*, sugli incentivi per i dipendenti (modulo T-11a)*, in viaggio d'affari di un dipendente (modulo T-9)*, in viaggio d'affari di dipendenti (modulo T-9a)*, sul trasferimento di un dipendente (modulo T-5)*, sul trasferimento di dipendenti (modulo T-5a)*, sulla risoluzione del rapporto di lavoro con un dipendente (modulo T -8)*, sulla risoluzione dei contratti di lavoro subordinato (modulo T-8a), sull'istanza azione disciplinare, sulla revoca della sanzione disciplinare, sul cumulo, sulla sostituzione, sulla sospensione, sulla cessazione della sospensione, sul rinvio delle ferie, sul richiamo dalle ferie, sulla riduzione del personale, ecc.
- Motivazione dei provvedimenti (memorie, dichiarazioni, atti, contratti di lavoro, note esplicative)
- Riviste (libri) per la registrazione dei certificati di viaggio, è molto desiderabile - ordini, contratti di lavoro.
- Libro di contabilità per la movimentazione dei libri di lavoro e relativi inserti. Libro delle entrate e delle uscite per la contabilizzazione delle forme dei libri di lavoro e dei relativi inserti
- Libri di lavoro
- Tutte le dichiarazioni, note-calcoli e altri documenti relativi al calcolo e al pagamento degli stipendi, indennità di ferie, indennità per ferie non godute, "liquidazione" in caso di licenziamento, modulo approvato della busta paga.

Documenti che diventano obbligatori in determinate circostanze:
- Un contratto collettivo è obbligatorio se almeno una delle parti (dipendenti o datore di lavoro) ha manifestato l'iniziativa di stipularlo.
- Il regolamento sulla retribuzione e sui bonus è obbligatorio se uno qualsiasi dei termini di remunerazione e bonus che si applicano al datore di lavoro non è regolato in nessun altro documento, ad esempio, né nel contratto di lavoro, né nell'elenco del personale.
- Descrizioni delle mansioni - obbligatorie se tutte le mansioni lavorative dei dipendenti non sono regolamentate nei contratti di lavoro.
- Regolamento sull'attestazione e sui documenti di attestazione di accompagnamento - obbligatorio se il datore di lavoro effettua l'attestazione dei dipendenti.
- Il programma dei turni è richiesto se c'è lavoro a turni.
- Regolamento sui segreti commerciali - obbligatorio se il contratto di lavoro prevede che il dipendente sia tenuto a mantenere i segreti commerciali.
- Elenchi di lavoratori minorenni, lavoratori disabili, lavoratrici gestanti, donne con figli di età inferiore ai tre anni, ragazze madri; persone che si prendono cura di bambini con disabilità e portatori di handicap fin dall'infanzia, lavoratori impiegati in lavori con condizioni di lavoro dannose e (o) pericolose - se nel personale sono presenti lavoratori minorenni, lavoratori disabili, lavoratrici gestanti, donne con bambini di età inferiore ai tre anni , madri sole, persone che si prendono cura di bambini con disabilità e disabili fin dall'infanzia, lavoratori impiegati in lavori con condizioni di lavoro dannose e (o) pericolose
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4. Distinguiamo il regista
Controlla se il direttore è registrato ( Amministratore delegato) correttamente. In caso contrario, prima di tutto elaboriamo un regista. È il primo lavoratore! Dai documenti dovrebbe essere chiaro da quale data il direttore ha lavorato. Una procedura passo passo per fare domanda per un posto di direttore è nel "Pacchetto dell'ufficiale del personale", ci sono anche i documenti di esempio necessari. Inoltre nel pacchetto troverai un seminario "Organizzazione dei rapporti di lavoro con un direttore assunto" e molte consultazioni sull'argomento nella corrispondente sezione delle consultazioni.
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5. Elaboriamo una tabella del personale, Regolamento interno del lavoro, altri regolamenti locali (vedi tabella dal paragrafo 3).
Sicuramente l'azienda non ha ancora un tavolo del personale e regolamenti interni sul lavoro e altri regolamenti locali. Li componiamo. Tutti questi documenti sono coordinati con il direttore. Prendiamo in considerazione i commenti e i desideri del regista, controlliamo se contraddicono la legge. Il direttore approva le versioni già pronte dei documenti citati.
Si prega di notare che il personale ha forma unificata, non arbitrario. Puoi scaricare questo modulo per il personale qui -. In caso di difficoltà con il personale, nel "Pacchetto del personale del personale" guarda i campioni di compilazione della tabella del personale, la procedura dettagliata per lo sviluppo e l'approvazione della tabella del personale, il seminario tematico e la sezione corrispondente di consultazioni sul tavolo del personale. Inoltre nel Pacchetto puoi trovare campioni di varie normative locali, procedure passo passo la loro adozione, consultazioni, pareri redazionali, ecc.
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6. Sviluppiamo una forma standard di un contratto di lavoro che sarà concluso con i dipendenti. Includiamo in esso tutte le condizioni vantaggiose e necessarie per l'azienda. Il "Pacchetto del funzionario del personale" contiene buoni modelli per un contratto di lavoro e il libro "Occupazione: registrazione dei rapporti di lavoro a favore del datore di lavoro". Qui nelle parti 2 e 3 di questo libro, è utile e accessibile dirti come redigere un contratto di lavoro legale, ma allo stesso tempo redditizio.
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7. Prepariamo altri documenti di cui avremo bisogno per svolgere il lavoro del personale in futuro: libri contabili, registri di registrazione, schede attività, moduli d'ordine, accordo sulla responsabilità, ecc. Nel "Pacchetto del funzionario del personale" nella sezione "Documenti di esempio", è possibile prendere le forme di questi documenti, stamparli se necessario, familiarizzare te stesso con i campioni del loro completamento, consigli su design e libri, seminari sull'argomento. Se non si dispone del pacchetto, è possibile scaricare alcuni documenti qui: http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
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8. Decidiamo con la direzione la questione di chi manterrà i libri di lavoro. Poiché i lavoratori non sono ancora stati assunti, il direttore dovrà prima tenere i libri di lavoro. Emettiamo un ordine affinché il direttore si assuma la responsabilità della manutenzione, della conservazione, della contabilità e dell'emissione dei libri di lavoro. Il modulo e l'ordine del campione possono essere presi nel "Pacchetto del funzionario del personale" nella sezione "Documenti di esempio". Successivamente, l'amministratore può trasferire tali poteri al funzionario del personale assunto, anche con provvedimento.
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9. Organizziamo il lavoro dei dipendenti. In questa fase, redigerai molti documenti: contratti di lavoro, ordinanze di lavoro, schede personali, libri di lavoro, il Libro della contabilità per il movimento dei libri di lavoro, ecc.
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Successivamente inizieranno a lavorare i dipendenti e per il personale operaio inizierà la fase del lavoro quotidiano, sarà necessario tenere il foglio presenze, stilare il piano ferie, organizzare ferie, applicare incentivi e sanzioni, trasferte, abbinamenti, licenziamenti e altro ancora ...

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  Un audit della gestione dei registri del personale è una delle componenti più importanti della procedura per valutare l'efficacia dell'intero sistema di gestione del personale e delle risorse umane di un'organizzazione o una procedura indipendente nell'ambito delle misure per ridurre i rischi fiscali e reputazionali dell'azienda, inclusi quando si risolvono controversie di lavoro in tribunale.

• Organizzazione dell'amministrazione delle risorse umane da zero

  La necessità di istituire la gestione dei registri del personale non è un compito così esotico, non facile per funzionari del personale alle prime armi, imprenditori privati ​​​​e contabili, i cui compiti includevano la gestione del personale. Tuttavia, l'intero processo può essere descritto come una semplice guida passo passo all'azione.

• Lavoro durante la maternità: analizziamo le possibili situazioni

  Spesso una giovane madre, durante il congedo parentale, lavora part-time oa casa.
  Alcune madri riescono a lavorare sulla base di un certificato di inabilità al lavoro rilasciato secondo la procedura stabilita durante il congedo di maternità, che non è espressamente previsto dalla legge. In pratica, documentare una situazione del genere solleva molte domande tra gli ufficiali del personale.

• Come rendere un lavoratore part-time esterno il lavoratore principale

  Il passaggio di un lavoratore a tempo parziale alla posizione principale nella stessa azienda può essere formalizzato attraverso il licenziamento o attraverso la conclusione di un accordo aggiuntivo al contratto di lavoro. La compilazione del libro di lavoro dipende da quando e da chi sono state effettuate le registrazioni relative all'assunzione di un lavoratore part-time e al suo licenziamento.

• Documenti da presentare da parte del dipendente

  Basato sui materiali del libro di riferimento "Stipendio e altri pagamenti ai dipendenti" a cura di V. Vereshchaka Prima di concludere un contratto di lavoro con un dipendente, deve presentare una serie di documenti. Sono elencati nell'articolo 65 del Lavoro ...

• Regolamenti sui salari

  L'obiettivo principale di questa disposizione è stabilire la procedura per la remunerazione di tutte le categorie di dipendenti della società.

• Modifica del titolo di lavoro di un dipendente

  Se il datore di lavoro decide di cambiare il nome della posizione, deve avvisare il dipendente che vi lavora. Ulteriori azioni delle parti del contratto di lavoro dipendono dal consenso del dipendente a modificare il nome della posizione.

• Applicazione di un sistema di remunerazione esente da dazi. Caratteristiche del libro paga

  Tale sistema prevede la distribuzione del totale della busta paga dell'azienda (o del suo ramo d'azienda) tra i dipendenti interessati. Allo stesso tempo, il fondo generale dipende dai risultati dell'azienda (divisione) in un determinato periodo di tempo (ad esempio un mese). Fondamentalmente, lo stipendio di un determinato dipendente è la sua quota nel libro paga dell'intero team. I salari sono distribuiti tra i dipendenti sulla base di determinati coefficienti (ad esempio, la partecipazione al lavoro). E potrebbero essercene diversi.

• Calcolo dei salari con un sistema salariale a cottimo
• Stiamo assumendo un autista

  Quando si conclude un contratto di lavoro con un conducente, è necessario tenere conto di una serie di sfumature associate a questa posizione. Alcuni di essi devono essere esplicitati nel contratto di lavoro, per altri è sufficiente fare riferimento.

• Modifiche e correzioni nel libro di lavoro

  L'articolo è stato pubblicato nell'ambito della collaborazione tra la rivista "Actual Accounting" e HRMaximum. Il libro di lavoro del dipendente è il documento principale che conferma l'anzianità di servizio e fornisce garanzie per ricevere una pensione. Ecco perché è necessario redigere correttamente i libri di lavoro, ...

• Conservazione dei documenti. Termini di conservazione, distruzione e disposizione dei documenti contabili primari

  Modalità e termini di conservazione dei documenti contabili e fiscali, documenti del personale

• Ordini: forma, numerazione, correzioni

  L'autore si concentra nel materiale sulle sfumature dell'emissione di ordini, apportando loro modifiche, ecc. Poiché alcuni errori possono portare alla perdita di forza legale da parte dell'ordine, non possono essere considerati sciocchezze.

• In quale ordine vengono fornite le copie dei documenti agli ex dipendenti dell'organizzazione?

  Secondo le Regole per la manutenzione e l'archiviazione dei libri di lavoro, approvate. Con decreto del governo della Federazione Russa del 16/04/2003 N 225 (modificato il 19/05/2008, di seguito denominato Regolamento), un libro di lavoro viene rilasciato a un dipendente solo in caso di licenziamento, ma ci sono momenti in cui un dipendente...

• Chi c'è nell'elenco del personale... Direttore delle Risorse Umane, Capo delle Risorse Umane, Capo delle Risorse Umane?

  Come definire le funzioni e i poteri del direttore delle risorse umane e separare i suoi doveri dai doveri degli altri lavoratori del personale, l'autore racconta in un materiale preparato sulla base delle domande dei funzionari del personale

• Calcolo dei piani di lavoro (Programma basato su Microsoft Excel)
• Come pinzare i documenti

  L'articolo racconta tutte le sfumature delle regole per il flashing dei documenti. I lettori impareranno come numerare correttamente, redigere un inventario, trasferire i documenti del personale nell'archivio

• Come registrare l'assenza di un dipendente se svolge funzioni statali?

  Immagina una situazione: un dipendente dell'organizzazione è uno specialista di profilo ristretto ed è coinvolto come esperto nel processo investigativo. Oppure: un responsabile del servizio militare che è in riserva è chiamato per l'addestramento militare. O forse uno dei tuoi subordinati deve essere presente in tribunale come giurato. Di cosa parlano tutti questi casi? Il fatto che il dipendente debba essere rilasciato dal lavoro per la durata dell'esercizio delle funzioni statali e la sua assenza deve essere formalizzato in modo speciale.

• Caratteristiche della regolamentazione del lavoro dei dipendenti che lavorano per i datori di lavoro

  Una serie di funzionalità ha un lavoro per i datori di lavoro: gli individui. In linea di principio, tutti i datori di lavoro - gli individui sono divisi in due gruppi: singoli imprenditori e individui che non lo sono singoli imprenditori. I primi usano i lavoratori per svolgere attività imprenditoriale…

• Quali documenti del personale dovrebbero essere nell'impresa

  Il dirigente preposto deve sapere quali documenti sono obbligatori per la società, che lo diventano solo a determinate condizioni, e quali documenti possono essere omessi, in quanto di carattere consultivo. Questo ti permetterà di prepararti bene per un incontro con ...

• Diritti di un dipendente in caso di vendita di una società debitrice

  La legge federale "sull'insolvenza (fallimento)" non contiene norme che garantiscano la protezione dei diritti del lavoro dei dipendenti in caso di vendita di un'impresa debitrice. La specificità dei rapporti di lavoro che sorgono in questo caso richiede un'analisi speciale.

• Conferma di assunzione

  Nel calcolare l'anzianità di servizio, i periodi di lavoro o altre attività in esso inclusi che hanno avuto luogo prima della registrazione di un cittadino come persona assicurata ai sensi dell'art. legge federale del 1 aprile 1996 “Sulla contabilità individuale (personalizzata) ...

• Trasferimento temporaneo ad altro lavoro

  Sul N 8 della rivista "Direzione del personale istituto di bilancio"Per il 2009, abbiamo scritto del trasferimento permanente di un dipendente ad un altro lavoro presso lo stesso datore di lavoro, in cui non è previsto il ritorno alla sua posizione precedente. Inoltre, la legislazione prevede la possibilità di un trasferimento temporaneo. Come funziona differisce da quello permanente, in quali casi e in quale ordine viene prodotto, lo diremo in questo articolo.

• Come prepararsi all'arrivo dell'ispettorato del lavoro?

  Il controllo dell'organizzazione dell'ispettorato statale del lavoro spesso coglie di sorpresa la direzione. Soprattutto tenendo conto del fatto che, secondo la legge, un ispettore del lavoro ha il diritto di visitare l'organizzazione in qualsiasi momento della giornata e senza preavviso. Secondo i risultati dell'audit, non solo il capo dell'organizzazione o il suo vice, ma anche il capo del servizio del personale, nonché il capo contabile, possono essere ritenuti responsabili.

• Notifica al dipendente: come e in quali casi inviare

  Spesso nel lavoro degli ufficiali del personale viene utilizzato un documento come una notifica. Con l'aiuto di questo documento, il datore di lavoro notifica ai dipendenti punti giuridicamente significativi. Ad esempio, sul ridimensionamento. Non esiste un unico modulo di notifica. Per ogni caso, viene sviluppata una versione diversa. Ti diremo come redigere un avviso di riorganizzazione aziendale e liquidazione di filiale. Come notificare ai dipendenti le modifiche ai termini di un contratto di lavoro. Come notificare a un dipendente la necessità di comparire per un libro di lavoro.

• Visita dell'ispettorato del lavoro

  Qualsiasi datore di lavoro dovrebbe essere preparato al fatto che prima o poi l'ispettorato del lavoro lo visiterà. Purtroppo, nella situazione attuale, caratterizzata da massicci tagli di personale, può verificarsi una visita inaspettata in qualsiasi momento. Parliamo di quale motivo può venire un ispettore, quali sono i suoi poteri e quali sono le azioni del datore di lavoro quando esegue misure di controllo.

• Lavoratore autonomo: momenti "pericolosi" per datore di lavoro e dipendente

  Ai tempi dell'URSS, "liberi professionisti" significava cittadini che lavoravano per l'organizzazione e non facevano parte del personale. Con lo sviluppo della legislazione della Federazione Russa, il concetto e lo status di "lavoratore freelance" sono cambiati. Il pensiero di alcuni dei leader delle organizzazioni è rimasto al livello della regolamentazione legale del lavoro dei "liberi professionisti" in URSS. Il datore di lavoro non pensa sempre alle conseguenze di tali relazioni.

  È possibile sbarazzarsi dell'astuta "scheda elettorale" con mezzi legali? Potere. L'importante è riconoscerlo.

• Cosa fare con i documenti durante la liquidazione dell'organizzazione

  Le questioni relative alla garanzia della sicurezza dei documenti delle società per azioni durante la loro liquidazione si riflettono nella risoluzione della Federal Market Commission documenti preziosi. Citiamo i frammenti per noi più importanti.

• Lavoro d'ufficio nel dipartimento del personale

  Risposte di Andreeva Valentina Ivanovna, professoressa del Dipartimento di diritto del lavoro dell'Accademia di giustizia russa, alle domande sulla documentazione delle attività del servizio del personale e sul programma delle ferie nell'organizzazione.

• Idee sbagliate comuni

  Gli equivoci più comuni sui rapporti di lavoro